Binnenlandse zaken draagt eerste digitale gevormd dossier over aan e-Depot van Nationaal Archief
"Minister Guusje ter Horst van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft [...] het eerste digita...
Verkleinen van PDF Bestanden en wetgeving hieromtrent
- okt 2013
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 76
Ik heb een vraag met betrekking tot de grootte van PDF bestanden in het digitale archief.
Onlangs kregen we bij onze gemeente een statische berekening binnen, die een grootte had van 90 mb.Echter; dit bestand bevatte geen foto's, tekeningen of andere documenten die op de bestandsgrootte kunnen drukken.
Dit bestand paste ook niet in ons DMS, daar de limiet op 25 mb is gesteld.
Een van de oplossingen is mogelijkerwijs het veranderen van de grootte van deze pdf. Ik heb hem uitgeprint en opnieuw gescand, waardoor het nu een grootte had van 13 mb. Ruim 75 mb kleiner. Echter; in hoeverre strookt dit nu met de archiefwet, daar het originele document is veranderd van grootte. Zijn we uberhaubt bevoegd om (bijv. met de acrobat reader) de grootte van d pdf's te reduceren of tasten we dan de kwaliteit en informatie van het document aan?
Verken
Maand van de Geschiedenis: ‘Digital Dementia’
Symposium Digital Dementia MvdG2015 Jonge Historici, SNAAI en het Noord-Hollands Archief werken samen...
De juiste mensen vinden?
Archief 2.0, dat klinkt heel fantastisch maar om daar te komen heb je goede mensen nodig. Aangezien di...
Reacties
Giovanno en Friso, ik ben zelf ook geen deskundige op dit gebied, maar kan er wel iets over zeggen (en hopelijk reageren de échte deskundigen later nog).
Als je zo'n pdf-bestand print en vervolgens opnieuw scant, dan heb je het bestand niet gecomprimeerd, je hebt dan simpelweg een nieuw bestand gemaakt. Het 'originele archiefstuk' is nog steeds het 'oude' pdf-bestand.
Het daadwerkelijk comprimeren van dit 'oude' (dus het grote) bestand is inderdaad aan regelgeving gebonden. Maar het precieze hoe en waarom, daar kunnen beter anderen iets van zeggen.
Voorlopig lijkt het me ook raadzaam om eens bij de leverancier van dit bestand te informeren, waarom ze het zo groot moesten maken...
Beste Friso,
Ik ga er even vanuit dat je bij een organisatie werkt die onder de Archiefwet valt.
Het is van belang te weten wat jullie beleid tav digitale bestanden is. Als je expliciet (met redenen en waarborgen omkleed) zegt dat digitale bestanden niet als origineel toegestaan zijn, dan zou je een uitdraai kunnen gebruiken als origineel. Maar als je nu ook al digitaal archiefmateriaal accepteert (en ik zou niet weten waarom niet), dan is dat bestand van 90mb dus het origineel.
Uitdraaien en opnieuw scannen zou niet mijn voorkeur hebben, vanwege het verlies van metadata, maar ook vanwege Christians opmerking over het creëren van een nieuw bestand. Wellicht is compressie vanuit het digitale bestand mogelijk, maar dan moet je wel heel goed weten dat er, zoals Giovanni ook al opmerkte, geen informatieverlies optreedt.
Om dit voor nu en in de toekomst goed te regelen zou ik contact opnemen met jullie toezichthouder, de wettelijk benoemde archivaris. Als die er niet is, dan zou je je als gemeente/waterschap/Gemeenschappelijke Regeling/Politie kunnen richten tot de voormalige provinciaal archiefinspecteur voor advies of anders een specialist op dit gebied inhuren.
Heel formeel zou ik als toezichthouder (ben ik niet, maar stel) zeggen dat het probleem bij de door jullie DMS geaccepteerde bestandsgrootte ligt en niet bij de grootte van het bestand. Kort gezegd: doe wat aan die limiet van 25mb.
Ik verwacht dat je DMS steeds vaker grote bestanden zal moeten kunnen opnemen. Gaan die dan eerst allemaal gecomprimeerd worden?
In mijn e-mailbox vond ik vanmorgen nog twee toegestuurde opmerkingen. Ik geef ze dus maar door:
- als je een lossless compressie gebruikt (die je zonder verlies aan info weer kunt vergroten tot de originele afmetingen) is er niets aan de hand. Het probleem treedt pas op bij zogeheten lossy compressie. JPG is daar een voorbeeld van, je krijgt dan van die 'friemeltjes' om scherpe randen heen.
- gebruik de eenheden goed. M is mega, m is milli, B is byte, b is bit. Dus als iemand het heeft over 95 mb dan staat er eigenlijk 95 millibit, en dat is onzin. Nederland is een van de weinige landen waar ze het niet zo nauw nemen met b en B, helaas.
De eerste opmerking klopt, maar mijn ervaring is dat je bij lossless compressie (zeker van afbeeldingen) niet zo veel ruimtewinst boekt. En dan is het weer niet bruikbaar voor het probleem van Friso. Ik hoor graag of ik een goede methode over het hoofd heb gezien, want dan ga ik er zelf ook dankbaar gebruik van maken :-)
De tweede opmerking is feitelijk juist, maar heeft geen gevolg voor de discussie. Wou ik maar even gezegd hebben ;-)
Ik ben wel benieuwd wat daarover geschreven gaat worden in de handreiking vanuit Archief 2020.
Het omzetten van een bepaald bestandsformaat naar een ander is een geaccepteerd onderdeel van de archiefwet maar valt onder de noemer 'vervanging' waar dus instemming van de gemeentearchivaris voor noodzakelijk is en wat verder gedocumenteerd en volgens een omschreven plan dient te worden uitgevoerd.
Ik ben het met Chido eens dat het verstandig is je daar als organisatie op voor te bereiden omdat dit alleen maar meer en meer zal gaan gebeuren in de toekomst.
Hoewel het uitprinten en opnieuw scannen in principe als een praktische oplossing toegepast kan worden is het om een aantal uiteenlopende redenen niet de meest geschikte oplossing. De 1e en meest belangrijke is wel dat de samenstelling van het document na het uitprinten op allerlei manieren kan worden beïnvloed zonder dat dit zichtbaar zal zijn, kortom de integriteit van het originele document wordt aangetast en dat komt het verkrijgen van instemming voor de procedure van vervanging niet ten goede. Daarnaast is het een omslachtig en duur proces.
Om voor deze specifieke vraag een goed antwoord te geven zou ik eigenlijk de bewuste PDF kort willen onderzoeken, maar eigenlijk zijn er twee oplossingen die ik zou voorstaan, namelijk:
Vraag de indiener van het document om een PDF/A-2A document, dit voorkomt dat teksten als bitmap worden opgeslagen en zou de PDF zo klein mogelijk moeten houden.
Compressie is (tenminste tot nu toe) niet verboden mits er maar geen informatieverlies optreedt, dus de 2e optie is om het bewuste document zelf over te zetten naar een PDF/A of PDF versie 1.7 en daarbij compressie toe te passen.
Ik hoop je hier iets verder mee geholpen te hebben, maar mocht je vragen hebben dan ga ik daar graag nader op in.
Leon van oosterom zei:
Het omzetten van een bepaald bestandsformaat naar een ander is een geaccepteerd onderdeel van de archiefwet maar valt onder de noemer 'vervanging' waar dus instemming van de gemeentearchivaris voor noodzakelijk is en wat verder gedocumenteerd en volgens een omschreven plan dient te worden uitgevoerd.
Dit klopt sinds het begin van dit jaar niet meer. Zie artikel 26a van de Archiefregeling:
Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.
Uiteraard gelden wel de bepalingen over conversie, migratie of emulatie uit artikel 25.
Klopt Ingmar, maar inhoudelijk veranderd dat niets. De procedure is geaccepteerd maar moet beschreven en getoetst zijn.