De toekomst van de archivaris

Onder het motto ‘Ik vind de toekomst heel slecht achteruit gaan’(citaat anonieme werkeloze, jaren tachtig vorige eeuw) bij deze het artikel ‘de toekomst van de archivaris’, net verschenen in Archievenblad nr. 5, jaargang 117, 2013):

De toekomst van de archivaris

Fred van Kan & René Spork

Dat ons vakgebied ‘in beweging’ is, is een ‘understatement’, waarmee de eerste en zeker niet de laatste engelstalige term in dit artikel is geïntroduceerd. Er zijn diverse ontwikkelingen en stromingen die een zwaar beroep doen op de stuurmanskunst van ons als ‘professionals.’ De turbulentie is midden jaren negentig begonnen. Een terugblik en een vooruitblik.

Vervroegde overbrenging

Tot de Archiefwet 1995 hadden overheidsinstellingen de verplichting om hun archieven na 50 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Daar hadden ze tien jaar de tijd voor. Openbare archiefinstellingen stonden dus al gauw op 60 jaar afstand van de administratie. Studiezalen werden overwegend bevolkt door onderzoekers en in veel mindere mate door de recht- en bewijszoekende burger. Daar kwam in 1995 verandering in met de verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar. Openbaarheid, transparantie, rekening en verantwoording en het ‘records continuum’ (het concept dat archiefdocumenten in de tijd verschillende belangen voor verschillende belangengroepen kunnen dienen -al dan niet gelijktijdig- en daartoe voortdurend betrouwbaar archiefbeheer behoeven, ongeacht wie dat uitvoert) domineerden de vakdiscussies en doen dat nog steeds. Wij archivarissen zijn schakels in de informatieketen: het geheel aan werkzaamheden met betrekking tot de creatie, het beheer en het gebruik van informatie in een contextuele samenhang. Ook over ‘context’ wordt heel wat gediscussieerd. Over bijvoorbeeld het ‘herkomstbeginsel’ hoor je bijna niemand meer.

Het continuüm denken vond ook zijn weerslag in de archiefkoepel DIVA, die in 1999 werd opgericht. Die was nadrukkelijk bedoeld voor archieven èn de administratie (documentaire informatieverzorging). Wel bleek het van meet af aan moeilijk om zowel het archiefwezen als het records management te dienen. Toch werd nog in het beleidsplan 2001-2004 van DIVA dat in 2000 tot stand kwam de hechte relatie tussen documentaire informatie en archieven benadrukt en werd het records continuum als maatgevend beschouwd. Letterlijk schreef men: “Het is één geheel van samenhangende activiteiten. In de organisatorische bundeling van deze samenhang ligt de meerwaarde van DIVA besloten.”

Internet en groter publiek

1995 is ook het jaar van de grote internetdoorbraak, een paar jaar later gevolgd door het beleid van staatsecretaris Rick van der Ploeg om culturele instellingen te dwingen een groter publiek te bereiken. Hij opperde zelfs strafkortingen voor instellingen die er niet in slagen een ander en breder publiek te bereiken. Henk Scholten, directeur van de Stadschouwburg Utrecht indertijd: ‘Je kunt het Schönberg Ensemble niet verplichten voor allochtonen te spelen.' Geen hiphop dus bij ‘het Schönberg.’

Vaak geholpen door aantrekkelijke subsidies gingen archiefinstellingen wel op zoek naar dat grotere publiek dat simpel werd gevonden door digitale bestanden (stamboomgegevens, beeldbanken) aan te bieden op internet. De virtuele bezoekcijfers groeiden (en groeien) explosief. Tegenover 1000 fysieke bezoeken staan momenteel 100.000 virtuele bezoeken.

Archiefinstellingen beten als ‘erfgoedinstellingen’ in de subsidieworst, maar schermden ook met hun wettelijke taken op het gebied van beheer, behoud en beschikbaarstelling van informatie. Enkele archivarissen vroegen zich af of er alleen nog wordt gedigitaliseerd in plaats van geïnventariseerd.

Verzelfstandiging archiefopleiding

We zitten nog steeds in het midden van de jaren negentig. Op 6 december 1994 bericht de staatssecretaris van OC en W aan de voorzitters van het parlement dat de directie en het curatorium van de school en de vertegenwoordigers van de organisaties binnen het archiefwezen intensief van gedachten hebben gewisseld over de richting, de inhoud en de vormgeving van de onderwijsvernieuwing in relatie tot de verzelfstandiging en daar op

hoofdlijnen overeenstemming in hebben bereikt. Per 1 april 1996 werd de Rijksarchiefschool verzelfstandigd. Van een buitendienst van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen werd zij een particuliere stichting met een subsidierelatie met het ministerie. Er werden convenanten gesloten met de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam: de opleiding hoger archiefambtenaar werd ondergebracht bij de Universiteit van Amsterdam en de opleiding middelbaar archiefambtenaar bij de Hogeschool van Amsterdam.

Aanleiding voor de verzelfstandiging was onder andere de verdere professionalisering van het archiefvak van nevenactiviteit van lokale historici en geleerden, via hulpwetenschap van de geschiedenis, naar een volwaardige academische discipline. Verder vervaagden de scheidslijnen tussen archivistiek en informatiewetenschappen door digitalisering en automatisering.

Bij het afscheid van de school in 2008 schreef de voorzitter van de KVAN in het Archievenblad:

‘De faam van de school in het buitenland ten spijt, kwam de Archiefschool in eigen land in het begin van deze eeuw onder vuur te liggen. De school was in de jaren negentig leidend geweest in de bevordering van het gedachtegoed van het records continuüm, met zijn aandacht voor de (digitale) vorming van bescheiden. Dit accent strookte geleidelijk niet meer met de sterke aandacht in het archiefwezen voor publieksbereik en voor het erfgoedaspect van archieven. De bagage van net afgestudeerde archivarissen sloot daar onvoldoende op aan.’

Tot slot kwam er in het laatste decennium voor de verzelfstandiging kritiek op de RAS omdat deze zich te veel beperkte tot het openbaar archiefwezen terwijl steeds meer afgestudeerden een baan buiten het traditionele archiefveld zochten en vonden.

RHC vorming

Het is ook in de jaren negentig dat de eerste Regionaal Historische Centra zijn ontstaan. Het gaat hierbij om omvormingen (1998-2005) van de provinciale rijksarchiefbewaarplaatsen, waarvan in de Archiefwet sprake was. Uitgangspunt voor de vorming van de RHC's was dat de destijds kleine archiefinstellingen door schaalvergroting en samengaan met lokale en regionale (erfgoed)instellingen en/of archieven sterker in de regio zouden worden ingebed en in die regio een breed publiek (!) zouden kunnen bedienen. De RHC’s vormen een 'openbaar lichaam' op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). In een dergelijk openbaar lichaam zijn het Rijk, een of meer gemeenten, een provincie of een andere instelling vertegenwoordigd.

Samen met het Nationaal Archief vormen de Regionale Historische Centra het zogenaamde Convent. Dit Convent voert regelmatig overleg om het beleid voor het beheer van de archieven te bepalen en richting te geven. De RHC’s hebben alle een eigen website. Na de verzelfstandiging van het Algemeen Rijksarchief als Nationaal Archief, functioneerde de Rijksarchiefdienst steeds meer als schakel tussen het ministerie en de verzelfstandigde diensten in de provincies, waarin het Rijk nog wel participeerde.

Erfgoed en/of informatie?

De wens/opdracht om een breder publiek te bereiken en de RHC-vorming hebben een sterke impuls gegeven aan de profilering van archiefinstellingen als ‘erfgoedinstelling.’ ‘Erfgoed’ heeft wellicht zozeer het imago van het archiefwezen bepaald, dat de wettelijke taak naar de achtergrond werd gedrongen. Tekenend was de oprichting per 1 januari 2007 van het sectorinstituut Erfgoed Nederland, gericht op het behoud van het Nederlands cultureel erfgoed. Het instituut zetelde in Amsterdam en is ontstaan uit het samengaan van het Nationaal Contact Monumenten (NCM), de Stichting voor de Nederlandse Archeologie (SNA), de erfgoedkoepel voor de Documentaire informatievoorziening en het archiefwezen (DIVA), en Erfgoed Actueel. Erfgoed Nederland zette zich in voor een betere maatschappelijke positie voor cultureel erfgoed, een groter belang van en meer betekenis voor cultureel erfgoed als geheel en ondersteuning van archeologie, archieven, monumenten en musea. De instelling ontving rechtstreeks subsidie van het ministerie van OC en W. Erfgoed Nederland achtte het een belangrijke taak erfgoededucatie een betere plaats te geven binnen erfgoedinstellingen. Het bevorderen van deskundigheid van erfgoedinstellingen op educatief gebied stond daarbij centraal. Erfgoed Nederland is als gevolg van de stopzetting van rijkssubsidie in 2012 opgeheven.

De vorming van Erfgoed Nederland betekende het einde van DIVA. DIVA had ook branchetaken verricht, die werden niet door Erfgoed Nederland overgenomen. Dit betrof onder meer ‘kwaliteitszorg’, met een kwaliteitshandvest en klanttevredenheidsonderzoeken. Maar ook voor het onderwerp digitale archivering, dat voor alsnog vooral de administratie raakte, kon men niet bij Erfgoed Nederland terecht. Naast de beroepsorganisatie (KVAN) moest dus een brancheorganisatie worden opgericht en dat werd in 2007 de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). De vereniging “verbindt, versterkt en ondersteunt instellingen die archieven en documentaire verzamelingen vormen en beheren, om die instellingen in staat te stellen de maatschappelijke, culturele en informatieve waarde van die collecties optimaal tot hun recht te laten komen, en schept daarvoor de benodigde voorwaarden door op te treden als lobbyist, dienstverlener/adviseur, platform en ‘gilde’. BRAIN stelt zich ten doel de branche door samenwerking en samenspraak sterker te maken.” Bij BRAIN zien we in elk geval de ‘informatiewaarde’ terugkeren.

Impulsen voor die hernieuwde aandacht voor het informatie aspect van archieven gingen ook uit van de visies die de directeuren generaal Van Kranendonk (OCW) en Kuipers (BiZa) naar voren brachten tijdens de studiedag 90 jaar Archiefwet in 2008. Zij wezen op respectievelijk het belang van bundeling van de belangen van de informatiehuishouding en het erfgoed en op de regierol voor de archivaris bij de schepping van archiefbescheiden. Dat geldt ook voor het gezamenlijk advies dat de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur tijdens dat congres presenteerden. Daarin spraken zij hun zorg uit over een onvoldoende greep van de overheid op haar informatiehuishouding. Bij het Nationaal Archief is, met de komst van Martin Berendse als algemene rijksarchivaris de balans hervonden en is het records continuum uitgangspunt van denken.

De digitale informatiehuishouding, de kortere omloopsnelheid van informatie en de zorg om/voor duurzame opslag van die informatie zorgden ervoor dat in het archiefwezen de focus niet exclusief beperkt bleef tot ‘erfgoed. In discussies werd terecht opgemerkt dat ‘erfgoed’ slechts een etiket is dat de gebruiker plakt op ‘informatie’. Een kaart uit de 17e eeuw die stadsontwikkelaars gebruiken om de loop van inmiddels ondergronds riviertje te kunnen reconstrueren met het doel dat riviertje weer zichtbaar te maken, maakt voor even weer deel uit van een eigentijds dossier en is een bron van informatie. Diezelfde kaart krijgt op een tentoonstelling over kaartenmakers het etiket ‘erfgoed.’

Huidige stand van zaken

In 2011 verscheen het rapport van de Raad voor Cultuur: ‘Gedwongen keuzen. Agenda Cultuurbeleid 2013-2016.’ In dit rapport/advies staat dat een betrouwbare en efficiënte informatiehuishouding voor het openbaar bestuur een essentiële randvoorwaarde is. ‘Schaalvergroting door het aantal provincies, gemeenten en ministeries te verminderen betekent op zichzelf niet dat er andere eisen voor de informatiehuishouding moeten gelden. Als het openbaar bestuur heringericht wordt, zou dat voor de begeleidende wet- en regelgeving op archiefgebied het vertrekpunt kunnen zijn voor een drastische aanpassing van de Wet openbaarheid van bestuur. Onlangs zijn politieke signalen afgegeven die deze gedachte ondersteunen. Een nieuw te schrijven Wet op vrije informatie zou, naast het burgerrecht op toegang tot overheidsinformatie, ook moeten vastleggen dat documenten automatisch en sneller openbaar worden. Daarmee zou onze informatiesamenleving zo vormgegeven kunnen worden, dat de begrippen transparantie en openheid daadwerkelijk inhoud hebben.’

En wat gebeurt er in 2013? Begin 2013 verschijnt van de Raad voor Cultuur in opdracht van het ministerie van OCW het advies ‘Pleidooi voor samenwerking. Ontgrenzen en verbinden. Naar een nieuw museumbestel.’ De raad adviseert om de bestaande wettelijke regelingen met betrekking tot archieven, monumenten en behoud cultuurbezit uit te breiden met musea en dit alles onder te brengen in één overkoepelende erfgoedwet. (…) Momenteel bestaan er verschillende wetten voor de monumentenzorg, de archeologie, archieven en museale collecties. Een nieuwe Erfgoedwet kan deze terreinen met elkaar verbinden.’ De Raad voor Cultuur heeft na ontstane commotie in het archiefwezen laten weten dat met het gebruik van de term erfgoedwet geen enkele inhoudelijke uitspraak heeft beoogd over de positie van archieven, laat staan dat hij daarmee afstand heeft genomen van eerdere adviezen over het archiefbestel.’

Ondertussen meldde Theo Thomassen in het Archievenblad van Maart 2013 dat ‘de Studenten die aan de UvA in de archiefwetenschap afstuderen sinds kort niet meer een masterdiploma in de archiefwetenschap krijgen, maar een masterdiploma cultureel erfgoed in het bijzonder op het gebied van de archiefwetenschap. De master archiefwetenschap verdwijnt als zelfstandige opleiding: het wordt een leerroute binnen een geïntegreerde master cultureel erfgoed.’

Analoog en/of digitaal?

‘Kinderachtige discussie’, zullen sommigen zeggen. De koers is allang ‘digitaal tenzij…’ Dat is zeker het geval in de beleidsnoties van de meeste archiefinstellingen, maar niet in de praktijk. De inrichting van de digitale informatiehuishouding met duurzame postregistratie- en documentatiesystemen, de ontwikkeling van metadatamodellen, de inrichting van elektronische depots (in ontwikkeling in het Nederlands archiefwezen sinds 2004), het staat allemaal nog in de kinderschoenen. Een digitaal archiefsysteem ordent de documentstroom van de aanmaak tot aan de archivering. ‘Aanmaak’ is de crux. Archivarissen schuiven op naar de voorkant van het proces, tot voor kort het min of meer exclusieve terrein van DIV/DIM-medewerkers en/of ICT-ers. We worden ‘records manager.’ Records managers are responsible for the effective and appropriate management of an organisation's records from their creation through to their eventual disposal. They provide access to accurate records for a range of operational and strategic purposes and liaise with senior managers in order to improve the organisation's efficiency and to help ensure the preservation of archives for the future. (http://www.prospects.ac.uk/records_manager_job_description.htm)

Lang leve het ‘records continuum.’ Als wij als archivarissen verantwoordelijk worden voor de informatieketen, van creatie tot en met archivering en beschikbaarstelling, dan betekent dat wat voor onze positionering in de organisatie waarvoor we werken (waarover straks meer) en uiteraard heeft het ook gevolgen voor opleiding en competenties.

Naast het inrichten en op orde brengen en houden van de informatiehuishouding zijn we verantwoordelijk voor ‘dienstverlening’, fysiek en digitaal. Ook hier geldt meer in theorie dan in de praktijk het ‘digitaal tenzij…’ Er is/wordt heel wat gedigitaliseerd, dat wel, maar dat is nog niet hetzelfde als digitale dienstverlening. Een aantal archiefdiensten heeft naar voorbeeld van Amsterdam de service ‘scanning on demand’ (yes we scan!) en sociale media worden zo goed en zo kwaad als het gaat benut, maar hoeveel archiefinstellingen zijn er bijvoorbeeld die consequenties trekken uit de constatering dat we de meeste virtuele bezoekers ’s avonds hebben? Zitten onze dienstverleners dan klaar? En… wat wil de gebruiker? Wellicht wil de gebruiker zo min mogelijk met ons te maken hebben. Komt u maar op met de ‘open data’, die ‘app’ maak ik zelf wel, wat in wezen niets anders is dan ‘komt u maar op met de informatie, dat boek schrijf ik zelf wel.’

Hoe benaderen we ons publiek en wat willen/verwachten we van ze en zij van ons? ‘Crowdsourcing’ is tegenwoordig het toverwoord. Betrek de ‘gemeenschap’ bij het nader ontsluiten van je bestanden. Dat betekent wel dat we een stap vooruit moeten doen, we moeten de samenleving in (netwerken). In plaats van zelf die doos met oude prentbriefkaarten beschrijven, bieden we de vereniging van prentbriefkaartverzamelaars de mogelijkheid om het gedigitaliseerde bestand te verrijken met ‘metadata.’ Zo doen we aan klantenbinding en ontsluiten we de collectie. We benutten in plaats van betuttelen de gebruiker. We moeten de gebruiker wel opzoeken, serieus nemen en enthousiasmeren voor samenwerking.

Indien je de ‘wisdom of the crowd’ en ‘crowdsourcing’ als belangrijke toegevoegde waarden ziet voor ontsluiting, verrijking en nader toegankelijk maken van informatie, heb je het dan alleen over burgers of kun je ook je collega-ambtenaren beschouwen en gebruiken als ‘crowd’? Op intranet, afgesloten voor de buitenwereld, zet je een onvolledig digitaal dossier met het verzoek aan betrokken collega’s om de zaak te verrijken, hetzij met ontbrekende stukken, hetzij met toevoegingen uit het geheugen? Je moet wel duiden wat latere toevoegingen zijn en afkomstig van wie.

Wat ‘fysiek’ betreft: we hebben slechts een fractie van onze bronnen gedigitaliseerd en de burger heeft recht op inzage. Onze studiezalen blijven open, maar je kunt bezoek wel enigszins kanaliseren door naast gewone dienstverlening de service ‘op afspraak’ te bieden voor mensen die behoefte hebben aan wat ‘diepere’ dienstverlening door een deskundige. Wellicht ‘maatwerk’ tegen betaling, want we worden mede onder druk van de bezuinigingen ook gedwongen om na te denken over ‘cultureel ondernemerschap.’ Laten we ons betalen voor onze diensten of doen we zoveel mogelijk gratis?. De burger betaalt immers al belastingen? Inzage is in elk geval gratis, reproducties kosten geld, maar wel tegen kostendekkende tarieven (zonder winstoogmerk).

Openbaarheid versus privacy

Vervroegde overbrenging, verkorting van de omloopsnelheid van de informatiestromen moet wel een gunstige invloed hebben op actieve openbaarmaking. De overheid wordt transparanter of niet? Affaires als ‘wikileaks’ doen ook of juist overheden beseffen dat archivering een serieuze zaak is. Niemand wil dat alle beleidsoverwegingen, rijp en groen, of alle persoonlijke kwalificaties (ambassadeur x is een onbenul) meteen op straat komen te liggen.

Bij particulieren is eveneens een kentering gaande. Facebook is leuk, maar wie gaat er eigenlijk over jouw persoonlijke informatie en hoe verwijder je ongewenste informatie? In Europa is verscherpte privacy wetgeving op komst die nadelig kan uitpakken (minder beschikbaar stellen, zelfs vernietigen van bestanden) voor het archiefwezen. Je kunt ook zeggen dat hier een uitdaging ligt voor de archivaris: hoeder van betrouwbare informatie, in staat om gegevens indien nodig (tijdelijk) af te schermen. Tot voor kort riepen we enthousiast: ‘ we hebben informatie over uw huis, uw straat, uw buurt, uw familie.’ Dat begint sommige mensen te benauwen. Wat hebben we dan? En waarom bewaren we die informatie? Kan iedereen daar bij?

Deze problematiek raakt ook het acquisitiebeleid. Om de bezoeker in staat te stellen zich een beeld te vormen van de samenleving in een bepaalde periode bewaren we niet alleen overheidsarchieven, maar ook particuliere archieven. Als we door digitalisering gedwongen worden om de regie te voeren over de inrichting van de informatiehuishouding van de overheid, hoe doen we dat dan bij particuliere instellingen of personen? Bieden we de Kamer van Koophandel software/tools voor de zorgvuldige digitale archivering van bedrijfsadministraties? Begeven we ons op platforms (sociale media) voor acquisitie/archivering van persoonsbestanden, foto’s en dergelijke of geeft dat de burger een ongewenst ‘Big Brother’ gevoel?

Een papieren correspondentie met interessante inhoud kan na pak weg 75 jaar op zolder worden gevonden en alsnog worden overgedragen aan een archiefinstelling (‘mijn opa was me er een’). Hoe verwerf je iemand zijn e-mails? Gaat ‘privacy’ een belemmering vormen voor acquisitie, zoals auteursrechten in toenemende mate een belemmering vormen voor beschikbaarstelling?

Positionering: zelfstandig of ingebed?

Overheden willen een kleiner en slagvaardiger apparaat, een regie-organisatie waarop de burger een beroep kan doen. Bedrijfsvoering wordt gecentraliseerd (shared services), onderdelen van de gemeente (of het Rijk) worden ‘geclusterd’, mede in het licht van de noodzaak tot bezuinigen. Het Stadsarchief Rotterdam bijvoorbeeld is sinds 1 juli 2012 – na 155 jaar - geen zelfstandige dienst meer, maar vormt met Publiekszaken en de Belastingdienst het cluster Dienstverlening. Van elk onderdeel wordt in Rotterdam bekeken wat ‘het concern’ er aan heeft. Mede omdat het Stadsarchief al geruime tijd bezig is met de ontwikkeling van het E-depot krijgt het een belangrijke rol in de organisatie van de informatiehuishouding van de gemeente. Een te grote ‘erfgoed-pet’ had wellicht geleid tot verzelfstandiging met bijvoorbeeld de Bibliotheek of het Museum Rotterdam. Het Stadsarchief is en blijft betrokken bij het ‘verhaal van de stad’ en werkt nauw samen met erfgoedpartners in de stad, maar qua formatie ligt de nadruk sterk op informatiebeheer en -behoud.

RHC’s staan door de bank genomen op ruimere afstand van de informatiehuishouding en hebben zich meer en meer begeven op het erfgoedterrein. Het Nationaal Archief, of nauwkeuriger gezegd de Rijksarchiefdienst, heeft juist intensieve bemoeienis met de informatiehuishouding van het Rijk. Zo zie je binnen het openbare archiefwezen instellingen met verschillende petten. Het bestel raakt versnipperd. Twee ankers hebben we evenwel gemeenschappelijk: het beroep (de opleiding, diploma, beroepscode) en de wet.

Buiten het veld van het openbare archiefwezen zijn er natuurlijk ook krachten werkzaam zowel wat betreft informatiebeheer als wat betreft erfgoed. Denk aan het bibliotheekwezen, maar ook aan hogescholen, universiteiten, categoriale instellingen en particuliere bedrijven.

Hoe bepalen deze ontwikkelingen de toekomst van de archivaris?

Van ‘papier hier’ tot ‘archiefvorming doe je zo’, van passief naar actief, dat wordt de rol van de archivaris. Hoewel, de archivaris? Bovenstaande veranderingen vragen om deskundigen van heel diverse signatuur met verschillende vaardigheden. Mocht het bestel al versnipperd raken, laten we in elk geval zorgen dat de beroepsgroep niet versplinterd raakt, maar onder een gemeenschappelijke vlag vaart. Opleiding blijft van wezenlijk belang, net als - wat ons betreft - een beroepsregister, zoals het BIG-register voor individuele beroepen in de gezondheidszorg. Het BIG-register is een actueel register dat apothekers, artsen, fysiotherapeuten, tandartsen, verloskundigen etc. registreert met hun bevoegdheden. Thijs Laeven bepleit een Nederlands Archivaris- en Recordsmanager Register (NARM), een beroepsregister dat diverse professionals toelaat op grond van de eisen aan vakbekwaamheid en verdere professionalisering. Dat zal ertoe leiden dat het beroep/de beroepsgroep meer serieus wordt genomen (erkenning). Die erkenning is nodig om bij veel van bovengenoemde ontwikkelingen aan de voorkant van het proces betrokken te worden in plaats van achteraf in kennis te worden gesteld (zie bijv. de kwestie erfgoedwet). Het register is gereed om te worden ingevoerd en de innovatieagenda van de staatssecretaris maakt het hopelijk mogelijk om er daadwerkelijk mee te beginnen. Een beroepsregister verondersteld uiteraard ook een stevige beroepsvereniging (in 2016 125 jaar). Bepalend voor de beroepsbeoefening en een stevig fundament is de archiefwet (of nieuwe informatiewet), maar bij voorkeur niet een erfgoedwet.

De beroepsbeoefening vindt plaats voornamelijk maar lang niet exclusief bij de overheid. Het belang van de beroepsgroep kan daarom niet exclusief gedefinieerd worden vanuit de naar archiefbewaarplaatsen overgebrachte archieven (in de ogen van buitenstaanders: oud archief=erfgoed). Die ‘archiefbewaarplaatsen’, bijvoorbeeld gemeentearchieven, worden overigens in toenemende mate betrokken bij de inrichting van de informatiehuishouding. De uitdagingen van de digitale wereld met betrouwbare en duurzame bestandsformaten, dat is wat de ‘informatieprofessionals’ bindt. Specialisatie en differentiatie kenmerken de beroepsgroep. Dat maakt uitwisseling van ervaringen en inzichten tussen overheids- en particuliere (categoriale) instellingen en commerciële firma’s noodzakelijk en vruchtbaar en ook daar moet de brancheorganisatie of beroepsvereniging (wellicht straks 1 organisatie?) een belangrijke rol in spelen. Het verzamelen, bewaren, ontsluiten en ter beschikking stellen van informatie vereisen immers specifieke competenties.

De voorzitter van de KVAN (KVAN-dagen Middelburg 2012) is er van overtuigd, ‘dat er altijd behoefte zal zijn aan de archivaris, die waakt over de oorspronkelijke documenten, die als het er echt op aankomt, kan verklaren dat documenten en de daar op gebaseerde dataverzamelingen authentiek zijn, die kennis heeft van de context.’ Archivarissen hebben echter gezelschap gekregen van bibliothecarissen, ICT-specialisten enzovoort. Samen zijn ze ‘informatieprofessionals’ die zijn opgeleid om informatie te beheren, en te verzekeren dat ze tijdig op de juiste plaats terechtkomt en dat is wezenlijk in een samenleving waar betrouwbare informatie een steeds groter strategisch belang krijgt. De bijbehorende beroepsprofielen zijn niet statisch en moeten van tijd tot tijd worden herijkt. Wordt ‘informatieprofessional’ de gemeenschappelijke noemer voor archivarissen, records managers, inspecteurs, bibliothecarissen?

Wij archivarissen of informatieprofessionals zorgen voor verwerving, beheer, behoud en beschikbaarstellingen van betrouwbare informatie. Veelal is die informatie uniek. Dat maakt ons soort instellingen tot ‘monopolisten’ en toch ook weer niet. Wat als de klant helemaal niet hecht aan ‘controleerbaar’ en ‘betrouwbaar?’ Je hebt als archiefinstelling een beeldbank met keurig beschreven afbeeldingen met vermelding van vervaardiger (auteursrecht) enzovoort. Afbeeldingen kunnen worden besteld tegen een bepaald tarief.

De klant vindt het allemaal te ingewikkeld en/of te duur en googled zich een weg door google-images en vindt daar gratis afbeeldingen vaak zonder goede beschrijvingen, maar wat zou dat? Een archiefinstelling kan niet zomaar filmpjes laten streamen (auteursrecht, kosten), maar de klant vindt ondertussen bijna alles van zijn of haar gading op YouTube, soms zelfs ook ‘onze’ beelden die ooit door iemand zijn besteld of zijn uitgezonden op TV. Voor geluid (bijv. muziek) geldt hetzelfde. Alleen voor bijvoorbeeld die bouwtekening moet je toch echt bij ons zijn.

Wat betekent dat voor ons aanbod en dus ook voor onze acquisitie? Laten we het verwerven en aanbieden van bepaalde collectiesoorten in de toekomst over aan gespecialiseerde instituten en kunnen en willen die instellingen dat? ‘Beeld en geluid’ gaat naar het Instituut Beeld en Geluid, de KB biedt gedigitaliseerde kranten en publicaties aan enzovoort.

Aan de andere kant, wat traditionele archiefinformatie betreft, is er juist het perspectief van centralisatie. Martin Berendse in het Archievenblad van april 2013: ‘Er komen heus geen twaalf ‘stand alone’ oplossingen voor het E-depot’ en ‘Er zijn bijvoorbeeld bepaalde papieren bestanden die decentraal worden overgebracht, denk aan de archieven van de Rechtbank en de daar berustende dubbelen van de Burgerlijke Stand. Stel nu dat deze centrale bestanden bij de digitale vorming in een nationaal bestand zitten, dan wordt dat bestand straks niet opgedeeld in twaalf moten en verdeeld over het land. Dat komt terecht in een gemeenschappelijke voorziening. Hetzelfde geldt voor complexe bestanden die onderdeel vormen van keteninformatisering. Niet alleen informatiegebruik, maar ook informatiebeheer zullen in de komende 10 jaar sterk veranderen.

De archivaris/informatieprofessional zal zich aan deze omstandigheden moeten aanpassen, daartoe geholpen door opleiding en een sterke beroepsgroep.