Zbo-kennisfestival over informatiehuishouding op 12 september

Op 12 september 2024 vindt de tweede editie van het zbo-kennisfestival plaats. Iedereen die bij een zelfstandig bestuursorgaan (zbo) werkt en werkzaam is in het vakgebied informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid, wordt uitgenodigd om deze dag een bezoek te brengen aan het Nationaal Archief (NA). Waarom een speciaal evenement voor zbo’s en wat houdt deze dag in? Dit jaar organiseren Nicole van Gerven en Joana Kaus, beiden werkzaam bij het NA, de tweede editie. KIA ging in gesprek met Joana en geeft ons vast een sneak preview.

ZBO’s een handje helpen
Twee jaar geleden ontstond bij het NA het idee om een speciaal “festival” te organiseren voor professionals werkende bij zbo’s. Om te verbinden met vakgenoten en te leren over het thema informatiehuishouding. De ervaring leert dat zbo-professionals andere behoeftes hebben dan professionals bij ministeries. Joana legt uit: “Het is aan het NA om te helpen bouwen aan een transparante overheid. Daar hoort bij dat informatie duurzaam toegankelijk is! Dit is voor zbo’s vaak een uitdaging, het primaire werk moet immers ook doorgaan. En wij willen hen de aandacht geven die zij verdienen.”

Joana legt uit dat zbo’s uniek zijn in hun soort; zij zijn voor een specifieke taak in het leven geroepen. Die taak of taken hebben prioriteit, omdat zij meestal direct contact hebben met burgers. Zbo’s werken vaak met taak-specifieke applicaties of datasets, waardoor het lastig is grip te krijgen op de informatiehuishouding. Het NA probeert deze organisaties een handje te helpen. Een voorbeeld is het werken met Microsoft Teams. Doordat Microsoft Teams het werken op afstand vergemakkelijkt, hebben zbo’s in korte tijd besloten om het programma voor medewerkers ter beschikking te stellen. Er wordt dan ook veel mee gewerkt. Pas op een later moment in het proces werden collega’s van de informatiehuishouding geconfronteerd met het feit dat deze informatie niet duurzaam toegankelijk was. Het doel van het festival is om meer grip te krijgen op dit onderwerp onder deze vakgenoten.

Microsoft Teams inrichting en DUTO-raamwerk
Het kennisfestival wordt georganiseerd door het NA met als doel zbo’s bij elkaar te brengen, te laten verbinden en kennis uit te wisselen. Joana geeft aan dat het belangrijk is dat ze weten: ze hoeven het niet allemaal alleen hoeven doen! Ze hebben elkaar en het NA. Het kennisfestival bestaat uit een ochtend- en een middagprogramma, met tussendoor een lunch. De ochtend bestaat uit verschillende interactieve sessies. Vanuit het NA wordt een sessie uitgerold rondom het onderwerp e-mailarchivering. Professionals van zbo’s zelf zijn ook gevraagd om een bijdrage te leveren. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) neemt deelnemers mee in het inrichten va informatiehuishouding in Microsoft Teams. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) organiseert een sessie over het DUTO-raamwerk. Na de lunch vinden er ‘speeddates’ plaats en een kennismarkt. Op de kennismarkt staan verschillende standhouders met wie deelnemers het gesprek kunnen aangaan. Op een open, gezellige manier. “Wie weet zit daar ook nog voor iedereen een verrassing bij!”, zegt Joana lachend. “Plus, het heet natuurlijk niet voor niks een festival. Het doel is om er een vrolijk, feestelijk evenement van te maken waar bezoekers op een gezellige manier een leerzame dag beleven. Dat je aan het einde van de dag weggaat met waardevolle informatie op zak en een glimlach op je gezicht.”

Van Festival naar KIA Community
Tijdens het festival is ook KIA Community op de kennismarkt aanwezig. Zbo’s hebben namelijk op KIA hun eigen groep; die is tijdens de eerste editie van het kennisfestival in het leven geroepen. Op de kennismarkt gaan de KIA community managers graag in gesprek met zbo-professionals. Over hoe zij KIA zouden willen gebruiken om informatiehuishouding sneller, makkelijker en daarmee plezieriger te maken. Wat Joana denkt dat zbo-professionals nodig hebben om meer met elkaar te verbinden? “Ik denk dat dat iets is wat zij zelf moeten bespreken. Wij zijn geen zbo, wij faciliteren voor zbo’s een plek om met elkaar gesprekken aan te gaan over wat er nodig is en wat nog ontbreekt. Daar kan het NA goed bij helpen. Ook denk ik dat KIA een prachtig platform is om na het festival die gesprekken op voort te zetten.”

Werk jij bij een zbo en wil je op 12 september samen met andere vakgenoten met het onderwerp duurzame toegankelijkheid aan de slag? Meld je aan via 12 september zbo-kennisfestival - aanmelden kan nu! | Nationaal Archief.