Terugblik: Themasessie Nieuwe technologieën in het Informatiebeheer (29/10)

Op dinsdag 29 oktober 2024 vond in Utrecht de tweede themasessie van het Leerhuis Informatiehuishouding plaats, dit keer rond het thema ‘Nieuwe technologieën in het informatiebeheer’. Het doel van deze sessies is om van elkaar te leren, door kennis en praktijkervaringen met elkaar te delen.

Introducties door Eric Kokke en Sebo Boerma

Eric Kokke trapte de bijeenkomst af met een presentatie, waarbij duidelijk werd dat nieuwe technologieën niet altijd geavanceerde technieken hoeven te zijn, maar dat andere methoden, principes of processen hier ook onder kunnen vallen. Via een aantal voorbeelden uit de praktijk van de Informatiehuishouding zorgde hij voor inspiratie bij de deelnemers. (Deze presentatie kan je onderaan deze pagina downloaden.)

Sebo Boerma vervolgde met een introductie van de ‘Open Space’-werkwijze, een essentieel onderdeel van de sessies waarbij de deelnemers zelf de verantwoordelijkheid dragen voor de agenda, de inhoud en het eindresultaat.

Thema's en Vraagstukken van de Deelnemers

In deze sessie kwam een breed scala aan thema's en vraagstukken naar voren, ingebracht door verschillende vertegenwoordigers van overheidsinstellingen.

Microsoft 365 als DMS

Joost van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) bracht het onderwerp ‘Microsoft 365 als DMS’ en vroeg zich af hoe andere organisaties hiermee omgaan. In deze discussiegroep was voldoende ervaring op dit gebied beschikbaar. De uiteindelijke conclusie was een groot belang van een goed doordachte inrichting en samenwerking bij het gebruik van M365 als document management systeem (DMS). Het gesprek leidde tot een verzoek om aanvullende opleidingen en om een community op te richten voor het delen van praktijkervaringen met M365.

Draagvlak bij Nieuwe Technologieën

Olivier van het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) bracht de stelling ‘Draagvlak dankzij of ondanks techniek’ in. In zijn groep besprak hij het belang van draagvlak en gedragsverandering bij de introductie van nieuwe technologieën. Er werd een huiswerksuggestie gegeven om eerst met IT en kerngebruikers te verkennen hoe bestaande ICT-voorzieningen optimaal ingezet kunnen worden. Gedragsverandering vraagt om betrokkenheid van leidinggevenden en kost tijd, maar implementatie ‘by design’ biedt op lange termijn duurzame voordelen.

Actieve Openbaarmaking en Informatiehuishouding

Andre van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vroeg zich af hoe het zit met ‘Actieve openbaarmaking en de Informatiehuishouding’. Hij lichtte toe dat het eigenaarschap voor actieve openbaarmaking grotendeels bij beleidsafdelingen ligt en slechts deels bij de IHH. Hoewel AI-toepassingen voor zoekopdrachten beschikbaar zijn, blijft de beschikbaarheid voor de overheid beperkt. Een landelijke infrastructuur zou hier uitkomst kunnen bieden, indien er meer gebruik van AI in overheidsprocessen gewenst is.

Van Remmende naar Versnellende Voorsprong

Moniek van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) maakte zich zorgen over hoe van een ‘Remmende voorsprong naar een versnellende voorsprong’ te komen. Zij reflecteerde met haar discussiegroep over de uitdagingen van gezamenlijke en integrale samenwerking binnen ketens en de functionele aanpak daarvan. Het bleek een hele opgave om de verschillende organisaties synchroon te laten werken, maar ze merkte op dat het kijken naar verschillende perspectieven verrijkend werkt.

Desinformatie in de Informatiehuishouding

Patricia van het Rijkorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) was benieuwd of haar collega’s zich bezighouden met de problematiek rond ‘Desinformatie in de informatiehuishouding’. Het leidde tot een filosofische discussie over desinformatie en de rol van de overheid in waarheidsbepaling. Ze benadrukte dat de overheid kritisch moet blijven en transparantie moet nastreven, waarbij burgers zelf moeten leren omgaan met informatie en misleiding. AI kan mogelijk helpen bij het inzichtelijk maken van de context en herkomst van informatie, maar desinformatie blijft een complex begrip met veel nuances.

AI Inzetten bij de Analyse van Informatie

Carla van het UWV wilde graag voorbeelden horen van organisaties die ‘AI inzetten bij de analyse van informatie’. De deelnemers deelden ervaringen met AI-tools voor informatieanalyse en benadrukte het belang van ethische reflectie en het stellen van juiste zoekvragen. Organisaties zouden bij het gebruik van AI beter centraal kunnen organiseren, zodat diverse bronnen efficiënt benut worden.

Kritisch Kijken naar Nieuwe Technologieën

Jet van Galen van Rijkswaterstaat (RWS) wilde eigenlijk de discussie terugbrengen naar het moment voordat je nieuwe technologieën wilt gaan inzetten. Haar onderwerp was dan ook ‘Kijken met een kritische bril naar nieuwe technologieën. Wat heb je nodig?' Zij sprak over het kritisch beoordelen van nieuwe technologieën en de noodzaak om eerst goed inzicht te hebben in de waarde van informatie binnen de organisatie. Ze wees op de kloof tussen voorlopers en achterblijvers binnen organisaties en stelde dat basiskennis over technologie breed gedragen zou moeten zijn.

AI: Mythe of Werkelijkheid?

Remko van het Ministerie van JenV benoemde misschien wel de olifant in de kamer. Zijn vraag aan de collega’s was dan ook ‘AI: mythe of werkelijkheid?’ Zijn conclusie? Nu nog een mythe binnen de overheid, maar wel een met veel potentie. Het gesprek ging dan ook over de benoemde potentie en beperkingen van AI voor het vakgebied IHH. Hoewel AI veel kan betekenen voor tekst generatie en samenvatting, blijkt de technologie nog niet geschikt voor waardering en selectie, onder andere vanwege een mismatch met bestaande selectielijsten.

Inzet van Chatbots bij het Zoeken naar Informatie

Ten slotte wilde Gerard van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heel graag ervaringen horen van collega’s over ‘de inzet van chatbots bij het zoeken naar informatie’. Bij zijn organisatie loopt er een pilot, maar is het stil. Daarom is hij erg benieuwd naar de ervaringen in de praktijk. In de discussie kwam het belang van de juiste prompts en de keuze tussen een open AI-platform en een afgesloten domein aan de orde. Net als de overwegingen over privacy en de veiligheid van informatie in de cloud.

Conclusie van de Bijeenkomst

De bijeenkomst gaf de ruim 40 deelnemers veel stof tot nadenken over de toepassingen en implicaties van nieuwe technologieën binnen de informatiehuishouding. De dag werd afgesloten met een gevoel van gedeelde inzichten en mogelijke vervolgstappen.