Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens bij de verwerving, beschrijving, het beheer en het (online) beschikbaar stellen van foto’s. Auteur: Sil van Doornmalen, Regionaal Archief Rivierenland

Inleiding

Fotocollecties bij archiefdiensten en de digitale online presentatie ervan (beeldbanken) zijn complexe, zeer gevarieerde verzamelingen beeldmateriaal. Bij de verwerving, beschrijving, het beheer en de (online) beschikbaarstelling zijn binnen archiefdiensten vaak meerder personen betrokken en de kennis rond wet- en regelgeving is beperkt of diffuus aanwezig in de organisaties.

Sinds 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht met nadere regels die opgenomen zijn in de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Deze nieuwe regelgeving heeft ook consequenties voor de verwerking van persoonsgegevens bij de verwerving, beschrijving, het beheer en de (online) beschikbaarstelling van foto’s.

De ingediende casus heeft als algemeen onderwerp ‘fotografie en persoonsgegevens’, in het bijzonder betreffende een omvangrijk fotoarchief van een persfotograaf. Daaromtrent speelden allerlei vragen, ook ten aanzien van het online beschikbaar stellen van de beelden. Al werkende aan de casus is als eerste gepoogd de grondslagen voor verwerking op een rij te krijgen.

Persoonsgegevens

De AVG hanteert een ruime definitie van het begrip ‘persoonsgegeven’.[1] Een foto met een identificeerbaar persoon erop is een persoonsgegeven. Naast alle metadata die van een foto worden vastgelegd is het beeld zelf dus al een persoonsgegeven!
Bij foto’s kan ook sprake zijn van bijzondere persoonsgegevens.[2] Bijzondere gegevens mogen niet verwerkt worden tenzij er voldaan wordt aan een aantal expliciet benoemde voorwaarden.[3] De Autoriteit Persoonsgegevens is voorstander van een doelgerichte benadering van bijzondere persoonsgegevens: foto’s zijn alleen als bijzondere persoonsgegevens te beschouwen als de gegevens expliciet gebruikt worden om onderscheid te maken naar ras, politieke overtuiging, geaardheid e.d.. Oftewel alleen als het doel is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken of op basis daarvan onderscheid te maken is er sprake van een bijzonder persoonsgegeven.[4] Daarnaast stelt overweging 51 van de AVG dat foto’s ook niet systematisch beschouwd morgen worden als verwerking van bijzondere persoonsgegevens.[5]

Verwerkingen

Bij de verwerving, beschrijving, het beheer en de (online) beschikbaarstelling van foto’s kunnen persoonsgegevens van natuurlijke personen worden vastgelegd.[6] Ten behoeve van de archivering van foto’s worden persoonsgegevens vastgelegd over de herkomst (verwerving door aankoop of schenking), de maker (c.q. de fotograaf), rechthebbende(n) van het auteursrecht en de beschrijving van het beeld (de – identificeerbare - personen op een foto). Bij de online presentatie van foto’s kunnen deze gegevens getoond worden.
Archieven leggen daarnaast soms ook persoonsgegevens vast over het gebruik van foto’s die men beschikbaar stelt en als gevolg van ontvangen reacties/verbeteringen, etc. op online beeldmateriaal, al dan niet via online formulieren en andere ingerichte reactiemodules.

Foto’s in een archiefbewaarplaats

Foto’s die zijn opgenomen in een archiefbewaarplaats [7] zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 zoals dat geformuleerd is in artikel 1 c: ongeacht hun vorm (negatieven, dia’s, afdrukken en digitale bestanden) en afkomstig van overheidsorganen, van instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan of krachtens ‘overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten’.[8] Dat laatste betreft dus materiaal afkomstig van particulieren.

De verwerking van persoonsgegevens bij de archivering van foto’s moet een doel hebben dat ‘niet onverenigbaar’ is met het oorspronkelijke doel en er moet een verwerkingsgrond zijn volgens de AVG. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens omtrent herkomst, maker, rechthebbende(n) en beeldbeschrijving kan omschreven worden als ‘archivering in het algemeen belang’. De UAVG vermeldt in artikel 45 dat ‘verwerking van persoonsgegevens die deel uit maken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onderdeel c van de Archiefwet 1995’, uitgelegd mag worden als ‘archivering in het algemeen belang’. De AVG benoemt voor dit doel twee expliciete uitzonderingen in de artikelen 5 lid 1b en 1e, waarmee de verwerking niet onverenigbaar is met het oorspronkelijke doel.
De algemene verwerkingsgrond voor de archivering van foto’s die berusten in een archiefbewaarplaats, zijnde archiefbescheiden in de zin van de wet, is AVG artikel 6c: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust. Namelijk de wettelijke taak zoals omschreven in de Archiefwet 1995 artikel 3: overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, […].

Archivering in het algemeen belang in de UAVG artikel 45 verwijst naar andere verwerkingsgronden van persoonsgegevens uit artikel 6 lid 1 e van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen. Dit leidt er ook toe dat foto’s in een archiefbewaarplaats vallen onder de uitzonderingen die in artikel 89.3 van de AVG genoemd worden ten aanzien van recht van inzage, recht van rectificatie, recht van beperking van verwerking, kennisgevingsplicht, recht van overdraagbaarheid en recht van bezwaar.

Bij de verwerving (herkomst), beschrijving, het beheer en de (online) beschikbaarstelling van foto’s spelen echter ook nog andere zaken.

Herkomst

Het verwerken van persoonsgegevens betreffende de herkomst van een foto is noodzakelijk om vast te kunnen stellen van wie men het materiaal heeft verworven (aankoop of schenking). De verwerkingsgrondslag kan hiervoor AVG artikel 6 1b zijn: ‘de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, […]’. Maar ook de grondslag 6 1c is van toepassing: om ‘te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’, namelijk de Archiefwet 1995.

Maker

Het verwerken van persoonsgegevens betreffende de maker van een foto is noodzakelijk voor het vaststellen van de persoonlijkheidsrechten van de maker, de duur van het auteursrecht en de auteursrechthebbenden.[9] De verwerking is aldus noodzakelijk om ‘te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’. Dit is tweeledig, namelijk zowel om te voldoen aan de Archiefwet 1995 als de Auteurswet 1912.

Rechthebbende(n)

Het verwerken van persoonsgegevens betreffende de auteursrechthebbende(n) is noodzakelijk om te kunnen vaststellen bij wie het auteursrecht berust. De verwerking is aldus noodzakelijk om ‘te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’, namelijk de Auteurswet 1912.

Beschrijving

Het verwerken van persoonsgegevens van identificeerbare personen op een foto is van belang voor het toevoegen van context aan een opname. Naast de wettelijke taak van de archiefdienst zou beargumenteerd kunnen worden dat hierbij nadrukkelijk ook sprake is van ‘de vervulling van een taak van algemeen belang’ (verwerkingsgrond AVG artikel 6.1e).

Beschikbaarstelling

Het verwerken van persoonsgegevens rond het beschikbaar stellen van foto’s voor welk doeleinde dan ook is noodzakelijk voor de controle van persoonlijkheidsrechten van de maker en het auteursrecht. Dat kan te maken hebben met afspraken die bij de verwerving zijn gemaakt met de maker/auteursrechthebbende(n). De verwerking is dan noodzakelijk ‘voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is’ (AVG, artikel 6 1b). Voor zover het auteursrecht betreft is de verwerking ook noodzakelijk om ‘te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’ (AVG, artikel 6 1c).
Daarnaast kan wellicht beargumenteerd worden dat verwerking ook noodzakelijk is voor ‘de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke’ (AVG, artikel 6 1f). Een fotobeherende dienst wil weten hoe zijn foto’s worden gebruikt en wil analyses uitvoeren op de gegevens voor eventuele verdere ontsluiting. Daarnaast moeten archieven ook verantwoorden hoe collecties en archieven gebruikt worden.

Samenvattend

Voor de archivering en beschrijving van foto’s in een archiefbewaarplaats is ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatig doel en zijn er verschillende rechtmatige verwerkingsgronden. De verwerking heeft een legitieme basis in de Archiefwet 1995 en de gegevens mogen conform artikel 5 e van de AVG ‘[…] voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt […]’.
Uiteraard moeten archieven daarbij wel de verwerkingsvoorwaarden van de AVG in het oog houden zoals dataminimalisatie en beveiliging. Hoewel bij ‘archivering in het algemeen belang’ een aantal rechten van betrokkenen voor archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats niet van toepassing zijn (UAVG artikel 45.1), heeft een betrokkene wel het recht om in geval van onjuiste persoonsgegevens zijn eigen lezing aan de desbetreffende archiefbescheiden (c.q. de foto) toe te voegen (UAVG artikel 45.3). Het is zinvol om hiervoor een standaardprocedure/formulier te ontwikkelen.

Online presenteren van foto’s

Bij het online presenteren van foto’s in een beeldbank, dus in digitale vorm buiten de studiezaal, vervallen het doel en de verwerkingsgronden van de archivering in een archiefbewaarplaats. Het online presenteren van foto’s is namelijk geen wettelijke taak van archiefdienst die is vastgelegd in, of een uitvloeisel is van, de Archiefwet 1995.[10] Foto’s digitaal ter beschikking stellen in een beeldbank is een nieuwe verwerking en vraagt om een nieuwe verwerkingsgrond. Bovendien moet voor het online beschikbaar stellen van foto’s eerst het auteursrecht en het eventuele portretrecht geregeld zijn.[11] Pas als daar duidelijkheid over is en de foto’s mogen online gepubliceerd worden speelt de AVG een rol als men persoonsgegevens online wil tonen.
Het online plaatsen van persoonsgegevens bij een foto in een beeldbank kan naar het zich laat aanzien daarom slechts op één verwerkingsgrond: toestemming van betrokkenen (AVG artikel 6.1a). Daarnaast is het de vraag of betoogd kan worden dat de onlineverwerking noodzakelijk is ‘voor de vervulling van een taak van algemeen belang’ (AVG artikel 6.1e). Het gaat daarbij om de kwestie of ‘het algemeen belang’, de informatieverstrekking door een archiefdienst, prevaleert boven de privacy van personen. Hierover zal eerst jurisprudentie tot stand moeten komen.

De verwerkingsgrond uit de AVG artikel 6.1f (de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke) is niet van toepassing omdat deze een beperking kent voor overheidsinstanties in het kader van de uitoefening van hun taken. Dan zou geredeneerd kunnen worden dat onlinepresentatie geen taak is en dat verwerkingsgrond f wel van toepassing zou kunnen zijn, maar het is zeer de vraag of deze omgekeerde redenering standhoudt.

Foto’s waarvan het auteursrecht verlopen of (vooraf!) geregeld is, waarop geen personen staan en waarbij geen persoonsgegevens omtrent herkomst of rechthebbende(n) in de beschrijving getoond worden, mogen uiteraard zonder meer online getoond worden. Ten aanzien van de persoonsgegevens van de maker en (online) ontvangen reacties kan daarbij nog het volgende opgemerkt worden.

Maker

Persoonsgegevens van de maker (c.q. fotograaf) beperkt tot de naam moet in alle gevallen getoond worden om aan de Auteurswet (persoonlijkheidsrecht) te voldoen, conform verwerkingsgrond artikel 6.1c van de AVG.[12] In de praktijk is de maker echter lang niet altijd bekend.

Reactie

Het verwerken van persoonsgegevens van toegezonden reacties op een foto in een beeldbank is noodzakelijk voor een eventuele correcte afhandeling en beantwoording van de reactie. Het is verstandig om bij de mogelijkheid om te reageren de betrokkene direct om toestemming te vragen voor de verwerking en daarbij ook dataminimalisatie toe te passen, dat wil zeggen alleen die gegevens te vragen die noodzakelijk zijn voor de beantwoording. De rechtmatigheid van de verwerking is dan direct conform artikel 6.1a van de AVG geregeld: ‘de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden’.

Samenvattend

Het online publiceren van persoonsgegevens, metadata, beschrijving en de foto zelf is niet zomaar toegestaan. De enige zekere verwerkingsgrond is toestemming; over eventuele andere verwerkingsgronden zal jurisprudentie uitkomst moeten bieden.

Conclusie

Het verwerken van persoonsgegevens van foto’s bij de archivering en beschrijving in een archiefbewaarplaats is legitiem. Het doel is niet onverenigbaar met het oorspronkelijke doel en voor de verschillende persoonsgegevens (herkomst, maker, rechthebbende(n), beschrijving, reactie, beschikbaarstelling) zijn zelfs meerdere verwerkingsgronden.
Het online verwerken van persoonsgegevens van – de beschrijving van - foto’s is vooralsnog slechts op beperkte grond (toestemming) mogelijk. In alle gevallen moet (voor zover bekend) de naam van de maker verwerkt worden.
Het correct online publiceren van persoonsgegevens van foto’s vergt een enorme inspanning en zal veelal per foto of serie foto’s bekeken moeten worden.

Noten

[1] AVG artikel 4.1: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
[2] AVG artikel 9.1: 1. Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden.
[3] AVG artikel 9.2 en UAVG artikel 22.2 a-e.
[4] Autoriteit Persoonsgegevens, beleidsregels cameratoezicht 28-01-2016.
[5] AVG overweging 51: De verwerking van foto's mag niet systematisch worden beschouwd als verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, aangezien foto's alleen onder de definitie van biometrische gegevens vallen wanneer zij worden verwerkt met behulp van bepaalde technische middelen die de unieke identificatie of authenticatie van een natuurlijke persoon mogelijk maken.
[6] De AVG heeft alleen betrekking op gegevens van natuurlijke personen. Ten aanzien van de herkomst, de maker (c.q. de fotograaf), de rechthebbende(n) van het auteursrecht en de beschrijving van het beeld kan ook sprake zijn van deels of uitsluitend rechtspersonen. Voor die gegevens is de AVG dan niet van toepassing.
[7] Hier wordt nadrukkelijk een archiefbewaarplaats bedoeld in de zin van de Archiefwet 1995 artikel 1 f.
[8] Archiefwet 1995 artikel 1 c punt 1 tot en met 4.
[9] Persoonlijkheidsrechten zijn niet overdraagbaar, het auteursrecht zelf is wel – schriftelijk – overdraagbaar. Auteurswet 1912, artikel 25. Persoonlijkheidsrecht is o.a. het recht op naamsvermelding van de maker.
[10] Een andere kwestie is of anno 2018, in digitale tijden, het online beschikbaar stellen van informatie (waaronder persoonsgegevens kunnen berusten) geen taak is van archiefdiensten gezien de vraag ernaar vanuit de samenleving (c.q. onderzoekers/bezoekers) en de ambities rond een ‘digitale overheid’.
[11] De regels van Auteurswet 1912 en het portretrecht ten aanzien van het eventueel online kunnen publiceren van foto’s vallen buiten deze notitie.
[12] Noodzakelijk wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke.