Gegevensverwerking en selecteren, waarderen en overbrenging. Auteur: Aleid Overbeeke, Nationaal Archief

Het Nationaal Archief begeleidt zorgdragers bij het opstellen en indienen van hun selectielijsten. Het indieningstraject is een traject met enkele wettelijke vastgestelde stappen en neemt minimaal een halfjaar in beslag. De praktijk leert dat één tot anderhalf jaar geen uitzondering is. Deze wettelijke stappen houden onder meer in dat een externe deskundige de lijst bekijkt met het oog op het burgerbelang, dat departementale lijsten worden besproken in het Strategisch Informatie overleg (SIO) en dat de lijst zes weken ter inzage ligt.

Bij de waardering van een lijst wordt rekening gehouden met de belangen van het bedrijf, het cultureel erfgoed en de burger. Een selectielijst is 20 jaar geldig. Over het algemeen is het gebruikelijk dat na 5 of 10 jaar een actualisatie plaatsvindt. Het actualisatieproces doorloopt dezelfde wettelijke stappen.

Nu de AVG van kracht is, is er een toename in aanvragen voor het in behandeling nemen van selectielijsten. Over het algemeen wordt aangenomen dat de selectielijst als gevolg van de AVG moet worden aangepast. Daarnaast blijkt dat bij de waardering van informatie de zorgdrager nu vaker twijfelt of de met een B gewaardeerde informatie wel overgebracht mag worden als het om persoonsgegevens gaat.
Binnen het cluster Waardering en Selectie van het Nationaal Archief leeft de vraag of we bij het waarderen van informatie rekening moeten houden met de AVG en of de bestaande selectielijsten versneld moeten worden geactualiseerd.

Aan de hand van het voorbeeld Burgerbrieven en de onderstaande vragen wil ik dit verder uitwerken.

1. Moet er bij het opstellen van een selectielijst rekening worden gehouden met de AVG?

2. Moeten bij het waarderen van processen waar bijvoorbeeld burgerbrieven bij horen rekening worden gehouden met de gegevens van de briefschrijver?

3. Betekent dat dat alle ‘lopende’ lijsten wat dat betreft opnieuw moeten worden geactualiseerd vanaf 2018?

4. Hoe voorkomen we dat burgerbrieven die uiteindelijk toch een bewaarstatus (B) krijgen vroegtijdig worden vernietigd uit angst voor een boete?

Doelstelling is om na het volgen van de AVG-cursus, de zorgdrager goed te kunnen adviseren bij het selectieproces als het gaat om AVG kwesties.

De spelers en de regels

Welke spelers zijn betrokken bij deze vragen en welke regels moeten we hierbij in acht nemen?

De betrokkenen.
De burgers die hun zorg over een bepaalde gebeurtenis uiten in een burgerbrief. Voorbeeld: personen die geëmotioneerde brieven schrijven aan de minister van VWS over het afschaffen van de PGB2. In deze vaak emotionele brieven kunnen persoonlijke gegevens staan over ziektegeschiedenissen van de schrijvers en de consequenties die het door de minister genomen besluit met zich meebrengt.

De verwerkingsverantwoordlijken.
Dit is het bestuursorgaan dat zeggenschap heeft over de verwerking van de burgerbrieven. In dit geval de ambtenaar van het ministerie van VWS die belast is met de beantwoording van deze brieven. Maar ook de ambtenaar die belast is met de archivering hiervan. Met archivering bedoel ik hier specifiek het uitvoeren van de selectieregels zoals vastgesteld in de betrokken selectielijst. Op het moment van overbrenging gaat ook het zorgdragerschap en dus de verwerkingsverantwoordelijkheid veranderen. De burgerbrieven vallen vanaf het moment van overbrenging onder de verantwoordelijkheid van de minister van OCW.

De spelregels

In deze casus gaat het om het toepassen van de AVG op archiefbescheiden die in de selectielijst zijn gewaardeerd. Een deel van deze archiefbescheiden worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats en worden daarmee openbaar, tenzij er beperkingen aan die openbaarheid zijn gesteld.[1] De AVG en de Archiefwet moeten daarom in onderlinge samenhang bekeken worden.

De AVG
Een belangrijk begrip in de AVG is doelbinding. Doelbinding houdt in dat persoonsgegevens alleen verzameld mogen worden voor een 'welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd' doel (artikel 5 lid 1 sub a AVG). Het doel bepaalt vervolgens welk gebruik is toegestaan en welk gebruik niet. Zo mogen bijvoorbeeld niet méér persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden dan nodig is voor het doel (artikel 5 lid 1 sub c AVG). En mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel (artikel 5 lid 1 sub e AVG). Het doel beperkt ook de mogelijkheid om eenmaal voor een bepaald doel verzamelde persoonsgegevens voor een ander doel te gebruiken. Dit mag, mits dat niet gebeurt op 'onverenigbare wijze' (artikel 5 lid 1 sub b AVG). Denk in verband met het voorgaande aan het gebruik van mogelijke bijzondere persoonsgegevens van de schrijvende burgers. Het is niet nodig die persoonsgegevens langer te bewaren als het PGB dossier is afgesloten.

De Archiefwet (AW)
De Archiefwet is een van de belangrijkste wetten voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet regelt dat overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. De wet heeft betrekking op overheidsinformatie vanaf het moment dat die informatie wordt opgemaakt of ontvangen. Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) verplicht is selectielijsten te maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen worden overgebracht naar het Nationaal Archief of een andere archiefbewaarplaats.

De AVG en de Archiefwet in samenhang
De AVG en de Archiefwet moeten in onderlinge samenhang bekeken worden. Dit geldt met name voor het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. Voor het bewaren van persoonsgegevens gelden soms vaste bewaartermijnen in specifieke wetgeving. Als er geen specifieke wetgeving met een bewaartermijn aanwezig is, stelt de AVG dat persoonsgegevens slechts bewaard mogen worden voor zolang dat noodzakelijk is, (doelbinding). Het belang van archivering, ook wel archivering in het algemeen belang genoemd in AVG termen, kan blijvende bewaring van archiefbescheiden met persoonsgegevens rechtvaardigen. In de selectielijst wordt de archivering in het algemeen belang verantwoord op basis van waarderingscriteria cultureel Erfgoed.

De AVG en de AW in relatie tot de burgerbrieven
Er bestaat geen wettelijk bewaartermijn voor burgerbrieven in specifieke wetgeving. De bewaartermijn voor burgerbrieven wordt in samenspraak tussen zorgdrager(belanghebbende), algemene rijksarchivaris (mogelijk toekomstige belanghebbende) en een externe deskundige vastgesteld en in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) besproken. Hierbij wordt rekening gehouden met de bedrijfsbelangen van de zorgdrager, de cultuur-historische belangen en het belang van de burger. De persoonlijke informatie die in burgerbrieven voor kan komen wordt niet actief verzameld door het bestuursorgaan en dus ook niet gebruikt voor andere doeleinden.
Over het algemeen krijgen burgerbrieven een waardering V5. Dat betekent dat ze 5 jaar na sluiting van het betrokken dossier worden vernietigd.

Dit kan er in een generieke selectielijst als volgt uitzien:

Voor deze casus is het echter interessant wat de AVG en de AW aangeven als deze brieven worden uitgezonderd van vernietiging en alsnog worden aangewezen om te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

AVG: In diverse artikelen geeft de AVG aandacht aan het archiveren in het algemeen belang. De waarde van archivering wordt in de AVG en de Uitvoeringswet AVG niet uit het oog verloren. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van archivering in het algemeen belang en voor wetenschappelijk, historisch en statistisch onderzoek blijft mogelijk. Zie AVG art. 50:

(50) De verwerking van persoonsgegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld, mag enkel worden toegestaan indien de verwerking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. In dat geval is er geen andere afzonderlijke rechtsgrond vereist dan die op grond waarvan de verzameling van persoonsgegevens werd toegestaan. (-)
Indien de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld en gespecificeerd voor welke taken en doeleinden de verdere verwerking als rechtmatig en verenigbaar met de aanvankelijke doeleinden moet worden beschouwd. De verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, moet als een met de aanvankelijke doeleinden verenigbare rechtmatige verwerking worden beschouwd.

Het Archiefbesluit: geeft ruimte aan het uitzonderen van vernietiging. (art 5.1e ). In de selectielijst is opgenomen: ’een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.’

Archiefbescheiden waaronder burgerbrieven kunnen uitgezonderd worden van vernietiging. Dit is het geval als er sprake is van een maatschappelijke beroering met betrekking tot een bepaald onderwerp of een nadere reden die de zorgdrager in de selectielijst heeft vermeld.

Beantwoording van de vragen en conclusie

Op basis van de bovenstaande informatie zijn de onderstaande antwoorden geformuleerd.
1. Moet er bij het opstellen van een selectielijst rekening worden gehouden met de AVG?
Moet bij het waarderen van processen waar bijvoorbeeld burgerbrieven bij horen rekening worden gehouden met de gegevens van de briefschrijver?

We hebben gezien dat de AVG de overbrenging van burgerbrieven niet in de weg staat. Dat wil echter niet zeggen dat er dan ook geen rekening moet worden gehouden met de AVG. Dit is afhankelijk van het soort waardering dat wordt gegeven.

Als burgerbrieven overgebracht zijn naar het Nationaal Archief worden ze daarmee niet automatisch openbaar. De openbaarheid van archiefbescheiden is echter een onderwerp dat hier niet wordt behandeld.

2. Betekent dit dat alle ‘lopende’ lijsten opnieuw moeten worden geactualiseerd vanaf de inwerkingtreding van de AVG?
Uit bovenstaand antwoord blijkt dat de persoonsgegevens met betrekking tot het archiveren in het algemeen belang en de doelbinding al beschermd werden voordat de AVG in werking trad en dat een actualisatie dan niet van toepassing is.

3. Hoe voorkomen we dat burgerbrieven die uiteindelijk toch een bewaarstatus krijgen vroegtijdig worden vernietigd uit angst voor een boete?
Dit kunnen we voorkomen door:

• voorlichting te geven tijdens de gesprekken over waardering en selectie;

• uitleg te geven op de website van het Nationaal Archief over de verhouding Archiefwet en AVG;

• toepassen van de mogelijkheid persoonsgegevens in het waarderingsproces te plaatsen.

Conclusie

Ik begon de casus met het beschrijven van de twijfel die leeft bij de zorgdrager over actualisatie van de selectielijst en uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden waarbij persoonsgegevens zijn betrokken. Het blijkt dat de inwerkingtreding van de AVG minimaal effect heeft op de waardering van archiefbescheiden. Maar wellicht meer op de uiteindelijke openbaarheid er van.

De conclusie dat de selectielijst niet aangepast hoeft te worden is gebaseerd op het feit dat doelbinding en archivering in het algemeen belang goed aansluit op de praktijk van waardering en selectie op basis van de Archiefwet. Wel is het goed om in de procesbeschrijving ruimte te maken voor de definiëring van mogelijke persoonsgegevens.

Noten

[1] Zie Archiefwet 1995 art. 15