Kennisbijeenkomst toezicht: samenvatting en powerpointpresentaties

Op 21 november kwamen we met een grote groep toezichthouders bij elkaar bij het Brabants Historisch Informatie Centrum in Den Bosch. Naast een hele mooie locatie ook een hele toepasselijke locatie, want de oorspronkelijke functie van het gebouw was, zo legde archivaris Hella Timmermans uit, toezicht houden op eventuele opstandelingen in de stad. De kanonnen waren daarom gericht op de stad zelf. Bij ons toezicht kunnen we geen kanonnen inzetten, maar tijdens de bijeenkomst hebben we verschillende alternatieve manieren besproken om ook zonder grof geschut ons toezicht meer effect te laten hebben.

We begonnen met een toelichting van Jeroen Jonkers op het door VNG opgestelde meerjarenplan Wet open overheid. Een groot deel van de Woo gaat over het op orde hebben van de informatiehuishouding. Daarom staan in het meerjarenplan 7 indicatoren benoemd waaraan minimaal voldaan moet worden om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Hoe ver gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hiermee zijn wordt jaarlijks geëvalueerd in de Monitor Woo, die door de organisaties zelf wordt ingevuld. De resultaten hiervan worden gepresenteerd op waarstaatjegemeente.nl. Helaas is het nog niet door alle lokale overheden ingevuld. Tijdens archiefinspecties kan nog extra de aandacht gevestigd worden op het belang van het invullen hiervan, en kan geverifieerd worden in hoeverre de invulling klopt. VNG gaat het meerjarenplan binnenkort evalueren. Vraag daarbij is in hoeverre de huidige indicatoren nog goed genoeg zijn en wat wij als beroepsgroep van deze indicatoren vinden. Met een mentimeter werden de belangrijkste indicatoren uitgevraagd.

Vervolgens zijn we ingegaan op de vorm van inspectieverslagen door verschillende organisaties: de inspectie Overheidsinformatie en erfgoed, Interbestuurlijk toezicht Overijssel en het BHIC. Daarbij kwamen verschillende vragen aan bod, zoals: hoe zorg je dat je verslag voldoende aandacht krijgt? Het helpt om conclusies visueel aantrekkelijk en overzichtelijk weer te geven, bijvoorbeeld met kleuren of diagrammen. Daarnaast kan het helpen de krachten te bundelen met CISO en FG, bijvoorbeeld door één rapport in te leveren op deze drie aandachtsgebieden. Maar sneeuwt het archiefdeel dan niet onder? Daarover was enige discussie. Ook ontstond er discussie over in hoeverre je als archiefinspecteur een oordeel kunt geven t.a.v. AVG en Woo. Je kunt wel benoemen dat er een mogelijk risico is op gebied van Woo en AVG, maar de mate waarin aan deze wetgeving voldaan wordt over laten aan de experts op dit gebied.

Tot slot waren er een aantal stellingen over ethische kwesties. Marieke Doezé en Jos Arends van het Drents Archief namen allebei een ander standpunt in over het vernietigen van patiëntendossiers. Wettelijk moeten ze vernietigd worden, maar zijn ze toch niet het bewaren waard? Ze kunnen bijvoorbeeld van belang zijn bij onderzoek naar erfelijke aandoeningen. Daarnaast geven ze een compleet beeld van de samenleving, ook van mensen die anders weinig in archieven voorkomen. En als je dit soort dossiers gaat vernietigen, wat zou dan een goede bewaartermijn zijn? Of als je ze zou bewaren, wanneer worden ze dan openbaar? Via mentimeter zijn de meningen gepeild, die terug te zien zijn in de bijgevoegde presentatie.
Een andere interessante kwestie, aangedragen door Wilma Koolen van het Regionaal Archief Nijmegen, ging in op het verschil tussen de archiefinspecteur in de rol van toezichthouder/adviseur en in de rol van auditor. Welke taken liggen bij welke rol? Ook hier werd mentimeter ingezet om de meningen ten aanzien van de verschillende rollen te inventariseren.

Het was een geslaagde bijeenkomst waarbij we veel kennis en ervaring hebben uitgewisseld. Wordt volgend jaar vervolgd!