studiebijeenkomst nadere toegangen en indexen

Dit waren vragen die aan de orde kwamen op een studiemiddag over indexen en nadere toegangen op donderdag 4 maart in Den Haag.De bijeenkomst was een initiatief van het Nationaal Archief in samenwerking met het Stadsarchief Amsterdam. In de discussie bleek dat veel archieven worstelden met dezelfde problemen:Belangrijk discussiepunt was de manier van standaardiseren en metadateren. Dit wordt nu door alle instellingen op een andere manier gedaan. Bij samenwerkingsprojecten en levering van data aan portalen zoals WieWasWielevert dit veel extra werk op. Alle deelnemende instellingen ervoeren de bijeenkomst nuttig en er is afgesproken dat het Nationaal Archief in samenwerking met het Stadsarchief Amsterdam en WieWasWie een een vervolgafspraak zal plannen.De focus hierbij zal zijn op een metadateringsstandaard. Dit project is een samenwerkingsverband waarin meerdere archiefinstellingen kunnen participeren.283-NA_Nadere_Toegangen_20100304_studiebijeenkomst.ppt284-pers_bioport20100304.ppt285-20100303.6_WieWasWie_GL_Pres_NA_RST.ppt

Hoe presenteer je digitale indexen aan gebruikers op een begrijpelijke manier?Hoe maak je duidelijk aan de bezoeker van je website dat het grootste gedeelte van je materiaal niet digitaal te vinden is?Welke metadataschema’s zijn er al ontwikkeld?

Er waren twee uitgangspunten:

• kennisuitwisseling om te voorkomen dat archiefinstellingen bij het digitaliseren van indexen onafhankelijk van elkaarhet wiel opnieuw gaan uitvinden

• onderzoeken of we zouden kunnen komen tot een metadata standaard voor indexen (vergelijkbaar met EAD)

Het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (ING), het Stadsarchief Amsterdam (SAA), WieWasWie en het Nationaal Archief hielden presentaties over hun werkwijze en manier van metadateren en beschikbaarstelling.

• nog lang niet alle indexen en nadere toegangen zijn digitaalals ze digitaal zijn zitten ze vaak in verschillende systemen en zijn ze niet in één zoekinterface doorzoekbaar

• er zijn verschillende manieren waarop je om kan gaan met standaardisering, bijvoorbeeld met spellingsvarianten van namen en plaatsen

• mag je aperte fouten in bronnen corrigeren in een index?

Aardig in verband met Archief 2.0 is dat het Stadsarchief Amsterdam een project is gestart met crowd sourcing waarin een webapplicatie wordt gebouwd waarbij user communities op het web zullen worden ingeschakeld bij het maken van indexen.