Bloggen over archief 2.0
De laatste maanden heb ik her en der blogs van archivarissen gezien over web 2.0 gerelateerde onderwer...
Baseline+ voor gemeenten
- feb 2011
- Jinne Stienstra
- ·
- Aangepast jun 2024
- 9
- 87
Binnen de werkgroep kwaliteit borgen in DMS van de SOD heb ik een eerste opzet gepresenteerd voor de opzet van een Baseline+ (informatiehuishouding) voor gemeenten.
Deze opzet maak ik binnenkort beschikbaar via Google docs zodat gemeente DIV-ers er naar kunnen kijken. Of beter nog, toevoegingen, bewerkingen en suggesties kunnen doen. De redactie van de Baseline+ bestaat uit de deelnemers aan de werkgroep kwaliteit borgen in DMS.Op 17 maart 2011 hopen we als werkgroep op de bijeenkomst van de Kwaliteitsgroep van de SOD in Woerden de eerste resultaten te kunnen presenteren.Het uiteindelijke doel is om een compleet ingevulde praktisch toepasbare Baseline+ te realiseren. Ambitieus? Jazeker! Haalbaar? Ja: met hulp van alle DIV-ers uit gemeenteland kunnen we tot iets moois komen. Een model dat praktisch inzetbaar kan zijn.
Waar staat de + voor bij de Baseline+ voor gemeenten?De + staat voor een aantal extra elementen:
- invoeging/integratie/koppeling Rodin (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer)
aan onderdelen van de Baseline+;
- puntenscore / vaststelling ambitieniveau: in hoeverre wordt voldaan aan de baseline+ en waar willen we uitkomen;
- praktische toepasbaarheid: uitwerkvragen per onderdeel, wat moet er gerealiseerd
zijn/worden;
- risico-analyse en urgentiebepaling: welke risico's zijn er en hoe urgent zijn deze;
- acties: uitwerking mogelijke acties om risico's tegen te gaan;
- Relevantie: hoe relevant zijn de risico's/oplossingen voor de organisatie;
- Tijdplanning/tijdframe: wanneer moet er actie ondernomen worden nu, (n)ooit;
- Prioriteitsbepaling/weging risico's en overzicht totaal risiconiveau.
Beoogde producten:
- Baseline+
- Toelichting op de Baseline+
- Risicomatrix
- Baseline+ Deming cirkel met toelichting
Via deze discussie laat ik weten wanneer de 0.2 versie via google docs beschikbaar komt.
Met vriendelijke groet,Jinne Stienstra
Verken
SNAAI Mentorprogramma
SNAAI is bezig met het opzetten van het Mentorprogramma. Er zijn al meerdere aanmeldingen en wij hebbe...
GEZOCHT: fotodatabank software
Wie werkt al met databanksoftware om zijn digitale foto's te archiveren bv. met MediaHaven, Cometa, .....
Reacties
De voortgang van de Baseline+ zal ook via twitter te volgen zijn: http://twitter.com/#!/BaselinePlusGem
Vanaf nu zijn de eerste conceptdocumenten van de Baseline+ voor gemeenten beschikbaar via Windows Live Office. Wil je de documenten inzien of zelfs meehelpen om de baseline+ verder in te vullen/vorm te geven? Stuur dan een e-mail met het verzoek om documenten te mogen inzien of te mogen bewerken naar: baselineplusgemeenten@hotmail.nl
Je gegevens worden niet aan derden verstrekt.
Het eerstvolgende document dat op de publicatieplanning staat is een uitgebreidere toelichting op de Baseline+.
Met vriendelijke groet,
Jinne Stienstra
Ter informatie voor geïnteresseerden: op 17 maart a.s. is er een themabijeenkomst over de Baseline en Baseline+ van de SOD Kwaliteitsgroep in Woerden. Meer informatie is te vinden in de bijlage.
Als het enigszins kan, kom ik. Zeer interessant initiatief!
Is er nog nieuws sinds maart ?
Er is zeker wat te melden. De stand van zaken van de Baseline+ is afgelopen donderdag (13 oktober 2011) door mij besproken tijdens de bijeenkomst van de Kwaliteitsgroep van de SOD. Tijdens een presentatie en een workshop heb ik een koppeling gemaakt met de vernieuwde Baseline van KING (conceptversie 0.99) waar ik ook bij betrokken was, Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT - gevolgen en rol KPI's) en het meest geschikte startpunt om de informatie(beheer)functie uit te werken/in kaart te brengen. Verder heb ik de resultaten van de diverse Baseline+ werkgroepen besproken en een voorstel gedaan om te komen tot een integratiemodel voor de Baseline inclusief het + gedeelte, RODIN en de KPI's (Key Performance Indicators) die als model door de VNG worden gegeven bij de WRGT. Een aantal conclusies uit de bijeenkomst:
- het uitwerksjabloon van de Baseline+ voldeed volgens de deelnemers van de workshop. Het sjabloon geeft meer inzicht in welke vraagstukken komen kijken bij een eventuele implementatie;
- de normen worden verder uitgewerkt volgens het Baseline+ sjabloon;
- via de diverse kanalen worden de verdere uitwerkingen van de (deel) normen bij diverse groepen en op diverse fora geplaatst zodat er op gereageerd kan worden. Hierbij wordt gestart met norm 1;
- KPI's zijn (wettelijk) verplicht maar de Baseline is het beste uitgangspunt als totaalplaatje om je informatie(beheer)functie op orde te krijgen. Dit kost echter wel veel tijd en is een kwestie van lange adem
- een ketenbenadering is hierbij essentieel, aangezien voorkomen moet worden dat de baseline als een DIV-ding gezien wordt binnen de eigen organisatie;
- De baseline kan als basis dienen voor een integratiemodel informatiebeheer waarin ook RODIN en de KPI's worden opgenomen. De baseline bestrijkt namelijk een veel breder gebied dan RODIN en de KPI's.
De powerpointpresentaties, werkgroepresultaten en het concept van de vernieuwde KING Baseline worden komende week beschikbaar gesteld via de Sky Drive van Windows Live. Wie nog geen toegang heeft tot de Baseline+ documenten, kan dit aanvragen via baselineplusgemeenten@hotmail.nl Je ontvangt dan een link naar de documenten.
Met vriendelijke groet namens de Baseline+ redactie Jinne Stienstra
Jules Lauwerier zei:
Is er nog nieuws sinds maart ?
Baseline+ : nieuwe documenten en vervolgtraject
De documenten zijn geplaatst op de Windows Live Sky Drive omgeving. Via baselineplusgemeenten@hotmail.nl kan een link naar de documenten worden aangevraagd.
Het gaat om de volgende documenten:
Baseline+ (uitwerk)sjabloon 0.4
Resultaten werkgroepen Diverse werkgroepen hebben met behulp van het Baseline+ sjabloon een eerste grove uitwerking gemaakt van diverse (deel)normen.
Gerelateerde documenten: Baseline+ presentaties (SOD Kwaliteitsgroep bijeenkomst 13 oktober 2011) Onderwerpen: 1e uitwerkingen van een aantal baseline normen aan de hand van het Baseline+ sjabloon, Baseline KING, relatie met RODIN, Wet Revitalisering Generiek Toezicht/KPI’s, discussie over startpunt informatiebeheer (Baseline, RODIN of KPI’s) en introductie/voorstel Informatiebeheer integratiemodel.
Binnenkort: Verslag bijeenkomst SOD Kwaliteitsgroep 13 oktober 2011
KING - Baseline 0.99 Conceptversie KPI’s (VNG-model in het kader van Wet Revitalisering Generiek Toezicht)
Integratiemodel Informatiebeheer (afbeelding)
Vervolgtraject:
Aan de hand van het vernieuwde Baseline+ sjabloon zullen de normen nu zo compleet mogelijk op een generiek niveau worden uitgewerkt. Er wordt gestart met (deel)norm 1 van de vernieuwde Baseline van KING. Een (deel)norm uitwerking wordt als eerste in de redactie van de Baseline+ en de Baseline+ werkgroepen besproken. Daarna wordt het beroepsveld van harte uitgenodigd om toevoegingen , wijzigingen en opmerkingen aan te dragen.
Het is dus de bedoeling om op regelmatige basis een (deel)norm te behandelen. Wellicht dat er ook een eerste aanzet wordt gemaakt om het Baseline+ sjabloon ook toe te passen op RODIN en de KPI’s.
De communicatie zal plaatsvinden via de diverse fora, linkedIn discussies, twitter en natuurlijk via baselineplusgemeenten@hotmail.nl.
In de toekomst (2012) volgt een handboek voor het Baseline+ sjabloon, de risicomatrix (+handboek) en Informatiebeheer kwaliteitsborging (+handboek) met behulp van een speciale Deming cirkel. Waarom? Met alleen het vertalen van de Baseline/RODIN/KPI naar je eigen organisatie ben je er niet. Nieuwe ontwikkelingen en risico's zorgen ervoor dat informatiebeheer, -kwaliteitszorg en -borging niet een eenmalige af te handelen zaak is in ons dynamische vakgebied. Met een risicomatrix maak je die ontwikkelingen en (nieuwe) risico's inzichtelijk en met kwaliteitsborging leg je de bereikte resultaten vast.
Het eerste volledige uitgewerkte concept van de Baseline+ is nu beschikbaar: Handreiking Baseline+. De handreiking is bedoeld als vertaalinstrument van de Baseline van VNG/KING naar de praktijk. De handreiking is nadrukkelijk geen vervanging van de Baseline.
Degenen die zich hebben aangemeld voor de documenten via baselineplusgemeenten@hotmail.nl hebben een e-mail met een link ontvangen. Wie nog geen e-mail heeft ontvangen maar wel interesse heeft in de Handreiking Baseline+ kan de link via datzelfde e-mailadres aanvragen.
Op verzoek van een aantal geïnteresseerden, plaats ik hier de link naar de documenten van de Baseline+
Via de redactie Baseline+ en de SOD Kwaliteitsgroep Informatiemanagement zal de Baseline+ verder uitgewerkt worden. U kunt uw interesse voor de Kwaliteitsgroep Informatiemanagement of de Baseline+ werkgroep kenbaar maken via baselineplusgemeenten@hotmail.nl De bedoeling van dit instrument is om de Baseline:
te kunnen vertalen naar de eigen organisatie;
een meting te kunnen verrichten;
acties en projecten voor te stellen;
behaalde resultaten en kwaliteit te borgen;
het bovenstaande te rapporteren via een modelrapportage en;
praktijkvoorbeelden van implementatie van de Baseline op te nemen.
de kwaliteit van archief en informatiehuishouding naar een structureel hoger niveau te tillen.
De documenten zijn te bereiken via onderstaande link: https://skydrive.live.com/redir?resid=7EE2AD27BF6FC330!118&authkey=!AIrI0nlrSGpzYN4