Waarderingsfabriek: Mevrouw Ter Horst
In Vrij Nederland van begin juli 2009 stond een interview met onze minister van BZK Guusje ter Horst, ...
Eenige beslommeringen van een archivistisch fossiel
- mrt 2012
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 8
- 97
‘Eenige beslommeringen over het huidige en toekomstige archiefweezen’.
Sinds enige wordt de toegankelijkheid van de archiefbestanden in het Nationaal Archief beheerd door een stichting ‘Vrienden van het Nationaal Archief’. De website waarvan men zich bedient is getiteld ‘www.gahetna.nl’ en vermeldt het volgende over deze constructie: is een samenwerking van de Stichting Vrienden van het Nationaal Archief, het Nationaal Archief en Spaarnestad Photo. Het is belangrijk om bij enkele gevolgen van deze vernieuwende constructie stil te staan.
Als 'nationaal geheugen', zo lezen we op de site www.nationaalarchief.nl, beheert het Nationaal Archief de archieven van de landelijke overheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). De constructie via ‘gahetna’ betekent dat verantwoordelijkheid voor de toegang tot het archief verdeeld is over drie partijen, twee private: de St. Vrienden en Spaarnestad Photo, en het Nationaal Archief zelf. Het grootste deel van het beheerde archief afkomstig van de overheid. Toegang tot overheidsarchief is een kernvoorwaarde binnen de democratische rechtsstaat, zoals Eric Ketelaar terecht al tientallen jaren verkondigt. Laten we die toegang dan over aan een private stichting, die ooit als gezelligheids-vereniging is begonnen? Wie zit er in het bestuur? Hoe is de invloed van dat bestuur op het beleid, en daarmee op het beleid van het Nationaal Archief? De gekozen constructie is een vorm van privaat-publieke samenwerking. Het is de vraag hoe zit met de invloed die drie partijen op het resultaat: de toegankelijkheid. De website ‘gahetna’ geeft voor de goede verstaander duidelijk aan hoe de machtsverhoudingen liggen, want op het scherm van het zoekresultaat staan de archieven onderaan. Zelfs zo onderaan, dat ze buiten het zoekscherm vallen en pas na indrukken van de toets ‘page down’ kunnen worden geraadpleegd.
Inderdaad, de overheid zal moeten terugtreden. Maar moet de dienstverlening dan worden overgelaten aan vriendschapsconstructies? Zou men het accepteren als de belastingdienst zijn taken zou uitoefenen via de stichting ‘vrienden van de Belastingdienst? Hoe zouden de Fransen reageren als Les Archives Nationale in Parijs werd geleid door ‘des amateurs’? Maar naar dat niveau glijdt de dienstverlening af, zeker als je de ‘brain drain’ gadeslaat die bij het Nationaal Archief plaatsvindt. Maar de digitalisering zal dit probleem opvangen, zo luidt de officiële mantra. Ik geloof dat niet, anderen wel.
Vermoedelijk passen deze trends in een breder kader. De Nederlandse regering richt zich in het kader van het veiligheidsbeleid vooral op het afsnijden van de toegankelijkheid voor de burger van overheidsinformatie. Dat geldt voor actuele informatie; zie de uitspraken van minister Donner op de dag voor de Persvrijheid in 2011: ‘De overheid heeft behoefte aan en recht op beleidsintimiteit’. De toegankelijkheid van historische archieven wordt, vermoedelijk om dezelfde reden, beknot. Met name het Nationaal Archief conformeert zich steeds meer aan de informatiecultuur die op ministeries heerst. Het sluiten van studiezalen past geheel in die trend. Het is niet voor niets dat de uitvoering van de, in essentie zeer liberale Wet Openbaarheid van Bestuur in Nederland één der traagste ter wereld is. Er wordt, simpel gezegd, geen middel geschuwd om de informatievoorziening te traineren. En die houding waait in toenemende mate over naar het archiefwezen. Men slikt het. Transparantie en democratische controle op informatievoorziening door de overheid zijn juist nu actuele topics. Men zwijgt: ‘A conspiracy of silence speaks louder than words.’
Raymund Schütz, maart 2012
Verken
Brieven als buit: project Sailing Letters
De brieven van Nederlandse vrouwen aan hun echtgenoten die op zee voeren en die de Engelsen buitmaakte...
Vraag: Bestanden met verkeerde extensie in e-depot
Kwestie: een dossier wordt door de verantwoordelijke ambtenaar in een dms afgesloten. Na afsluiting wo...
Reacties
Op zoek naar beeldmateriaal kwam ik eind maart op de website www.gahetna.nl Met een doelgerichte zoekopdracht was ik blij met de gevonden informatie. De website www.gahetna.nl was voor mij nieuw en heeft mij als 'gebruiker' een sympathiek gevoel gegeven. Waarschijnlijk ben ik daar binnengekomen via de website van het Nationaal Archief, welke ik als vakgenoot regelmatig bezoek. Daarbij heb ik niet gelet op 'vrienden van' etc. @Raymond, jou tekst geeft mij een beeld waarbij overheidsinformatie minder toegankelijk zou (zijn ge-)worden. Juist ook door programma's als Verborgen Verleden http://programma.ntr.nl/10075 en de digitale mogelijkhede heb ik juist het idee dat de functie van de Nederlandse archieven bij een breder publiek (eindelijk) meer bekendheid krijgt. Daaraan geven particuliere (amateur) initiatieven een waardevolle bijdrage. Informatiebeveiliging is een uitdaging, dat zal met stapjes gaan, achteruit en vooruit.
@ Sylvia, het klopt dat 'gahetna' het prima geschikt is voor het vinden van beeldmateriaal. Als je in klassieke archieven bent geïnteresseerd, is het systeem niet toereikend.
@Raymond, welk systeem is al wel toereikend voor klassieke archieven? Volgens mij is veel duurzame toegankelijkheid in ontwikkeling en betreft het ook de vraag en aanbod, behoeftevoorziening. Tevens een uitdaging is om met toegankelijke archieven een juiste doelgroep te bedienen. Digitaliseren om het digitaliseren schiet zijn doel voorbij. (marketinggedachte ;)
Sylvia, ik ben het geheel met je eens dat digitaliseren om het digitaliseren zijn doel voorbij schiet. Maar ik zie dat dat wel gebeurt en dat men door vooral in te zetten op digitalisering de toegang tot archieven juist vernauwt. Want 99% van de archieven bestaan nog uit papier en zullen ook nooit gedigitaliseerd worden. Dat blijft een kwestie van inzien op de studiezaal, een redelijk goedkoop proces.
Raymond, kun je verduidelijken wat je bedoelt met de stelling: "Als je in klassieke archieven bent geïnteresseerd, is het systeem niet toereikend." Als betrokkene bij dit systeem (digitale archiefinventarissen op GahetNA.nl) hoor ik graag wat er aan schort. Wellicht zijn er snel verbeteringen aan te brengen. Zo niet, dan kunnen ze op de lijst van voorgestelde verbeteringen komen. Als we niets horen, kan er ook geen rekening mee worden gehouden.
Beste Henny, dank voor je reactie. Ik heb mijn reactie in 3-en gedeeld.
1. Zoeken naar inventarissen.
Allereerste het goede nieuws. Ik constateer dat het zoekresultaat sinds kort op een zinvolle manier is geordend. Als ik zoek naar notarissen, dan staat de inventaris van de broederschap der notarissen bovenaan in de lijst. Dat is een zinvolle verbetering en voorkomt veel frustratie bij de gebruiker. Ik heb hier al een tijd geleden over geklaagd, zal niet de enige geweest zijn en het is mooi dat men hierop het systeem heeft verbeterd.
Ik vind overigens wel dat archieven/inventarissen als eerste mogelijkheid moeten worden getoond, niet het beeldarchief, websites e.d. Maar dat is een kwestie van smaak, je kunt het scherm aanpassen door alleen de optie archieven aan te vinken.
2. Technisch
Wat betreft de startpagina, om de een of andere reden komen de lokaties van de clickvakken “belangrijke zoektermen” niet overeen met de achterliggende functie, waardoor je in onderwerpen terechtkomt die je niet denkt te hebben aangeclickt. Ik heb geprobeerd de scherminstelling aan te passen, dat leverde geen verbetering op. Het gebeurt zowel thuis als op mijn diverse werkplekken (Windows 7 / professional).
De pull-down schermen, die nerveus reageren met een rij opties als je er overheen gaat met de pijlcursor vind ik geen succes, maar dat is wellicht een kwestie van smaak.
3. Dan een casus, waaruit blijkt dat er meerdere problemen door elkaar lopen.
In 1938 heeft het NSB kamerlid Marchant d'Ansembourg vragen gesteld aan de minister van Justitie over de het Ned. Israëlitisch Kerkgenootschap, dat bezorgd was over het opkomend antisemitisme n.a.v. de vluchtelingen problematiek. Ik heb deze stukken ca. 2 jaar geleden ingezien, zij waren openbaar. Als ik nu via GAHETNA zoek op “Marchant vluchtelingen” krijg ik wel de juiste inventaris, maar niet het juiste toegangsnummer. Daarvoor moet ik de PDF versie openen en opnieuw de zoekterm “Marchant” ingeven. Bovendien blijken de stukken ineens beperkt openbaar tot 1 januari 2039! En dat terwijl ik ze zonder enige formaliteit 2 jaar geleden heb ingezien alle betrokkenen zijn al jaren geleden overleden. Staatsgeheimen zitten er niet tussen. Mijn conclusie is:
- GAHETNA geeft geen betrouwbaar/voorspelbaar zoekresultaat;
- De openbaarheidsbeperking is onlangs verscherpt en toegepast op stukken die m.i. daaronder niet behoren te vallen (had dit wellicht op het voorgaande nr. moeten slaan, waarin immers het begrip terrorisme wordt genoemd). Ik ben daar meerdere voorbeelden van tegengekomen, die ik niet allemaal heb genoteerd.
Kortom, ik heb alle lof voor de verbeteringen die zijn doorgevoerd, en de belangstelling vanuit het NA voor de reacties van het publiek, maar een aantal vraagtekens blijven.
Zie inventaris:
2.09.45
Justitie / Rijksvreemdelingendienst 113
1938 1 stuk
1574
Staten ontvangen van het Frans Gezantschap van personen die geacht worden in
staat te zijn tot het plegen van terroristische aanslagen, met geleidebrief,
1938 1 omslag
1575
Stukken betreffende de beantwoording door de minister van Justitie van vragen
van het lid van de Tweede Kamer M. de Marchant et d'Ansembourg naar aanleiding
van geuite ongerustheid van het Nederlands-Israëlitisch Kerkgenootschap over
anti-semitische uitlatingen,
1938 1 omslag
Openbaarheid beperkt tot 1 januari 2039
Beste Raymund,
Hierbij een antwoord op jouw punten van kritiek over het zoeken in de archiefinventarissen op GahetNA.nl:
Ad 1. Het NA heeft inderdaad recent de zoekalgoritmen aangepast, waardoor in de resultatenlijst de archiefnamen, waarin het zoekwoord voorkomt, als eerste worden getoond.
Ad 2. Dit betreft twee punten:
a. Het is mij niet gelukt het probleem van de "belangrijke zoekwoorden" te reconstrueren. Op elk van de tien of elf woorden krijg ik de resultaten die ik verwacht, nl. dezelfde resultaten als wanneer ik deze termen als zoekterm handmatig invoer in het erboven weergegeven zoekvakje. Deze "belangrijke zoektermen" zijn bedoeld om "passanten" te verleiden tot het zoeken in de gegevensverzamelingen van het NA. De ervaren onderzoeker zal hiervan zelden gebruik maken.
b. Als je nerveuze pull down menu's krijgt, kun je het beste even je cursor stil houden. Ik heb dit punt onder de aandacht van ons webteam gebracht.
Ad 3. Ook hier twee punten van kritiek.
a. Het probleem dat je hier schetst is m.i. geen probleem, maar een gevolg van de complexiteit van archiefinventarissen. Het verschijnsel doet zich voor als je met twee of meer woorden zoekt. Als je in Google met twee of meer woorden zoekt, krijg je een hitlijst van webpagina's of documenten waarin deze woorden voorkomen. In de resultatenlijst van de website van het NA krijg je die ook, maar men wil vaak ook de exacte plaats in het document vinden, of het inventarisnummer. Dat zou kunnen met "high lighting".
Daarvoor had het NA ook kunnen kiezen, maar dan hadden we de archiefinventarissen als document moeten behandelen, als PDF- of Word-document. Daaraan zijn een aantal nadelen verbonden. Met een dergelijke benadering wordt het vrijwel onmogelijk om diensten als het reserveren, bestellen van scans, toevoegen van commentaar te realiseren, of het koppelen van gegevens uit nadere toegangen en van afbeeldingen aan de beschrijven van de afzonderlijke bestanddelen. Om deze wel gewenste functionaliteit te bereiken moesten alle onderdelen waaruit een archiefinventaris bestaat, worden opgeknipt in kleine eenheden en als "record" in een database worden ingevoerd. Daarop is dan een index gemaakt, waardoor het zoeken en vinden redelijk snel gaat. Voor de zoekmachine bestaat er dus geen "archiefinventaris" als object, maar alleen een groot aantal losse beschrijvingen.
Toch hebben we de onderlinge relatie van al deze beschrijvingen intact gelaten. Als je op twee woorden zoekt, en die twee woorden komen in één enkele losse beschrijving voor, dan krijg je deze beschrijving keurig in de hitlist. Probeer het maar eens met "Marchant" en "kerkgenootschap". Als deze twee woorden niet in een enkele losse beschrijving voorkomen, dan krijg je alleen de archiefinventaris als resultaat, en dan moet je inderdaad een vervolgactie ondernemen door met één van beide woorden in de toegang verder te zoeken. Maar daarvoor hoef je niet het PDF-document te openen, want het werkt ook gewoon in de HTML-versie. En de combinatie van jouw zoekwoorden "Marchant" en "vreemdelingen" staan inderdaad niet in het inventarisnummer 1575 vermeld, en dus vind je die ook niet als treffer in de resultatenlijst.
b. De veronderstelde aanscherping van de openbaarheid door het NA heeft niet plaats gevonden. Het betreffende inventarisnummer 1575 staat vermeld in het besluit van de directeur van de IND, als bedoeld in artikel 10 van het Archiefbesluit, opgemaakt bij de overbrenging van het archief in december 2000. Het bestanddeel kan tot 2039 alleen na schriftelijk verkregen toestemming van de algemene rijksarchivaris worden geraadpleegd. Daarna is het volledig openbaar.
Beste Henny, mijn dank voor je uitgebreide en verhelderende reactie.