Herdenkingsstenen. Auteur: Katinka Regtien, Archief Eemland

Inleiding

Stichting Herdenkingsstenen Amersfoort herdenkt slachtoffers van het naziregime bij hun laatste woning in Amersfoort. Ze zijn vermoord of gedeporteerd. Het gaat om ruim 350 Joodse slachtoffers, de helft van de Amersfoortse Joden in die tijd, en meer dan 70 verzetsstrijders. In de afgelopen jaren zijn er ruim 300 stenen geplaatst. De verwachting is uiteindelijk meer dan 430 stenen te plaatsen.

De medewerkers van de stichting hebben in de afgelopen jaren bij Archief Eemland onderzoek gedaan naar de slachtoffers. Via voornamelijk gezinskaarten konden zij gegevens achterhalen die zij nodig hebben voor de herdenkingsceremonie. Dit zijn de laatste (verblijfs)gegevens van de slachtoffers, maar ook gegevens van nabestaanden die zij gebruiken om nabestaanden te informeren over het onderzoek van de slachtoffers. En bij hen te checken of het om de juiste gegevens gaat en om ze uit te nodigen bij de ceremonie.

In mei 2018 heeft Archief Eemland alle gezinskaarten van de periode 1915-1939 offline gezet. De actie is uitgevoerd naar aanleiding van een circulaire van het bestuur van KVAN/BRIAN. Hierin werd het advies gegeven, dat tot stand is gekomen door het advies van de VNG [1], om de bevolkingsregisters van ca. 1915-1994 van internet te halen en te verwijderen uit de studiezaal. En een openbaarheidsbeperking op te leggen van 110 jaar. Deze circulaire is in februari 2018 opgesteld in aanloop naar de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archief Eemland heeft dit advies opgevolgd. Stichting Herdenkingsstenen heeft Archief Eemland onlangs benaderd met het verzoek te onderzoeken of er een mogelijkheid is om de benodigde gegevens toch te verkrijgen voor de volgende steenleggingen.

Probleemomschrijving

Bij persoonsgegevens van overleden personen is de AVG niet van toepassing. De Stichting Herdenkingsstenen doet in eerste instantie onderzoek naar overleden personen. Dit zou dus geen probleem zijn als bekend is wie wel en wie niet is overleden. De gezinskaart geeft daar geen uitsluitsel over en bevat ook gegevens van mogelijk nog in leven zijnde personen en bijzondere persoonsgegevens van deze personen waardoor de AVG mogelijk wel van toepassing is. Het is voor Archief Eemland niet mogelijk om na te gaan wie wel en wie niet is overleden. Wanneer Archief Eemland inzage geeft in de gezinskaarten, geeft het archief automatisch inzage in gegevens van mogelijk in levend zijn de personen en bijzondere persoonsgegevens. Daarnaast wil de stichting persoonsgegevens van nabestaanden gebruiken om eventueel te kunnen nagaan of het beoogde oorlogsslachtoffer ook daadwerkelijk is overleden. Dit kan niet altijd onderzocht worden in de archieven. Tot slot wil de stichting de gegevens van nabestaanden gebruiken om ze uit te nodigen voor de ceremonie. Deze is kwestie voorgelegd aan de afdeling Juridische Zaken van de gemeente Amersfoort en aan andere archiefdiensten. De juridische afdeling van de gemeente Amersfoort kon geen duidelijk advies geven, voornamelijk AVG/privacy ten opzichte van de Archiefwet blijkt lastig te zijn om te komen tot een helder advies. Na antwoord van andere archiefinstellingen is wel duidelijk dat de AVG ruimte biedt voor de stichting om onderzoek te doen naar de slachtoffers. Voor onderzoek naar de nabestaanden is er nog twijfel. Binnen Archief Eemland is op dit moment onvoldoende kennis van de AVG om de vraag van de stichting te beantwoorden.

Uitwerking en analyse

Gezinskaarten zijn onderdeel van bevolkingsregisters die worden bewaard op wettelijk grondslag. De wetgeving voor het bewaren en beheren is geregeld in de Archiefwet 1995. De AVG onderkent het belang van archieven en archiefgebruik. In de notitie ‘Passende Waarborgen’ [2] wordt dat belang nader omschreven: “het begrip ‘archivering in het algemeen belang’ is geïntroduceerd en in artikel 5 genoemd als gerechtvaardigd doel voor (verdere) verwerking, inclusief bewaring, van persoonsgegevens. Ook wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden gelden als gerechtvaardigd doel voor verdere verwerking. In artikel 89 AVG wordt wel gesteld, dat er bij de verwerking met het oog op deze doelen ‘passende waarborgen’ moeten zijn gerealiseerd voor ‘de rechten en vrijheden van de betrokkene’. Dit is een open norm: de maatregelen moeten passen bij aard, omvang, context en doel van de verwerking. Een deel van deze norm wordt ingevuld door de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Zo vindt het beginsel van de dataminimalisatie in de Archiefwet zijn uitwerking in de verplichting, bewaartermijnen voor archieven vast te stellen in selectielijsten. In het artikel worden ook de uitzonderingen genoemd op meerdere bepalingen van de AVG, die in nationale wetgeving vastgelegd kunnen worden bij verwerking van persoonsgegevens op deze gronden. Dit is in Nederland gebeurd in de Uitvoeringswet AVG, waarop aansluitend de Archiefwet 1995 in artikel 2a is aangepast”.

De gezinskaarten van Amersfoort 1915-1939 is een losbladig kaartensysteem gerangschikt op de achternaam van de hoofdbewoner. Daarbij hoort een alfabetische index op de gezinskaarten 1914-1939 van alle personen die geen hoofd zijn van het gezin met aantekeningen betreffende verhuizing en overlijden en een bevolkingsregister, ingedeeld alfabetisch op gezinshoofd. Bij de gezinskaarten van 1914-1925 is dat met alfabetische index op meisjesnaam van getrouwde vrouwen. Deze index is in een keer opgemaakt en bijgehouden tot 1925. De gezinskaarten worden bij Archief Eemland op papier en op microfiche bewaard en er is een digitale versie aanwezig die eerder online te raadplegen was. In AVG-termen kan er gesproken worden van bestanden omdat ze systematisch toegankelijk zijn.

De gezinskaarten bevatten veel gegevens die gebruikt werden voor genealogisch- en historisch onderzoek. De kaarten bevatten gegevens van de hoofdbewoner, gegevens van de gezinsleden en inwonenden. Het betreffen reguliere persoonsgegevens [3] zoals NAW-gegevens, huwelijksdata, beroep en geboortedata, maar ook bijzondere persoonsgegevens zoals de kerkelijke gezindte. Dit is volgens de AVG en de WPB, voorloper van de AVG, een bijzonder persoonsgegeven. Artikel 9.1 [4] van de AVG stelt een verwerkingsverbod van bijzondere persoonsgegevens. Dit is een reden waarom KVAN/BRIAN heeft geadviseerd om de gezinskaarten niet meer online en in de studiezaal beschikbaar te stellen en een openbaarheidsbeperking op te leggen van 110 jaar.
In artikel 9 van de AVG wordt ook gesproken van uitzonderingen op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Artikel 24 van de Uitvoeringswet (UAVG) biedt mogelijkheden voor het raadplegen van bijzondere persoonsgegevens: ‘uitzonderingen voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden; Gelet op artikel 9, tweede lid, onderdeel j, van de verordening, is het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken niet van toepassing, indien:

• de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, eerste lid, van de verordening

• het onderzoek, bedoeld in onderdeel a, een algemeen belang dient

• het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost

• bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad’.

De AVG biedt ruimte om in bepaalde gevallen toch inzage te geven in archieven met een openbaarheidsbeperking en verdere verwerking van persoonsgegevens. Dit geeft mogelijkheden om een advies te geven voor het verzoek voor onderzoek in de gezinskaarten door de Stichting Herdenkingsstenen.

Advies verzoek inzage in gezinskaarten door Stichting Herdenkingsstenen

Bij het doen van onderzoek van de Stichting Herdenkingsstenen in de gezinskaarten voor de steenleggingen en het onderzoek naar nabestaanden voor het checken van de juiste gegevens omtrent het overlijden van de oorlogsslachtoffers zou je kunnen zeggen dat de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek. De AVG biedt mogelijkheden hier voor. Ook wat betreft bijzondere persoonsgegevens biedt artikel 24 van de UAVG ruimte.

Om ervoor te zorgen dat de gegevens alleen voor het onderzoeksdoel van de Stichting worden gebruikt zou Archief Eemland een verklaring kunnen opstellen op basis waarvan de Stichting de gezinskaarten mag inzien, voor welk onderzoeksdoel zij de gegevens mogen gebruiken en waar de uitzonderingen op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens zoals in het hierboven genoemde artikel 24 lid a t/m d van de UAVG zijn opgenomen en beargumenteerd.

Het verwerken van gegevens van nabestaanden met het doel hen uit te nodigen voor de ceremonie blijft een moeilijk punt. Voor het onderzoek is het wel noodzakelijk om de juistheid van de overlijdensgegevens te kunnen controleren. Mijn advies is om, wanneer de contactgegevens van de nabestaanden zijn achterhaald, Archief Eemland contact met de nabestaanden te laten opnemen. Dit om toestemming te vragen voor het doorgeven van hun gegevens aan de stichting voor het checken van de gegevens van de oorlogsslachtoffers, het informeren over het onderzoek en het uitnodigen voor de ceremonie. Toestemming van betrokkene is volgens artikel 6.a van de AVG een grondslag voor verdere verwerking van de persoonsgegevens. Deze verwerking zou dan moeten worden opgenomen in het register van verwerking.

Naschrift

Deze casus is gemaakt met de kennis die is opgedaan tijdens de Leergang Privacy in de periode november 2018 tot begin januari 2019 en de kennis die daarbuiten beschikbaar was. Sinds de invoering van AVG is er veel gediscussieerd en gepubliceerd over het wel of niet beschikbaar stellen van gezinskaarten 1920-1939. De werkgroep AVG heeft in opdracht van KVAN/BRAIN de risicoanalyse uitgevoerd op de gezinskaarten 1920-1939. Deze wijst uit dat deze kaarten onder voorwaarden online gezet kunnen worden. Het gaat om een combinatie van vijf maatregelen, die elk afzonderlijk niet voldoende zijn, maar gezamenlijk wel, om de risico's voor de privacy voldoende te verminderen. Op 21 juni 2019 is tijdens het overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens gebleken, dat de toezichthouder dit een goed model risicoanalyse vindt. De definitieve versie van de risicoanalyse is te raadplegen op de website van KVAN/BRIAN: https://www.kvanbrain.nl/sites/default/files/kvan/Model%20risicoanalyse%20gezinskaarten.pdf.

Noten

[1] https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/archiefinstellingen-haal-gezinskaarten-offline.
[2] Passende waarborgen vragen ten behoeve van het overleg van het Nationaal Archief, beroeps- en branchevereniging KVAN/BRIAN en Erfgoedinspectie sector Archieven met de Autoriteit Persoonsgegevens 17 december 2018 is te raadplegen op https://kia.pleio.nl/groups/view/48594512/kennisplatform-juridische-vraagstukken/blog/view/55808520/overleg-met-de-autoriteit-persoonsgegevens-17-december.
[3] De AVG gaat alleen over natuurlijke personen. Dat zijn in leven zijnde personen. Volgens art. 4 van de AVG Definities wordt onder persoonsgegevens verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
[4] AVG Artikel 9.1 Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden.