Vraagstuk: bewaren, vernietigen en hergebruik bij de bron

Reacties

• • Rens Ouwerkerk
  • 1560933780

  Goede vraag, Willem! Dit uitgangspunt is nog dusdanig nieuw dat er bij mijn weten nog vrij weinig praktijkervaring mee is.
  
  Algemeen: het lijkt me dat je als bronhouder sowieso inzicht wil hebben van de ketens waarbinnen je opereert en een architectuur is wat mij betreft het juiste instrument om dat overzicht te beschrijven. Een enterprise-architectuur is daarvoor misschien te hoog-over, maar een domeinarchitectuur zou juist daarover moeten gaan.
  Hergebruik van gegevens binnen een keten brengt namelijk niet alleen vraagstukken met zich mee over archivering en bewaartermijnen, maar ook over sturing op datakwaliteit, privacy en doelbinding etc. De datakwaliteit die de bronhouder aanbiedt, moet immers aansluiten op de kwaliteitsbehoefte bij de afnemer. Bovendien wil de aanwezigheid van gegevens nog niet zeggen dat die ook zonder meer door elke potentiële afnemer hergebruikt mogen worden.
  Dus een en ander vraagt om een integrale aanpak waarin expertises over architectuur, privacy, beveiliging en informatiebeheer/archivering samenwerken. En dan vergeet ik vast nog wel een paar disciplines.
  
  Daarmee bedoel ik niet dat al deze aspecten per se in een architectuur uitgewerkt moeten worden (kan wel natuurlijk). Architectuur zie ik vooral als een nuttige kapstok waaraan andere disciplines hun eigen instrumenten kunnen koppelen. Ik kan me bijvoorbeeld voorstellen dat de implicaties van gegevensgebruik binnen ketens op het gebied van bewaartermijnen zijn beschreven in een informatiebeheerplan of een zaaktypecatalogus.
  
  Specifiek wat betreft de bewaartermijnen: in sommige gevallen zal in de bron al een bewaartermijn gelden die lang genoeg is om hergebruik in de keten te faciliteren. Als dat niet zo is, dan zou dat een reden kunnen zijn om de selectielijst een onderhoudsbeurt te geven en daarin nieuwe bewaartermijnen vast te leggen die meer gericht zijn op ketensamenwerking.
  Ik kan me ook voorstellen dat je beschikbaarstelling vanuit de bron als voorkeurspatroon ziet, maar daarvan onder bepaalde omstandigheden beredeneerd afwijkt. Langdurig bewaren in de bron vereist bijvoorbeeld aanwezigheid van preserveringsfunctionaliteit en dat zal in de praktijk nog niet altijd al helemaal in orde zijn. Dat kan een reden zijn om in voorkomende gevallen de bron te verplaatsen (dus niet kopiëren) naar een andere omgeving met een andere eigenaar, bijvoorbeeld een e-depot bij een archiefinstelling (met als risico dat je functionaliteit verliest).
  Een andere optie kan zijn dat je de gegevens verplaatst naar een omgeving van een afnemer die de gegevens langer nodig heeft en dat je die omgeving dan als de bron beschouwt. Dus de bron inrichten daar waar de bewaartermijn het langst is in plaats van daar waar de gegevens ontstaan.
  
  Dus het korte antwoord op jouw vraag is: Ja, je moet als bronhouder inzicht hebben van de ketens waarbinnen je opereert.
  
  Heb je hier iets aan?

  
• • Wouter Brunner
  • 1561007760

  Het lijkt me ook wel handig om te bepalen waarvoor de brongegevens hergebruikt worden. Is dit om de situatie op een bepaald moment vast te leggen ('was persoon X ingeschreven op moment Y') of moet de informatie juist geactualiseerd blijven?
  
  In het eerste geval zou ik er zelf zoveel mogelijk voor kiezen om toch 'kopieën' te maken, het probleem van actuele versies speelt immers toch niet en je hebt geen problemen met vernietigingstermijnen bij je bron.
  
  Voor het tweede geval sluit ik me aan bij Rens.