Hallo KIA community,
We hebben een vraag vanuit het mooie Twente. We doen een poging om ons beleid rondom de inzage van persoonskaarten op elkaar af te stemmen tussen de verschillende archiefdiensten. We vroegen ons af of iemand anders hier al ervaring mee heeft en handige tips en tricks voor ons heeft.
Vriendelijke groet,
Jason Tip
Samenvatting: De komende jaren worden steeds meer archieven uit en over de Tweede Wereldoorlog openbaar. Erfgoedinstellingen willen deze veelgevraagde archieven ook online beschikbaar stellen, vanwege het grote belang van optimale toegankelijkheid van deze bronnen.
Samenvatting: Wanneer kunnen de notulen van de kerkenraad of het moskeebestuur openbaar zijn? En hoe gaan we om met het lidmatenregister van de synagoge? Reageer uiterlijk 15 september!
Reacties
Hey Jason,
Toevallig zijn wij momenteel ook met dit vraagstuk bezig. Wij hebben gemerkt dat we zelfs intern niet allemaal dezelfde procedures volgen en zijn begonnen aan het opzetten van beleid hierover wat we dan vervolgens ook aan onze bezoekers willen communiceren met onze onderzoekers via onze website. Het e.e.a. moet natuurlijk ook getoetst worden aan de AVG-wetgeving. Tijdens onze discussie laf hier vooral een nadruk op. Is dat bij jullie ook het geval?
Ik kan het niet nalaten om een artikel uit het archievenblad van 2011 over dit onderwerp van Ellen Fleurbaay (Stadsarchief Amsterdam) te delen:
https://kvan.courant.nu/issue/AB/2011-10-01/edition/null/page/28
Ha vakgenoten!
Ons MT heeft ongeveer een maand geleden ons beleid inzage persoons- en archiefkaarten vastgesteld. De kaarten van gemeente Deventer en Zwolle (en voormalige gemeenten daarbinnen) zijn naar ons overgebracht, openbaar, maar met kanttekening dat AVG van toepassing is. We hebben dus besloten wanneer we wel/niet inzage geven en daar een relatief eenvoudige dpi bij gemaakt. @jasontip ik zal 'm delen in onze KIA groep met Overijsselse collega's. @astridmassen ik kan 'm je mailen als je me even een berichtje stuurt (l.damman-vrielink@collectieoverijssel.nl) Er over doorpraten kan natuurlijk altijd bijvoorbeeld via Teams!
We werken er nu trouwens nog aan om dit beleid in de praktijk in te voeren.
@astridmassen De toetsing aan de hand van de AVG speelt zeker mee, maar ook de Wet BRP en de UAVG nemen we mee in de overwegingen. We hadden hierover overleg met Burgerzaken bij ons en daarbij kwamen we erachter dat we een veel te nauw blikveld hebben als we alleen rekening houden met de AVG.
Hoi collega's,
Ook wij worstelden met dit probleem. Van kaarten die bij ons berusten weten we niet of de houder inmiddels overleden is. Immers, de analoge kaarten zijn door de gemeenten bijgehouden tot 1994. Van zij die overleden waren voor 1994 was het origineel al naar het CBG gestuurd. Wat overbleef bij de gemeente was vaak een kopiekaart en al de kaarten van zij die in 1994 nog leefden. Die berusten bij ons, van vele gemeenten binnen onze regio. Als er een vraag komt naar een kaart, weten wij dus niet of die persoon inmiddels overleden is. Dus vragen we in ieder geval een bewijs van overlijden. Daarbij bekroop mij enige tijd geleden de vraag waarom, terwijl de houder daarvan overleden is, door het CBG kolommen nog steeds kolommen werden gezwart (6, 21-24, 33-35) bij uitgifte van een kopie van een overledene. In feite zouden deze kolommen mijns inziens vrij gegeven moeten kunnen worden. Het CBG houdt vast aan het zwarten van de kolommen. Navraag leerde dat dat in veel gevallen gebeurt. ook bij het Stadsarchief Amsterdam. Dus vooralsnog zwarten ook wij de kolommen van de persoonskaarten nog steeds, conform het CBG, en vragen een bewijs van overlijden (wij kunnen nog niet matchen met het overlijdensregisters). Maar: erg benieuwd naar overige handelwijzen want erg goed dat dit onderwerp nu ter sprake komt.
Ha Annemarie,
Ik zal hier neerzetten wat ik altijd aan mensen stuur als zij de vraag stellen (over afplakken van gegevens);
In artikel 30 van de Regeling BRP wordt gesteld:
1. Ten behoeve van een onderzoek als bedoeld in artikel 29 kunnen uit het centraal archief voor overledenen op schriftelijk verzoek inlichtingen worden verstrekt aan:
a. een derde, indien deze bij de verstrekking een gerechtvaardigd belang heeft en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad;
b. een overheidsorgaan, voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van zijn taak.
Het verzoek bevat de gronden voor de verstrekking.
2. De gegevens over het adres worden aan een derde niet verstrekt gedurende 20 jaar na de datum van overlijden van betrokkene, tenzij de verzoeker aantoont bij de verstrekking een zwaarwegend belang te hebben.
3. Gegevens voor zover daarmee aangegeven wordt dat betrokkene tot een kerkgenootschap, vereniging met godsdienstig doel of levensbeschouwelijke groepering heeft behoord, worden niet verstrekt.
4. Het administratienummer wordt niet verstrekt aan derden.
5. De gegevens over de oorzaak van overlijden en de naam van de geneeskundige of de lijkschouwer worden slechts verstrekt aan:
a. een overheidsorgaan;
b. een derde in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift of indien de verstrekking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek.
6. De gegevens vermeld in de vakken 23, 24 en 35 van de persoonskaart worden slechts verstrekt:
a. indien het betreft vervolggegevens die behoren tot gegevens uit een ander vak van de persoonskaart die op grond van dit artikel kunnen worden verstrekt, of
b. met overeenkomstige toepassing van het vijfde lid.
Het CBG is gebonden aan deze wettelijke bepalingen. Wij mogen dus de gegevens in de vakken 6 (godsdienst), 23, 24, en 35 niet vrijgeven, tenzij in zeer uitzonderlijke gevallen.
Zoals uit de regeling blijkt, kan alleen in het kader van wetenschappelijk onderzoek volledige inzage worden gegeven. Dit is sinds 1 oktober 1994 (inwerkingtreding van de voorganger van de huidige wet, de Wet GBA) slechts tweemaal gebeurd.
Artikel 1 biedt de mogelijkheid gegevens te verstrekken aan notarissen, voor hun taak bij het in kaart brengen van nazaten voor de verdeling van een erfenis.
Terzijde: het CBG zou graag meer gegevens vrijgeven maar is dus gebonden aan wettelijke voorschriften.
Hoi Martijn,
Dank je wel. De vraag is dan: geldt wat voor het CBG geldt, ook voor de gemeentearchieven die deze bestanden in bewaring hebben gekregen? Hoever strekt in deze de wetgeving?
Annemarie,
Deze wetgeving gaat (in het algemeen) over het verstrekken van gegevens uit persoonskaarten. Dus dit geldt ook voor gemeentearchieven. Althans, zo lees ik deze wet.
Hoi Martijn,,
Ik ben juridisch een leek, maar vooralsnog wordt daarin volgens mij alleen gesproken over het overbrengen naar Rijksarchiefbewaarplaatsen. Ik lees niets over persoonskaarten en gemeentelijke archieven...
Hallo Martijn en allen,
Ook in Rotterdam zijn we bezig met deze materie.
In artikel 1 van de regeling BR staat mijns inziens duidelijk dat het gaat om het centraal archief voor overledenen. Dat lijkt me de collectie bij het CBG.
Het kan mijns inziens niet zo zijn dat de nu standaard afgeschermde velden van de persoonskaarten voor de eeuwigheid afgeschermd moeten blijven. Ook ten aanzien van de daar vastgelegde gegevens moet de burger ooit het handelen van de overheid kunnen controleren.
Van nog levende personen kan ik het me voorstellen dat de gegevens afgeschermd blijven, c.q. de kaart alleen maar inzichtelijk is door de kaarthouder zelf, danwel een door hem of haar gemachtigde tot inzage. Overigens lijkt het me dat iemand die zijn of haar eigen kaart in wil zien welke bijv. sinds 1994 bij een gemeentelijk archief berust en daarheen is overgedragen de kaart zonder zwarten zou mogen zien, dus in zijn geheel. Maar ook daar is onduidelijkheid over denk ik. En als de kaarthouder zelf aantoonbaar overleden is, dan zou je denken dat de AVG niet meer van toepassing is, ook al betreft het bijzondere persoonsgegevens in de tabellen die gezwart zouden moeten worden (bijv. tabel 6, religie). Stel dat in alle andere tabellen 'gevoelige' persoonsgegevens of wellicht bijzondere persoonsgegevens staan, lijkt mij dat als de persoon in kwestie overleden is, nog maar de vraag of die afgeschermd zouden moeten blijven. De AVG is sec dan niet meer van toepassing, lijkt me. Of zijn hier andere wetten van kracht?
Ik ben het eens met de opmerking van Daniel. Ik werk zowel voor het Haags Gemeentearchief als voor Archief Gooi en Vechtstreek en zie hier 2 verschillende beleidslijnen inzake de PK's.
Den Haag, niet overgebrachte PK's: De enige gegevens die wij mogen verstrekken aan derden als bedoeld in artikel 3.9 Wet BRP zijn: naam/en geboortegegevens, (laatste) adres en datum overlijden. PK's worden alleen aan een notaris verstrekt. Ieder ander (bijv. via een WOO-verzoek) ontvangt een compleet zwart gelakte kaart m.u.v. de vakken 1,3, 4 en het (laatste) adres.
Archief Gooi en Vechtstreek, binnenkort over te brengen PK's: Onze gedachten zijn in hoofdlijnen als volgt:
Ik denk dat je de privacy van nog levende kinderen en/of een partner hoog in het vaandel moet zetten en vraag me af hoe een FG hier tegenaan kijkt. De kaarten zullen op zijn vroegst 100 (110?) jaar na de geboorte van de jongste persoon op de kaart volledig openbaar kunnen worden, dus dat duurt nog even. Het verbaast me nog altijd dat het CBG deze gegevens wel mag leveren.
Ik ben benieuwd naar jullie kijk op deze insteek.
Ik zie dat mijn collega Daniel al gereageerd heeft. Ik ben het eens met de opmerking van Daniel. Als aanvulling daarop wil ik jullie de volgende opmerking maken, die tegelijk een vraag is aan jullie ter toetsing.
Overigens, ik ken de inhoud van het artikel van Ellen Fleurbaay, maar we leven nu onder het regime van de BRP. Daarom reflecteer ik daarop.
@Theo: aanvullende vraag: wat is erop tegen om na overbrenging naar archiefbewaarplaats ogv van aanleveren overlijdensbewijs desgevraagd al complete PK ter inzage te geven, uitgezonderd gegevens kinderen? Op grond waarvan zou je daar standaard 110 jr mee moeten wachten? Als dat niet kan, in welk opzicht schiet de burger/onderzoeker dan nog op met overbrenging?
Zover ik weet plakt het CBG de namen van de kinderen niet af. Die worden weer wel gewoon gegeven bij de aanvraag voor een persoonskaart. In een emailwisseling uit 2021 is n.a.v. een vraag van mij door het CBG geantwoord:
"de volledige vakken ie wij afschermen (in het vak ‘reden verlies NL nationaliteit’ staan bijvoorbeeld soms ook andere dingen – maar ook dan moet het hele vak afgeschermd worden).
Het gaat om:
Vak 6 - Religie
Vak 21 en 22 – helemaal rechts, waar het overlijden staat vermeld. Wij plakken dat af en schrijven er handmatig de plaats en het tijdstip van overlijden bij, samen met een wettekst waarin wordt uitgelegd wat je met de kopieën kunt doen. Maar ik neem aan dat als jullie alleen de naam van de arts / lijkschouwer en het nummer van de overlijdensakte afplakken, dit ook voldoende is (zo doen gemeenten het tenslotte ook).
Vak 23 en 24 – verplichte en onverplichte aantekeningen
Op de achterkant:
Vak 33 en 34 – aantekeningen
Vak 35 – helemaal onderaan. (Op ‘oude’ kaarten staat hier het overlijden aangegeven)"
In 2021 haalde ik volgende informatie van de CBG-website:
Afgeschermd dienen te worden:
Kerkelijke gezindte
Reden verlies Nederlandse Nationaliteit
Adresgegevens bij overlijden korter dan 20 jaar geleden
Doodsoorzaak
Wel mogen:
Personalia hoofdpersoon + gegevens over huwelijken, partners en kinderen
Namen ouders (vaak met geboortedata en plaatsen).
Het CBG antwoordde dat dat klopte en gaf mij vervolgens de specifieke kolomnummers, zoals in voorgaande post genoemd, die gezwart dienden te worden. Kinderen, huwelijken, partners en ouders hoeven dus m.i. niet gezwart.
@Niels: de archiefwet geldt niet voor enkele BRP-zaken. De specifieke vakken op de pk die worden genoemd in de Uitvoeringswet BRP die niet mogen worden getoond, blijven dus geldig, ook na overbrenging naar een archiefbewaarplaats van de pk's.
Als ik deze posts lees, komt het over alsof de letter van de regeling allesbepalend is. Ik heb er een kaart op na gekeken. Inderdaad krijg je volgens de regeling de achterkant van de kaart als hier kinderen op staan. Heel nuttig voor historisch onderzoek, maar ...
wel persoonsgegevens van kinderen uit de jaren tot 1994 verstrekken, dat zijn nog 100.000en levende personen, en vakjes als religie en verlies nationaliteit van een overleden hoofdpersoon afschermen, ik kan het niet uitleggen. Misschien eens overwegen of deze regeling eigenlijk niet in strijd is met hogere wetgeving.
Ik vraag me ook af of het in de geest van de Wet BRP zelf mag heten. Ik mis hierboven nog art. 3.13 over verstrekking van gegevens uit de - jongere - basisregistratie:
Artikel 3.13
1 Een andere verstrekking uit de basisregistratie dan die bedoeld in de paragrafen 1, 2 of 3 of in artikel 3.12 is slechts toegestaan voor zover daarin is voorzien bij algemene maatregel van bestuur en voor zover:
a. de verstrekking plaatsvindt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden;
b. de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad.
Hier zijn een duidelijk doel en een beste ruime randvoorwaarde geformuleerd.
Het verstrekken van genoemde gegevens over overleden personen is al helemaal niet in strijd met AVG en Aw, terwijl je serieuze vragen kunt stellen bij het inzage geven in complete gezinssamenstellingen met uitgeschreven namen en geboortedata.
Aangepast op 22 maart
Gezien alle reacties tot nu toe blijf ik nog steeds van mening dat mijn hierboven beschreven insteek los van de letter van de wet recht doet aan alles en iedereen. Hiermee loop je in ieder geval geen risico's. Matchen met het Nationaal Register van Overledenen is zeker een optie om te kijken welke kaarten eerder 'open' gezet kunnen worden, maar ik vermoed dat gemeenten hier geen geld voor beschikking zullen stellen, omdat er belangrijkere zaken spelen.
Ook ik ben van mening dat art. 3.13 ruimte biedt, evenals matchen met het NRO. Wat ik wil weten: WAAROM, Martijn, geldt volgens jou de Archiefwet voor bepaalde BRP-zaken? En waar ligt dat vast? Ik wil dit verder (laten) onderzoeken ten einde meer ruimte te krijgen voor (digitale) beschikbaarstelling, met in achtneming voor het gestelde in de AVG en Archiefwet.
Toch blijft vreemd dat het CBG standaard wel de namen en geboortedata van de kinderen vrijgeeft (of dit nu mag of niet) en wij als archiefinstelling dat weer niet zouden doen. Daar zit toch een discrepantie? Waarom zij wel, als grote speler op dit vlak, en wij niet? Ook ik ken de wetgeving, maar hier zie ik toch een naar de burger toe (de aanvrager van een kaart) een niet uitlegbaar verschil...
En ook naar de op de kaart genoemde kinderen een niet uitlegbaar verschil...
Misschien vormt deze gedachtewisseling aanleiding voor het CBG om met het ministerie op te nemen dat de regeling in aanmerking komt voor herziening, met als uitkomst dat er enerzijds meer mag, anderzijds minder.
@Niels van Driel; het CBG is al enige tijd hierover met het ministerie in gesprek maar ambtelijke molens malen helaas niet zo snel als wij zouden willen...
Blij te horen, dat het CBG hierover in gesprek is. Rotterdam bezint zich op een beleidslijn ten aanzien van de openbaarheid, zie mijn bovenstaande gedachtenspinsels.