De resultaten van de themassesie Microsfoft 365 en Informatiebeheer (17 maart 2025)

17 maart j.l. kwamen 25 Informatieprofessionals bijeen om met elkaar de uitdagingen en oplossingen op het gebied van Microsoft 365 en Informatiebeheer te bespreken. Niet geheel onverwacht leidde dit tot geanimeerde gesprekken en veel kennis uitwisseling.

Via de open-space methode gingen de deelnemers aan de slag met 7 vraagstukken. Zie hieronder de resultaten op de flip-overs:

Vraagstuk 1: Hoe krijg ik ICT mee in de visie van Archiefbeleid?

Resultaten/Tips:

• Zoek de samenwerking
• Zorg voor erkenning en begrip bij het 'betreden' iemands domein
• Zoek gezamelijke pijnpunten
• Maak duidelijk dat 'archief' niet langer meer het sluitstuk van het proces is, maar het startput

Vraagstuk 2: Hoe verloopt het migreren naar M365?

Resultaten/Tips;

• Zorg voor de juiste inrichting, dan oude situatie opruimen, overzetten (als de landingsplaats in orde is)

Vraagstuk 3: Hoe ga je om met beheren en classificeren van data in Microsoft 365?

Resultaten/Tips:

• Zorg dat duidelijk is hoe je M365 gaat gebruiken
• Maak verschil in primaire en ondersteundend processen

Vraagstuk 4: Waar gebruik je M365 eigenlijk voor?

Resultaten/Tips;

• Voor alles? Zorg voor afspraken over minimaal te bewaren informatie in M365
• Vraag aan de gebruiker wat allemaal in gebruik is en waarvoor
• Zorg voor afspraken over het gebruik

Vraagstuk 5: Hoe zorg je voor een soepel implementatietraject M365?

Resultaten/Tips:

• Start met kleine stapjes
• Zet ambassadeurs en Key-users in
• Goede gebruikersondersteuning klaar voor de implementatie (verschillende vormen aanbieden)

Vraagstuk 6: Kun je binnen M365 automatische bewaartermijnen toevoegen?

Resultaten / Tips:

• Zorg ervoor dat te bewaren informatie in de applicaties komen waar je retentielabels kunt toevoegen
• Denk aan Purview
• Blijf ook procesapplicaties gebruiken, waarin gearchiveerd kan worden

Vraagstuk 7: Hoe start je met Informatiebeheer in M365?

Resultaten/Tips:

• inventariseer de documenten die in M365 komen
• Ontzorg de collega's door een goede inrichting
• Houd ook rekening met het beheer na de implementatie