AVG en beschikbaarstellen van archiefbescheiden. Auteur: Annemarie Ettekoven, Regionaal Archief Alkmaar

Casus

Een bezoeker op de studiezaal vraagt archiefstukken op uit een overheidsarchief. Het inventarisnummer is niet in openbaarheid beperkt. Hij maakt foto’s van enkele archiefstukken, levert de omslag weer in en verlaat het gebouw. Als de studiezaalmedewerker het archiefbestanddeel weer in het depot terugplaatst, ziet zij toevallig dat het een uitgebreide correspondentie bevat, waarin de mindere kwaliteiten en psychische gesteldheid van een met naam genoemde werknemer worden beschreven tijdens een reorganisatie. De correspondentie dateert uit 1976. Uit de beschrijving van het inventarisnummer in de toegang, is niet op te maken dat dit inventarisnummer dergelijke gevoelige informatie bevat. Wat doet de studiezaalmedewerker?

En wat moet de studiezaalmedewerker doen als zij de bijzondere persoonsgegevens had geconstateerd vlak voordat ze het stuk op de tafel van de bezoeker deponeerde? Voor archiefbescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, geldt in principe dat ze openbaar zijn. Mag in zo’n geval het stuk alsnog aan de bezoeker onthouden worden in het kader van de AVG?

Vraagstuk

Het bestuur van KVAN/BRAIN schrijft op 8 februari 2018 aan alle archiefinstellingen die zijn aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats het volgende in het kader van de gezinskaarten-problematiek: ‘De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) werd pas na de Archiefwet van kracht. Dat betekent dat bij alle archiefdiensten bestanden berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp in werking trad. Bij de overbrenging is dan ook geen rekening gehouden met beperkingen die nodig zijn ingevolge de Wbp. Ook achteraf zijn die beperkingen niet altijd gesteld.’ Als implicatie geeft het bestuur van KVAN/BRAIN in hetzelfde advies aan ‘er is reden om te veronderstellen dat er meer categorieën archiefbescheiden zijn waarin standaard bijzondere persoonsgegevens voorkomen van nog levende personen en die daarom (nog) niet openbaar zouden mogen zijn maar dat wel zijn.’

KVAN/BRAIN schetst een veelvoorkomend probleem. Daarbij spelen mijns inziens ook de volgende aspecten mee:

• Dat een archief soms voor overbrenging niet grondig genoeg op niveau van inventarisnummer is gecontroleerd.

• Dat de beschrijving van inventarisnummers in de toegang op het eerste gezicht wellicht geen aanleiding gaf tot het stellen van beperkende bepalingen.

• Dat met terugwerkende kracht in het depot alle archieven/archiefbescheiden alsnog te checken op eventuele (bijzondere) persoonsgegevens praktisch ondoenlijk is.

• Dat bij het vaststellen van beperkende bepalingen in het verleden nooit in overweging genomen is dat het materiaal actief openbaar gemaakt zou kunnen gaan worden, laat staan via een medium als internet (‘Juridische Wegwijzer, Archieven en Musea online’, blz. 40, Tjeerd Schiphof en Annemarie Beunen, 2006).

• Dat achteraf niet altijd beperkende bepalingen zijn gesteld.

Kortom: hoe gaan we, nu de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) sinds 25 mei 2018 van kracht is, in het kader van de bescherming van (bijzondere) persoonsgegevens praktisch om met het feit dat deze nooit in openbaarheid beperkte inventarisnummers vrijelijk opgevraagd gefotografeerd, gedigitaliseerd en hergebruikt kunnen worden?

De AVG en het probleem van de levenden

Overweging 27 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zoals die op 25 mei 2018 is ingegaan, stelt dat de verordening ‘niet van toepassing is op de persoonsgegevens van overleden personen’. Dit impliceert dat (bijzondere) persoonsgegevens van personen die meer dan 100 jaar geleden geboren werden of waarvan aangetoond wordt dat hij/zij is overleden, op de studiezaal geraadpleegd kunnen worden. Dat lijkt helder. Toch ligt het niet zo eenvoudig.

Bijzondere persoonsgegevens in openbare archiefbescheiden

We laten de ‘gewone’ persoonsgegevens en gedigitaliseerde bestanden even voor wat ze zijn en concentreren ons op de bijzondere persoonsgegevens [1] die verborgen kunnen liggen in de openbare, analoge archiefbestanden in de depots. De Archiefwet 1995 artikel 2a onder d stelde een duidelijk verbod op het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 16 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens: ‘De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven alsmede (…) het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens’. De AVG voegt hier nog genetische en biometrische gegevens, gegevens inzake gezondheid en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard aan toe.

De Uitvoeringswet AVG geeft handvatten voor die gevallen waarin het verbod om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken niet geldt, te weten:

1. Als de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden of overeenkomstig artikel 89, eerste lid van de verordening: ‘verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden’.

2. Als het onderzoek, bedoeld in onderdeel a, een algemeen belang dient.

3. Als het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.

4. Als bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene (…).

Tjeerd Schiphof stelt in de notitie ‘Archivering in het algemeen belang in de AVG’ dat uit artikel 45 van de Uitvoeringswet alsmede de Memorie van Toelichting op de AVG ‘archivering in het algemeen belang alleen betrekking heeft op verwerkingen die direct verband houden met de bewaring van persoonsgegevens voor de lange termijn en alleen voor zover dit in een nationale wet geregeld is. In Nederland is dat de Archiefwet.’

En de Archiefwet 1995 is duidelijk voor wat betreft het respecteren van de privacy van betrokkenen. Want als archiefbescheiden na overbrenging naar een archiefbewaarplaats zonder dat er beperkingen aan de openbaarheid gesteld zijn toch (bijzondere) persoonsgegevens blijken te bevatten, kan door middel van artikel 15, tweede lid van de Archiefwet het betreffende inventarisnummer alsnog in openbaarheid worden beperkt met een maximum van 75 jaar.

Mathieu Paapst stelt vervolgens in zijn ‘Adviesrapport Voorbereiding Archiefsector op de AVG’ voor KVAN/BRAIN van april 2018, dat de AVG voorrang heeft op de Archiefwet: ‘Overgebrachte archiefbescheiden bevattende bijzondere persoonsgegevens van nog levende personen, waarop bij de overbrenging geen beperkte openbaarheid is opgelegd, vallen dus (alsnog) onder het verwerkingsverbod van de AVG.’

Hierbij rijst de vraag of dit betekent dat archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats onder verwijzing naar en op grond van de AVG alsnog 100 jaar in openbaarheid kunnen worden beperkt, in plaats van de maximale 75 jaar die volgens de Archiefwet geldt.

Bijzondere persoonsgegevens in beperkt openbare inventarisnummers

Als er bijzondere persoonsgegevens voorkomen in archiefbescheiden die al in openbaarheid zijn beperkt, dan geldt voor die archiefbescheiden een maximale openbaarheidsbeperking van 75 jaar. Theoretisch is het mogelijk dat hierin na 75 jaar toch nog bijzondere persoonsgegevens voorkomen van nog levende personen.

We moeten niet willen dat archieven gesloten bunkers worden waar de angst regeert. Maar we zijn wel verplicht ons uiterste beste doen om de privacy van betrokkenen zo goed mogelijk te beschermen. Voor alle archieven die zijn binnengehaald voor 2001, het jaar dat de Wbp in werking trad geldt vaak dat zij bij overdracht onvoldoende gescreend zijn op de aanwezigheid van bijzondere persoonsgegevens. Daardoor wordt naleving van de AVG voor wat betreft deze bestanden lastig en vergt op zijn minst veel tijd en geld.

De bezoekerskaart en bezoekersreglement

Je kunt niet geheel uitsluiten dat bezoekers in de studiezaal, ongewild, kennisnemen van bijzondere persoonsgegevens. Daarvoor zijn depots met kilometers aan archieven simpelweg te groot en de archieven te divers. Iedere bezoeker vult eenmalig een bezoekerskaart in en bij ondertekening verklaart hij/zij zich aan het bezoekersreglement te houden waarin de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verwerkt. Vervolgens krijgt een bezoeker een zogenaamde bezoekerspas, waarmee hij stukken uit het depot kan opvragen als hij dat wenst. De ingevulde bezoekerskaarten worden achter slot en grendel bewaard voor een periode van twaalf jaar: de termijn voor verjaring van een delict als diefstal. Het spreekt vanzelf dat deze registratie in een verwerkingsregister wordt omschreven. De bezoeker neemt zijn pas mee en kan op vertoon van de pas bij de volgende bezoeken in de studiezaal stukken opvragen uit het depot. In het bezoekersreglement wordt het volgende opgenomen: ‘In archivalia kunnen gegevens voorkomen betreffende nog levende personen. Wanneer u als bezoeker archiefstukken wenst te raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verklaart u met het ondertekenen van de bezoekerskaart dat u de bepalingen van de AVG zult naleven en dat uw onderzoek alleen een historisch (ook het beoefenen van genealogie valt hieronder), wetenschappelijk of statistisch doel heeft. U mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor deze doeleinden en onder de voorwaarde dat openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.’

Voor wat betreft bijzondere persoonsgegevens is het volgende in het bezoekersreglement opgenomen: ‘Raadpleging van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen is alleen mogelijk als u kunt aantonen:

• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen is overleden, of

• dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of

• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of

• de raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk ter vaststelling, uitoefening of verdedigen van een recht, of

• de raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of

• dat raadpleging noodzakelijk is met het oog op zwaarwegend algemeen belang, waarbij passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en die bij wet wordt bepaald of waarvoor de Autoriteit Persoonsgegevens ontheffing heeft verleend, of

• dat gegevens worden verwerkt door de Autoriteit Persoonsgegevens of de Ombudsman en noodzakelijk algemeen belang, ter uitvoering van hun wettelijke taken en bij die uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of

• de raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek

• voor publicatie van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen gelden voor de verwerker dezelfde voorwaarden als hierboven genoemd ten aanzien van de raadpleging.

Er doet zich een probleem voor als aan archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats geen openbaarheidsbeperkingen zijn gesteld en er toch (niet direct zichtbare) bijzondere persoonsgegevens in voorkomen. De studiezaalbezoeker bij wie ze inmiddels geopend op tafel liggen, zal zich niet spontaan bij de studiezaalmedewerker melden met een bewijs dat een persoon die voorkomt in zijn stukken, daadwerkelijk overleden is. Hij zal de gegevens tot zich nemen (verwerken) ongeacht het gegeven dat ze vallen onder het verwerkingsverbod van de AVG.

Conclusie en aanbevelingen

Wil je als er als archiefinstelling zeker van zijn dat de studiezaalbezoeker geen bijzondere persoonsgegevens op zijn of haar tafel krijgt, dan kun je maar beter meteen je deuren sluiten of uit je archiefdepots slechts archiefbescheiden tot het jaar 1917 beschikbaar stellen. Dat is niet wenselijk. Wel kun je er alles aan doen om te voorkomen dat je bijzondere persoonsgegevens aan studiezaalbezoekers ter beschikking stelt.

• Risicoanalyse: onderzoek welke archieven in je depot bijzondere persoonsgegevens zouden kunnen bevatten van nog levende personen.

• Loop van die archieven de inventarissen na. Inventarisnummers waarvan je op het eerste gezicht kunt zien dat ze bijzondere persoonsgegevens bevatten beperk je alsnog in openbaarheid (Archiefwet, artikel 15, tweede lid).

• Van inventarisnummers waarvan je niet zeker bent of ze bijzondere persoonsgegevens bevatten omdat de beschrijving te onduidelijk is, moet je de archiefbescheiden in het depot checken. Een zeer tijdrovende klus.

• Zorg dat iedere bezoeker tenminste eenmalig een verklaring/bezoekerskaart tekent waarbij hij/zij bij ondertekening verklaart zich aan het bezoekersreglement te houden waarin de Algemene Verordening Gegevensbescherming is verwerkt. Zorg voor een goed bezoekersreglement waarin ook de AVG aan bod komt.

• Regel dat bij het verwerven van archieven aangegeven wordt of er (bijzondere) persoonsgegevens voorkomen in archiefstukken of de bijbehorende inventarissen.

• Wees transparant en niet krampachtig. We doen ons best enerzijds de studiezaalbezoeker zo goed mogelijk te bedienen en anderzijds de AVG zo goed mogelijk te volgen.

Noten

[1] Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoonsgegeven over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.