Afzien van Capstone bij DNB

Reacties

• • Rens Ouwerkerk (Chief Record Officer bij de gemeente Utrecht)
  • 1727938500

  Interessant om te lezen Sjoerd! En klinkt alsof jullie een verstandige keuze hebben gemaakt voor jullie organisatie.

  Zoals elders op KIA te lezen, hebben wij wel voor capstone gekozen. Maar bij ons is de organisatorische context dan ook anders. Tegelijkertijd zijn de overeenkomsten tussen onze respectievelijke aanpakken groter dan de verschillen. Bijvoorbeeld:

  • "Waar kiest DNB dan wel voor? In de eerste plaats kiest DNB voor behoud van het principe van (proces- of zaak-dossiergerichte archivering." -> Dit is bij ons ook het uitgangspunt. Capstone zien we als aanvullend vangnet en zo communiceren we dat ook.

  • "Verder kiest DNB voor integraal retentiebeleid van 10 jaar: elke e-mail – van elk type functionaris – wordt 10 jaar na verzending of ontvangst, automatisch vernietigd uit de e-mailomgeving." -> Wij hanteren 7 jaar, maar verder precies hetzelfde. Dit vind ik misschien wel de meest waardevolle maatregel in het hele pakket om redenen die je in jouw artikel noemt.

  Verschillen zijn:

  • "Een andere reden waarom Capstone onvoldoende bijdraagt aan duurzame toegankelijkheid, is dat de e-mails gevangen blijven in de e-mailbox van de verzender of ontvanger. Dit is de enige persoon die toegang heeft tot zijn e-mailbox." -> Dit zit bij ons iets anders. Bij ons is het voor bepaalde functionarissen namelijk wel mogelijk om, onder strikte voorwaarden, mailboxen te doorzoeken (in het kader van Woo).
  • "Capstone creëert een risico op (verdere) nalatigheid van dossiergerichte archivering (want ‘het wordt toch automatisch gearchiveerd?’)." -> Dit is inderdaad een risico, maar we zien in onze organisatie tot nu toe niet dat dit effect op grote schaal optreedt. Althans, niet meer dan voorheen al het geval was. Door de aandacht voor het onderwerp zijn medewerkers juist bewuster geworden van het belang om zorgvuldig met hun mail om te gaan. Wel belangrijk om te blijven monitoren hoe dit zich ontwikkelt en bij te sturen waar nodig.

  Een belangrijke observatie van je die ik deel is deze:

  • "Een bijkomend probleem is doordat e-mails van sleutelfunctionarissen permanent bewaard blijven, er een uitdijend e-mail-universum gecreëerd wordt. Een speld waarnaar je zoekt, wordt steeds moeilijker vindbaar, in een almaar groeiende hooiberg." -> Wij gaan pas over 10 jaar voor het eerst e-mail overbrengen. Ik heb een beetje de hoop dat we tegen die tijd in staat zijn om met tooling de zin van de onzin te scheiden zodat we niet daadwerkelijk de hele hooiberg hoeven over te brengen. Ontwikkelingen in de markt stemmen wat dat betreft optimistisch. Daarnaast hebben we voor een zo minimalistisch mogelijke interpretatie van sleutelfuncties gekozen om de hooiberg niet onnodig groot te maken.

  Zoals één van onze recordmanagers treffend zei: capstone is een waardeloze methode, maar wel het beste dat we nu kunnen doen. Mede daarom juich ik toe dat er met verschillende aanpakken geëxperimenteerd wordt. Zo kunnen we in de praktijk beproeven wat werkt en wat niet en daarbij van elkaar leren.
  Laten we over een jaar of vijf eens landelijk evalueren wat de verschillende onderwerpkeuzes ons wel en niet hebben gebracht!

  
• • Sjoerd Korsuize (Beleidsadviseur Informatiehuishouding)
  • 1727943228

  Hoi Rens, dank voor je reactie!

  Jullie post over de introductie van Capstone in Utrecht heb ik eerder al met grote interesse gelezen. Vooral ook de gesprekken die eronder ontstonden in de reacties. Het is duidelijk dat e-mailarchivering en Capstone leeft.

  Een kleine nuance bij de verschillen die je noemt: Bij DNB hebben we ook de mogelijkheid om specifieke functionarissen onder strikte voorwaarden te laten zoeken in de mailomgeving. Inderdaad ook bij Woo of integriteitsonderzoek. Wat mij betreft blijft het punt dat informatie onder Capstone in de mailomgeving ontoegankelijk is en blijft voor (toekomstige) collega’s dan ook staan. Een probleem overigens wat ik ook zie ten aanzien private channels in Teams, maar dat voor een andere keer.

  Het zou mooi zijn als in de nabije toekomst AI ons kan helpen om zin van onzin te scheiden. Dat zou heel veel ruis schelen in de archieven. We hebben wat dat betreft echt gekozen voor een oplossing die past in de (on)mogelijkheden van het hier en nu. Laat het vooral weten als jullie hier stappen in hebben gezet!

  Uitstekend voorstel om over vijf jaar eens goed te evalueren!

  
• • Floris Janssens-Andrejew (Nationaal Archief) (Adviseur Digitaal Informatiebeheer)
  • 1728573877

  Hallo Sjoerd,

  Een interessant artikel, bedankt voor het delen van jouw zienswijze. Zoals je kunt begrijpen, is het een zienswijze die ik niet geheel deel. De context van DNB, zoals je zelf omschrijft, is een hele specifieke en zeker niet te veralgemeniseren.

  Na het lezen van het artikel wil ik vooral een kanttekening plaatsen bij het thema van context. Hierover schrijf je:

  ‘Opmerkelijk is dat correcte dossiervorming – dus inclusief e-mails – beide doelen al kan realiseren. In dat opzicht realiseert Capstone (volgens de Handreiking) geen doelen die zonder Capstone niet ook al gerealiseerd moeten kunnen worden.’

  Hier is wat op af te dingen. Conventionele dossiervorming is niet ingericht om e-mail veilig te stellen in de originele context, dit is daarom een meerwaarde van de Capstone methode, juist het behouden van die context.

  Verderop in het artikel schrijf je dat veiliggestelde berichten ‘zich bevinden in de contextarme omgeving van de e-mailbox’’.

  Veiliggestelde e-mail is niet contextarm. Het wordt getoond in samenhang met andere ‘relevante’ e-mail, wat ruimere mogelijkheden voor duiding en reconstructie geeft dan enkel procesgericht archiveren, waarbij bepaalde context juist weer wordt gemist. Daarbij is het ook nodig te stellen dat de ene methode de andere niet uitsluit, zeker niet bij een goede voorlichting en begeleiding van medewerkers.

  Nog twee andere punten zijn de openbaarheid en retentie.

  Er is altijd ruimte om bij overbrengen passende afspraken over openbaarheid te maken. Dit is voor e-mails niet anders.

  Een deel van de argumenten om te vernietigen – uitvoeringslast, preservering en gebrek aan expertise – zouden niet richtinggevend mogen zijn. Om te bepalen wat er wel of niet vernietigd wordt, zijn wettelijke instrumenten. Vanuit duurzame toegankelijkheid en de daarbij horende randvoorwaarden is dit geen optimale keuze.

  Dit is een eerste reactie op basis van dit artikel. Voor een verdere verdieping praten we natuurlijk altijd graag verder. Het thema is te interessant en relevant om geen dialoog over te hebben.

  
• • Sjoerd Korsuize (Beleidsadviseur Informatiehuishouding)
  • 1729004496

  Hoi Floris,

  Dank voor je reactie! Zeker, DNB kent kenmerken en uitgangspunten specifiek voor de eigen organisatie. Elke organisatie zou deze voor zichzelf moeten analyseren en van daaruit een strategie vormen. We deelden ons traject en ervaringen, omdat het voor anderen interessant kan zijn welke afwegingen wij maakten.

  Toch even een reactie punt voor punt.

  Context en reconstructie: Hier verschillen we duidelijk van inzicht. In mijn beleving bieden e-mails in een e-mailbox niet alleen aanzienlijk minder context om een gedane zaak te kunnen reconstrueren, maar bovendien ook geen context die niet ook meegenomen kan worden naar het zaakdossier als geheel (waar e-mails slechts een onderdeel van zijn). E-mails kunnen prima in conversatievorm, in relatie met andere e-mails, worden toegevoegd aan een dossier. Dan heb je én de context gelijk aan de e-mailbron én context op een aanvullend hoger aggregatieniveau geborgd, dan wanneer je het louter in de e-mailbox houdt. Hierdoor borg je m.i. juist de mogelijkheden tot duiding en reconstructie.

  Beperking op de openbaarheid: waarvan akte, mooi dat er specifieke afspraken gemaakt kunnen worden. Punt is hier meer dat het fijn is als hier expliciet vooraf iets over vastgelegd en publiekelijk gecommuniceerd is.

  Vernietigen, uitvoeringslast Woo, gebrek aan expertise preservering: Dit argument was voor ons niet doorslaggevend, maar wel aanvullend op het bredere plaatje in het traject. Voor de duidelijkheid, het heeft slechts betrekking op het scenario waarin 1) een organisatie e-mails blijvend bewaart onder capstone; en 2) een organisatie ontheft van overbrenging. In dit scenario blijven e-mailboxen permanent onder de archiefvormende organisatie berusten, wat twee gevolgen heeft: 1) de archiefvormer moet kennis en faciliteiten hebben om te preserveren en 2) de e-mailboxen zullen onder het regime van de Woo blijven vallen (wat leidt tot een grote uitvoeringslast).

  Vernietiging/bewaring vindt plaats op grond van (het wettelijke instrument van) de van kracht zijnde selectielijst. Ook van de e-mails die onderdeel uitmaken van de betreffende zaakdossiers.

  Daarnaast blijft wat mij betreft ook het belangrijke argument staan, dat e-mails in e-mailboxen niet duurzaam toegankelijk zijn. E-mails in e-mailboxen zijn uitsluitend toegankelijk voor verzender/ontvanger (zie ook punt hierboven in uitwisseling met Rens Ouwerkerk). Capstone lost dit probleem niet op en verergert het mogelijk zelfs.

  Tot slot: Het verbaast me eigenlijk dat er eerder nooit écht een breed, landelijk debat is gevoerd onder archiefproffessionals over doelstellingen, nut, effectiviteit en risico’s van capstone. Of ik heb het gemist natuurlijk! Dat sluit ik zeker niet uit. Afgaande op de reacties op LinkedIn werd me in ieder geval duidelijk dat het onderwerp breed leeft. Mooi om die betrokkenheid van experts in het veld te zien!

  
• • Esther Uiterlinden (Coördinator Informatiebeheer/Informatiemanager)
  • 1729015095

  Bedankt voor deze kritische uiteenzetting over de Capstone, de punten die je noemt miste ik namelijk ook heel erg in discussies hierover. Ik merkte vooral dat we het op strategisch/tactisch niveau bespreken, en nooit op het vlak van uitvoerbaarheid/praktische invulling. Het punt dat er heel veel overgebracht zal gaan worden bijvoorbeeld (GreenIT iemand?) hoorde ik te weinig, evenals de samenhang met andere dossiervormingsrichtlijnen.

  Over de uitvoerbaarheid wil ik graag nog toevoegen dat als je als organisatie Capstone wil invoeren met het M365 pakket, je al het duurste abonnement moet aanschaffen én er ook dan nog problemen zijn die bij Microsoft opgelost moeten worden om het goed te kunnen invoeren. (Nou zijn er volgens mij ook andere aanbieders op de markt gekomen, die ken ik zelf niet vanuit de praktijk). Heel veel overheidsorganisaties maken zichzelf dan wel het spaarvarkentje van een multinational en ik denk vooral: kunnen we dat als overheid wel verantwoorden dat we dit doen van gemeenschapsgeld?