Beeldmateriaal beschikbaar stellen op verschillende niveaus. Auteur: Nancy van den Eijnde, Erfgoed 's-Hertogenbosch

Inleiding

Binnen het archiefwezen is veel onduidelijkheid over de plaats van beeldmateriaal en de beeldbank binnen de archiefbewaarplaats. Meningen lopen uiteen en wetgeving is heel vatbaar voor verschillende interpretaties. In artikel 1 van de Archiefwet 1995 worden archiefbescheiden omschreven als ‘bescheiden ongeacht hun vorm’. Hier zou dus ook beeldmateriaal onder kunnen vallen.[1]

Toch blijft beeldmateriaal een ‘bijzonder iets’. De afbeeldingen zijn vaak makkelijk toegankelijk via beeldbanken op websites en beschrijvingen zijn gestructureerd doorzoekbaar via zoekmachines.
Veel beeldmateriaal is gedigitaliseerd en wordt, doordat het makkelijk online vindbaar is, niet alleen bekeken door onderzoekers en geïnteresseerden maar ook door toevallige ‘website- passanten’. Beeldmateriaal online beschikbaar stellen heeft dus tot gevolg dat het wereldwijd bekeken kan worden en, als afbeeldingen downloadbaar zijn, ook gebruikt kunnen worden. Doordat het beeldmateriaal en de beschrijvingen systematisch en digitaal doorzoekbaar zijn en er persoonsgegevens verwerking bij komt kijken, krijgt men ook te maken met de AVG.

De AVG is echter niet specifiek geschreven voor archiefdiensten en al helemaal niet voor beeldbanken. De AVG is vooral geschreven voor grote bedrijven die grote aantallen persoonsgegevens verwerken. Dat neemt niet weg dat ook beeldbeheerders van een archiefdienst persoonsgegevens verwerken en met de AVG en UAVG te maken krijgen.

AVG en persoonsgegevens op beeldmateriaal

Persoonsgegevens zijn ook op beeldmateriaal zichtbaar, al dan niet in combinatie met een beschrijving behorende bij de afbeelding. Denk hierbij bijvoorbeeld aan namen bij een klassenfoto. Dit roept meteen vragen op, niet alleen met betrekking tot de AVG maar ook met betrekking tot auteursrechten en bijvoorbeeld portretrecht. Wanneer treedt de AVG in werking met betrekking tot beeldmateriaal? Wat zijn de mogelijkheden met het beschikbaar stellen van beeldmateriaal online met in achtneming van de AVG? Waar moet men op letten en wat is juist geen probleem? Daar tussendoor komt ook vaak nog het auteursrecht en alle daarbij behorende regels gefietst. Maar als we puur kijken naar de AVG met betrekking tot beeldmateriaal, bijvoorbeeld bij de fotocollectie die binnen afzienbare tijd verworven wordt van een fotojournalist, waar hebben we dan mee te maken?

Probleemstelling

De fotocollectie die ik als voorbeeld heb genomen bij deze casus is een collectie geschonken door een fotojournalist en omvat ruim 65.000 foto’s. Het auteursrecht is geregeld, daar hoeft op dit moment geen rekening mee gehouden te worden. We kunnen ons in dit geval geheel bezighouden met de gevolgen van de AVG op beeldmateriaal.

Een deel van de foto’s is gepubliceerd in een dagblad, een ander deel is nooit gepubliceerd. Op de foto’s zijn gebeurtenissen zichtbaar waar vaak ook mensen op staan. Deze mensen zouden in veel gevallen nog kunnen leven waardoor de AVG gaat gelden. Bij alle foto’s hoort een ‘verhaal’, de afbeeldingen zijn tenslotte gemaakt door een journalist. Dit verhaal kan ook invloed hebben op de afbeelding en wat de afbeelding vertelt. Dit roept ook weer vragen op. Als iemand op de foto staat met een donkere huidskleur, is dat dan meteen een bijzonder persoonsgegeven of wordt het pas een bijzonder persoonsgegeven als het ‘verhaal’ dat erbij hoort dit suggereert? Of iemand heeft een ketting met een kruisje omhangen, bijzonder persoonsgegeven of niet? Is dit context afhankelijk?

In artikel 9 van de AVG wordt ingegaan op bijzondere persoonsgegevens waaronder ook ras of etnische afkomst en religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Had de fotograaf deze foto’s dan überhaupt wel mogen maken? Het behandelen van een fotocollectie roept dus veel vragen op door kennisgebrek, maar tijdens de cursus is ook duidelijk geworden dat het heel lastig is om te bepalen wat de mogelijkheden zijn met betrekking tot het online beschikbaar stellen van beeldmateriaal. Veel is afhankelijk van interpretatie en naar mijn mening van de context, maar ook dat bleek tijdens de cursus discutabel. De AVG stelt niet wat wel en niet mag, en we zullen hierin onze eigen weg moeten zien te vinden. Toch zijn een aantal van deze vragen te beantwoorden met behulp van de UAVG.

Vragen en antwoorden

Verwerken van persoonsgegevens op beeldmateriaal

Hieronder volgen enkele antwoorden voor zover deze gegeven kunnen worden op de vragen die gesteld zijn. Had de fotograaf bijvoorbeeld foto’s mogen maken waar mensen op stonden? Het antwoord hierop is ja. In artikel 43 van de UAVG wordt gezegd dat de verwerking van persoonsgegevens wel mag als dit gedaan wordt voor uitsluitend journalistieke doeleinden.[2]

Maar vervolgens komen de foto’s bij een archiefdienst terecht. Daar wordt alles geïnventariseerd, (gedeeltelijk) in een collectie management systeem geplaatst en op een beeldbank gezet. Dit wordt niet gedaan vanuit een journalistiek doel. De vraag is: vervalt dit doel dan, aangezien de foto’s toch al ooit gepubliceerd zijn? Hier is in de cursus geen eenduidig antwoord op gekomen. Op cursusdag 1 werd gezegd dat je deze exceptie gewoon mag ‘overnemen’. Op dag twee werd hieraan getwijfeld. Toen werd gezegd dat het doel waarmee de foto’s in eerste instantie zijn gemaakt niet meer geldt wanneer de foto’s overgedragen zijn aan een archiefdienst. De archiefdienst verwerkt namelijk niet met dit doel gegevens.[3]

Om deze gegevens toch te mogen verwerken moet ook een archiefdienst naast een doelbinding een grondslag voor verwerking vinden. Dit moet sowieso gebeuren voor afbeeldingen zonder journalistieke exceptie.
De doelbinding geeft aan waarom gegevens vastgelegd worden. In de UAVG artikel 45 ‘Uitzonderingen inzake archivering in het algemeen belang’ wordt verwezen naar de archiefwet artikel 1 onderdeel c. Hierin wordt gezegd dat archivering in het algemeen belang is toegestaan mits het gaat om archiefbescheiden zoals genoemd in de Archiefwet.[4] In de Archiefwet wordt gesproken over bescheiden ongeacht hun vorm, ook van particulieren. Archivering in algemeen belang kan dus als doelbinding gebruikt worden. Archivering in algemeen belang kan ook als grondslag dienen.[5]
Doelbinding en grondslag voor archivering zijn dus anders dan die voor de fotojournalist. De uitzonderingen voor journalistieke doeleinden zoals genoemd in artikel 43 zijn dus niet meer van toepassing. In plaats daarvan gaat artikel 45 gelden.

Context

Zijn bijzondere persoonsgegevens zoals huidskleur (ras of etnische afkomst art. 25 UAVG), het dragen van een hoofddoek of kruisje (religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen art. 27 UAVG) of het dragen van een bril (gegevens over gezondheid art. 30 UAVG) per definitie bijzondere persoonsgegevens waar strengere verwerkingsregels voor gelden?[6] Dit hoeft niet zo te zijn. Dit is heel erg context afhankelijk. Als het niet op een ‘schadelijke’ manier voor de afgebeelde personen gepresenteerd wordt hoeft dit niet gezien te worden als bijzonder persoonsgegeven. Bijvoorbeeld: een fictieve foto van winkelend publiek waarop mensen van verschillende huidskleuren, religies en wel en niet brildragende mensen zichtbaar zijn hoeft voor niemand schadelijk te zijn. Als de foto echter gepresenteerd wordt met de tekst ‘Mensen met brillen zijn vaker tasjesdieven’ wordt er iets gesuggereerd over de mensen met brillen op de afbeelding. Dit kan schadelijke gevolgen hebben voor iemand op die foto. Deze persoon kan bijvoorbeeld voortaan als tasjesdief gezien worden. Iets waar brildragende mensen op deze foto natuurlijk niet mee geassocieerd willen worden. Het kan echter zijn dat deze afbeelding met de tekst ‘Mensen met brillen zijn vaker tasjesdieven’ als zodanig in de krant heeft gestaan. Voor een archiefdienst is de beschrijving behorende bij een afbeelding vaak net zo belangrijk als de afbeelding zelf. In dit geval moet echter een afweging gemaakt worden. Weegt de archivering in het algemeen belang zwaarder dan de bescherming van de mensen op de foto? Kan de afbeelding misschien toch op een beeldbank geplaatst worden in aangepaste vorm, bijvoorbeeld zonder beschrijving? Zonder beschrijving zegt het beeld namelijk iets anders dan met beschrijving. Hiermee verandert de betekenis van de afbeelding wel. De vraag is dus wat zwaarder weegt; het belang van de mensen op de foto of het belang van beschikbaar stellen van de afbeelding.

Afweging van belangen

Als blijkt dat gegevens op of bij een afbeelding onder de AVG vallen in hoeverre mag deze afbeelding dan nog beschikbaar gesteld worden op verschillende niveaus? Bijvoorbeeld niet op de beeldbank maar wel in de studiezaal. Of op de beeldbank zonder beschrijving en in de studiezaal wel als geheel. Ook hier geeft de AVG geen uitsluitsel en is het de context samen met de afweging van de beeldbeheerder of persoon die de gegevens verwerkt die bepaalt wat wel en niet kan. Wat in ieder geval altijd in de gaten gehouden moet worden is dat namen van mogelijk nog levende personen niet online geplaatst hoeven worden. Deze kunnen verwerkt worden in het collectie management systeem in een apart veld dat niet gepubliceerd wordt. Zo gaan deze gegevens niet verloren, maar worden ze ook niet publiek gemaakt. Na overlijden van de persoon kan een overweging gemaakt worden om deze gegevens met inachtneming van bijvoorbeeld nabestaanden wel openbaar te maken. Vooral in het geval van bijvoorbeeld de tweede wereldoorlog, waarbij sommige Nederlanders ‘slecht’ waren, kan het openbaar maken van namen gevolgen hebben voor nabestaanden. Het is dus vooral een kwestie van afwegingen maken met betrekking tot de belangen van de archiefdienst, de personen die afgebeeld zijn en de nabestaanden.

Beschikbaar stellen op verschillende niveaus

Door gebruik te maken van verschillende niveaus van beschikbaar stellen kunnen zoveel mogelijk afbeeldingen op een of andere manier beschikbaar gesteld worden. Bij het fictieve voorbeeld van de afbeelding gemaakt in de openbare ruimte met daarbij de tekst ‘Mensen met brillen zijn vaker tasjesdieven’ zou je kunnen stellen dat de afbeelding gewoon op de online-beeldbank kan, maar zonder de tekst.
Er kan een keuze gemaakt worden voor 3 niveaus:

• Niveau 1: afbeelding en beschrijving worden enkel beschikbaar gesteld in de studiezaal. Met inachtneming van persoonsgegevens in de beschrijving moet bepaald worden of de beschrijving aangepast of geanonimiseerd wordt.

• Niveau 2: beschikbaar stellen op de studiezaal zoals bij niveau 1 én beschikbaar stellen op de beeldbank zonder beschrijving of met een beschrijving die niets zegt over de personen op de afbeelding.

• Niveau 3: het beschikbaar stellen in de studiezaal en op de beeldbank, zowel van de afbeelding als van de beschrijving.

Het is lastig om alle afbeeldingen op dezelfde manier te beoordelen, omdat bij het besluit of een afbeelding online of op een andere manier geplaatst mag worden context, afwegingen van diverse belangen en eigen interpretaties komen kijken. Op een goede dag weeg je belangen wellicht anders af dan wanneer je in een slecht humeur bent. Om iedere foto op enigszins dezelfde manier te beoordelen heb ik geprobeerd een schema/infographic te maken waarmee iedere foto volgens de AVG te beoordelen is en te kijken op welk niveau de afbeelding beschikbaar gesteld kan worden. Daarbij zijn de drie niveaus aangehouden zoals hierboven beschreven.

• 1 = Afbeelding en beschrijving zijn beschikbaar in de studiezaal al dan niet met een aangepaste/geanonimiseerde beschrijving.

• 2 = Afbeelding is beschikbaar in de studiezaal zoals bij 1 en beschikbaar op de online-beeldbank zonder of met aangepaste/geanonimiseerde beschrijving.

• 3 = Afbeelding is beschikbaar in de studiezaal en op de online-beeldbank.

Conclusie

Tijdens de cursus bleek ‘1.000 mensen 1.000 meningen’. Vooral met betrekking tot de beeldbank bleek veel onduidelijk, niet alleen bij de cursisten maar ook bij de docenten. Ook na twee lesdagen is niet alles duidelijker geworden. Ik heb in bovenstaand stuk dan ook mijn interpretatie gegeven van de lessen waarbij ik mijn werkzaamheden als beeldbeheerder mee heb genomen.

Binnen onze archiefdienst wordt al vaker gesproken over beschikbaar stellen op meerdere niveaus. Ik vond dit ook een interessant gegeven voor de beeldbank. Met behulp van het schema van Eva van den Hurk-van 't Klooster heb ik het beschikbaar stellen op meerdere niveaus proberen uit te werken.[7] Als beeldbeheerder wil ik natuurlijk zoveel mogelijk materiaal beschikbaar stellen. ‘Plaatjes’ spreken tot de verbeelding en zijn erg in trek. Het is dan ook mooi als we zoveel mogelijk (online) beschikbaar kunnen stellen en mensen op die manier kunnen interesseren voor het verleden.

Wellicht is dit in het verleden met de komst van internet en alle mogelijkheden die dat bood te snel gegaan waardoor er wetten zoals de AVG nodig zijn. Door middel van het gebruiken van verschillende toegangsniveaus heb ik geprobeerd iets te creëren wat meer biedt dan ‘ja, het mag online’ of ‘nee, het mag niet online’. Er is namelijk ook nog een middenweg: ‘ja, het mag online maar…’.
Wat vooral is gebleken is dat de AVG vooral niet zegt wat wel of niet mag. Dit maakt het lastig om de wet goed te gebruiken, maar biedt tevens mogelijkheden. Het schema kan een handvat bieden bij het beoordelen van foto’s en een eerste opstap naar het beschikbaar stellen van beeldmateriaal op verschillende niveaus.

Noten

[1] Archiefwet 1995, https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2018-07-28/.
[2] UAVG art. 43, https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2018-05-25.
[3] Conclusie n.a.v. discussiegroepjes cursusdag 2 o.l.v. Noor Schreuder.
[4] Archiefwet 1995 art. 1, https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2018-07-28/.
[5] Grip op de AVG, 59-65, K. Versmissen e.a.
[6] UAVG div. art, https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2018-05-25.
[7] Stappenplan persoonsgegevens, E. van ‘t Klooster.