Documentatie van adviescommissies/cliëntenraad

Deze situatie komt mij bekend voor van een andere organisatie waar ik gewerkt heb.

Wij hebben toen de volgende werkwijze gehanteerd. We hebben als onderdeel van het archief van de gemeente gezien, omdat er een ambtelijk ondersteuner is.

Qua werkprocessen hebben we gebruik gemaakt van de processen in de i-navigator.

Het gaat dan om:

• Onafhankelijke commissie benoeming
• Onafhankelijke commissie instelling (bij de oprichting van zo'n adviescommissie)
• Onafhankelijke commissie verslaglegging

Hopelijk ben je hiermee geholpen. Heb je nog vragen dan mag je mij een e-mail sturen l.de.vries2@zwolle.nl

Sinds enkele jaren krijgen we bij toezicht in onze regio steeds meer adviesorganen (commissies/raden etc met een publieke taak) in beeld. De Gemeentewet beschrijft in art 82 t/m 84 mogelijkheden om organen in te stellen voor onafhankelijk advies, deze vallen daarmee onder 1b van de Archiefwet. Er zijn ook andere wetten en verordeningen waarbij een adviescommissie wordt ingesteld. Vroeger spraken we over de ‘gedeponeerde archieven’ die aan de inventaris werden toegevoegd, denk hierbij aan een bezwaarschriftencommissie, een BWT-commissie, een Maatschappelijke adviesraad, een natuurcommissie etc. Sinds het digitaal gaan, lijkt het of deze organen worden ‘vergeten’. Dat is misschien niet het juiste woord, maar vaak vallen ze buiten de (centrale) informatiehuishouding.

Het hebben van een overzicht van (advies)organen die door het betreffende overheidsorgaan zijn ingesteld blijkt niet vanzelfsprekend. Niet altijd is een archiefparagraaf in het instellingsbesluit opgenomen. Als een adviesorgaan extern geplaatst wordt, dan ontstaat het archief vaak ‘elders’. Echter als het secretariaat van het adviesorgaan ‘intern’ wordt gepositioneerd, bestaat de kans op vermenging van archief, doordat soms iemand met 2 petten op zit. Dat gebeurt soms als de adviesvrager en de adviesgever op eenzelfde afdeling werkzaam zijn en dus samen één archief vormen. De twee archieven hebben elk vanuit hun oogpunt verschillende bewaartermijnen:

• Het adviesorgaan als adviseur (aan het college)
• De proceseigenaar van de gemeente als ontvanger van het advies voor de uitvoering van het proces.

Vaak hebben de secretarissen van de commissie onvoldoende kennis over het bijhouden van een archief, het ontbreekt bijv. aan een archiefparagraaf in het instellingsbesluit en een handreiking van het orgaan op het moment dat het wordt ingesteld.

Een archiefparagraaf kan helpen om de secretaris bewust te maken; de verantwoordelijkheid voor, de aanwijzing van de archivaris en archiefbewaarplaats en wat te doen bij opheffing. Dit zijn zomaar een paar voorbeelden, maar niet elke ambtenaar óf burger (vrijwilliger) weet dit.

Aanbevelingen die we het orgaan dan meestal meegeven;

• Zorg voor een overzicht van alle door het orgaan ingestelde adviescommissies, adviesorganen, etc. (het blijkt dat veel organen dit niet direct kunnen oplepelen)
• Neem bij alle instellingsbesluiten een archiefparagraaf op, of doe dit bij de eerste wijziging. (Het orgaan zou dit kunnen borgen in het format-document dit automatisch is geborgd; dan wel altijd even een signaal naar de archivaris, anders weet die niet wat er onder diens toezicht valt)