Acquisitie, opslag en beschikbaarstelling van persoonsgerelateerde gegevens in particuliere archieven. Auteur: Gerrit Verbeek, Stadsarchief 's-Hertogenbosch

Situatieschets

Het Stadsarchief ’s-Hertogenbosch, als onderdeel van de afdeling Erfgoed van de gemeente ’s-Hertogenbosch, acquireert naast overheidsarchieven frequent archieven van particulieren, verenigingen, bedrijven en andere niet-overheidsinstanties.

Problemen

Een aantal van deze zijn alleen al door het soort archieven problematisch wat betreft bijzondere persoonskenmerken. Ik doel hierbij o.a. op kerkgenootschappen, organisaties op confessionele grondslag, politieke partijen, C.O.C. en verenigingen van migranten. Concrete vragen m.b.t. de AVG zijn:

• Moeten er in de bruikleen- en schenkingsovereenkomsten afspraken opgenomen worden over eventueel aanwezige registraties?

• Is er wat betreft de verantwoordelijkheid hiervoor van archiefdiensten een verschil tussen bruiklenen en schenkingen? Met andere woorden: blijft in het geval van bruikleen de verantwoordelijkheid bij de eigenaar?

• Zijn containerbegrippen als katholiek, gereformeerd, joods, etc. in de naamgeving van archieven een aanleiding om registraties van persoonsgegevens in deze archieven aan te merken als bijzondere persoonskenmerken, of is dit alleen het geval als in een specifieke registratie bijvoorbeeld het veld religie opgenomen en ingevuld is?

• Moeten archiefdiensten de in bewaring genomen particulier archieven met terugwerkende kracht screenen op conflicten m.b.t. de AVG?

Inleiding

Het Stadsarchief ’s-Hertogenbosch (sinds 2015 onderdeel van de afdeling Erfgoed) heeft met name vanaf de 70’er jaren van de 20e eeuw veel particuliere archieven en collecties geacquireerd, met name van kerkelijke instellingen, bedrijven, instellingen voor (geestelijke) gezondheidszorg, families en personen.
De insteek voor deze acquisitie was het completeren van de bronnen voor historisch onderzoek. Tot dan toe waren het vooral overheidsarchieven die zeker geen compleet beeld van de (Bossche) samenleving gaf. In de niet-overheidsarchieven (en ook in de fotocollecties) komt veel materiaal voor over personen.
Het beleid ten aanzien van de beschikbaarstelling van archieven is altijd geweest: openbaar. Of het moet zijn dat de openbaarheid beperkt is door clausules in de contracten. De invoering van de Wbp heeft slechts marginale invloed gehad op dit beleid.

Door de komst van de AVG zijn we ons acquisitiebeleid, de verwerking en de beschikbaarstelling eens aan een nadere analyse gaan onderwerpen.

De situatie vóór de AVG

Uitgangspunt was altijd dat de Archiefwet ons wettelijk kader is. Opname van archieven en collecties in de archiefbewaarplaats leidde er dan ook toe dat de opgenomen archieven onder de Archiefwet kwamen te vallen.
Voor de overbrenging van overheidsarchieven naar de archiefbewaarplaats was de selectielijst van de VNG het uitgangspunt. Naar de beperking van de bewaartermijn voor persoonsgegevens binnen de over te brengen archiefdelen werd bij de overbrenging niet gekeken. Slechts in uitzonderingsgevallen werd de openbaarheid van materiaal opgeschort. Wel werd ten aanzien van publicatie op het internet voorzichtigheid betracht.

Voor particuliere archieven was het contract de basis voor de openbaarheid van de stukken. In de fase voor totstandkoming van de overeenkomst was er overleg over eventuele openbaarheidsbeperkingen. Dit gold zowel voor schenkingen, waarbij het eigendom naar de gemeente overging als voor bruikleengaven, waarbij de archiefvormer eigenaar bleef. Tot na de bewerking werden archieven niet in de studiezaal beschikbaar gesteld. Bij de bewerking van de archieven werd (met een professionele bril op) ook nog gekeken of de openbaarheidsbeperking terecht was of dat er meer of minder openbaarheidsbeperkingen nodig c.q. wenselijk waren. Dit leidde eventueel tot aanpassingen van het contract. Ook hier kregen de persoonsgegevens weinig prioriteit.

Het bewerken van de archieven gebeurde voorheen door medewerkers van de gemeente ’s-Hertogenbosch, die een VOG moeten overleggen en waarbij in hun arbeidsovereenkomst clausules over geheimhouding en integriteit zijn opgenomen.

Veranderde situatie door de AVG

Door de invoering van de AVG is misschien geen enorme wijziging opgetreden ten opzichte van de werking van de Wbp, hoewel er op een aantal vlakken duidelijk meer beperkingen opgelegd worden aan de registratie en beschikbaarstelling van (bijzondere) persoonsgegevens. Toch bleek bij ons een aantal zaken niet in de pas te lopen met de eisen. Gesteld kan worden dat het merendeel van de geconstateerde gebreken dus ook al is strijd was met WPB en vermoedelijk soms ook met overige wetgeving.

Artikel 89 van de AVG is voor archiefdiensten dé basis om archieven (en de daarin opgenomen persoonsgegevens) te mogen bewaren en op voorwaarden beschikbaar te stellen. Verder is de overweging bij de verordening nr. 50 van belang. De strekking van artikel 89 is m.i. niet erg duidelijk geformuleerd (een aantal keren het woord “kunnen”) en biedt ruimte voor interpretatie.

Artikel 89
Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

1. De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische (L 119/84 NL Publicatieblad van de Europese Unie 4.5.2016) maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij worden verwezenlijkt.

2. Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

3. Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

4. Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden.

Overweging bij de verordening nr. 50
De verwerking van persoonsgegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld, mag enkel worden toegestaan indien de verwerking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. In dat geval is er geen andere afzonderlijke rechtsgrond vereist dan die op grond waarvan de verzameling van persoonsgegevens werd toegestaan. Soms is de verwerking noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend. In dat geval kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld en gespecificeerd voor welke taken en doeleinden de verdere verwerking als rechtmatig en verenigbaar met de aanvankelijke doeleinden moet worden beschouwd. De verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, moet als een met de aanvankelijke doeleinden verenigbare rechtmatige verwerking worden beschouwd. De Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die als rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens dient, kan ook als rechtsgrond voor verdere verwerking dienen. Om na te gaan of een doel van verdere verwerking verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld, moet de verwerkingsverantwoordelijke, onder meer rekening houden met:

• een eventuele koppeling tussen die doeleinden en de doeleinden van de voorgenomen verdere verwerking

• het kader waarin de gegevens zijn verzameld

• de redelijke verwachtingen van de betrokkenen op basis van hun verhouding met de verwerkingsverantwoordelijke betreffende het verdere gebruik ervan

• de aard van de persoonsgegevens

• de gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking voor de betrokkenen

• passende waarborgen bij zowel de oorspronkelijke als de voorgenomen verdere verwerkingen.

Dit speelt nadat hij aan alle voorschriften inzake rechtmatigheid van de oorspronkelijke verwerking heeft voldaan.

Wanneer de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven of wanneer de verwerking gebaseerd is op Unierecht of lidstatelijk recht dat in een democratische samenleving een noodzakelijke en evenredige maatregel vormt voor met name het waarborgen van belangrijke doelstellingen van algemeen belang, moet de verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid hebben de persoonsgegevens verder te verwerken. Dit is ongeacht of dat verenigbaar is met de doeleinden. In ieder geval dient ervoor te worden gezorgd dat de in deze verordening vervatte beginselen worden toegepast. En dat de betrokkene met name wordt geïnformeerd over dergelijke andere doeleinden en over zijn rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken. Het aanwijzen van mogelijke strafbare feiten of gevaren voor de openbare veiligheid door de verwerkingsverantwoordelijke en, de doorzending van de desbetreffende persoonsgegevens in individuele zaken of in verschillende zaken die met hetzelfde strafbare feit of dezelfde gevaren voor de openbare veiligheid te maken hebben, aan een bevoegde instantie moeten worden beschouwd als zijnde in het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke. De doorgifte in het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke of de verdere verwerking van persoonsgegevens moeten worden verboden wanneer de verwerking niet verenigbaar is met een wettelijke, beroepsmatige of anderszins bindende geheimhoudingsplicht.

Hierdoor wordt feitelijk de mogelijkheid gecreëerd voor een secundaire doelbinding voor de verwerking van persoonsgegevens. Wel worden voorwaarden gesteld waaraan wij ons moeten conformeren.

In het acquisitietraject is, zoals boven al genoemd, niet systematisch onderzocht of er registraties van personen aanwezig waren en waarom deze daarin zaten. Ook is in dit kader niet voldoende nagedacht over bijzondere persoonsgegevens. Daarom is een aantal aandachtspunten gedefinieerd:
Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

• De aard van de archiefvormer. Bijvoorbeeld vakbonden, kerkgenootschappen, instellingen voor (geestelijke) gezondheidszorg. Dit kan ertoe leiden dat de persoonsregistraties daarin impliciet bijzondere persoonsgegevens bevatten.

• De aanwezige persoonsregistraties.

• Aanwezige toegangen op persoonsnaam.

• Beeldmateriaal met herleidbare (bijzondere) persoonsgegevens.

• Personen in “gevoelige” dossiers.

Met de schenker/bruikleengever moet goed overlegd worden wat uit het gezichtspunt van dezen wel of niet overgedragen dient te worden, waarbij enerzijds gekeken moet worden naar de verplichtingen voortvloeiend uit de AVG. Maar ook naar het historisch of wetenschappelijk belang (en daarmee onderzoek), waardoor archivering in algemeen belang van toepassing zou kunnen zijn. Een belangrijk punt hierbij is hoe je in ons geval historisch onderzoek definieert. Zo zou je je af kunnen vragen of genealogie, waarvoor juist de persoonsgegevens van belang zijn, daaronder valt.
Wat ook van belang is, hoe je in geval van bruikleen de verantwoordelijkheden, voortvloeiend uit de AVG, vastlegt. Omdat de bruikleengever eigenaar blijft en daardoor het recht heeft om niet openbaar materiaal te gebruiken, is het goed om vast te leggen dat als hierdoor in strijd met de AVG gehandeld wordt, de verantwoordelijkheid niet bij de archiefdienst ligt en deze gevrijwaard blijft van sancties.

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden is dat de archiefdienst optreedt als verwerker. Zoals veel ander diensten wordt ook in Den Bosch veel gewerkt met vrijwilligers. In het verleden verwerkten deze alleen oudere registers (voor 1900) die zij in een speciaal daarvoor gemaakte database invoerden. Zij werkten hierbij in een van de rest van het gemeentelijk netwerk afgescheiden deel en hadden geen toegang tot depots en kantoren. Zij konden dus niet bij gevoelige (persoons)gegevens. Mede daardoor zijn in de huidige vrijwilligerscontracten geen clausules over geheimhoudingsverplichting en integer handelen opgenomen. Met name sinds 2016 werken vrijwilligers ook in informatiebeheer-databases waar ook gegevens over nog levende personen opgenomen zijn. Ook heeft een beperkt aantal vrijwilligers toegang tot het medewerkersdeel van de gegevensopslag van de afdeling Erfgoed, tot de depots en tot kantoorruimten. Op dit moment worden de vrijwilligerscontracten herzien en wordt tevens een “Verklaring Omtrent Gedrag” geëist.

Een enorme uitdaging bestaat in het screenen van de ruim 800 archieven die mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens van na het jaar 1910 bevatten. Zeker voor de studiezaal zal dat in de komende tijd (jaren?) grote problemen opleveren, of er moet besloten deze tot na een screening het predicaat “in bewerking” te geven en niet beschikbaar te stellen. Dit leidt vermoedelijk wel tot (grote) onvrede en onbegrip bij onze onderzoekers.

Conclusie

Concrete maatregelen die reeds genomen zijn of zijn uitgezet:
In de contracten, zeker in het geval van bruikleen, worden afspraken verwerkt over de verantwoordelijkheden voor zowel de eigenaar als de archiefdienst in het kader van de AVG.
Er wordt, indien mogelijk, een inventarisatie gemaakt van de aanwezigheid van (buitengewone) persoonsgegevens in de te acquireren archieven.
Er worden in het geval van bruikleen afspraken gemaakt met de bruikleengevers (eigenaars) over het delen van de verantwoordelijkheid mbt de AGV. Dit voor het geval dat de eigenaars delen van hun archief ter beschikking stellen aan onderzoekers of zelf gegevens publiceren die in strijd zijn met de bepalingen in de AVG.
De contracten met vrijwilligers worden herzien/uitgebreid met een geheimhoudingsclausule of een integriteitsverklaring en er dient een VOG overlegd te worden (betaald door de gemeente).
De in de archiefbewaarplaats aanwezige archieven krijgen een screening naar de aanwezige (bijzondere) persoonsgegevens.

Al met al kan geconcludeerd worden dat de AVG enerzijds een goede maatregel is om personen te beschermen tegen misbruik van hun persoonsgegevens. Maar tegelijkertijd (nog) niet voorziet in adequate voorzieningen om historisch onderzoek voor de toekomst te garanderen. Ik ook ben bang dat voor de korte tot middellange termijn voor archiefdiensten veel inspanningen nodig zijn om én te voldoen aan de bepalingen van de AVG én aan de vraag van de onderzoeker.