Archiving by design - Een praktijkvoorbeeld

Archiving by design is best een abstract begrip, waarvan lang niet voor iedereen bekend is wat dit precies inhoudt. Om wat duidelijker te maken hoe archiving by design in de praktijk kan worden toegepast, hebben we een praktijkvoorbeeld uitgewerkt. In een interview met Jeroen van Oss, Adviseur Informatiebeheer van de Gemeente Rotterdam, is geschetst hoe duurzame toegankelijkheid integraal onderdeel vormde van het aanbesteden en inrichten van een informatiesysteem in zijn werkpraktijk. Jeroen werkt voor het expertisecentrum informatiebeheer, dat zich onder andere bezighoudt met het adviseren over archiveringsvraagstukken binnen ict-projecten.

Wat was de aanleiding om ‘archiving by design’ toe te passen?
Jeroen: ‘Vanuit het Rijk werden taken gedecentraliseerd op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en Jeugdzorg naar gemeenten. Voor die werkprocessen werd er in de Gemeente Rotterdam een casusregiesysteem aangeschaft en geïmplementeerd. Het expertisecentrum informatiebeheer werd daarbij betrokken om archiving by design daarbij toe te passen. De vraag kwam dus vanuit het domein Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) in het bijzonder het programma Doorontwikkeling Informatie Management (DIM).’

Hoe raakte je betrokken bij het programma DIM?
Jeroen: ‘Via het reguliere ‘demand-supply’-proces werd het expertiseteam betrokken bij het programma DIM. Dit is een proces dat er voor zorgt dat de juiste expertises op het juiste moment aan tafel komen bij een inkoopproces. Vanuit de centrale aansturing op ict-projecten is in de Gemeente Rotterdam vereist dat aspecten van informatiebeheer vanaf de start van een project worden opgenomen via de zogenoemde Project Start Architectuur (PSA). Dat geschiedt concreet aan de hand van een classificatie in de PSA vergelijkbaar met een zogenoemde BIV-rating(beschikbaarheids-, integriteits-, vertrouwelijkheidsduiding van een bepaald werkproces) zoals in het werkveld van informatiebeveiliging gebruikelijk is. Via die classificatie/risicoklasse is omschreven welke wettelijke en beleidsmatige kaders voor informatie- en archiefbeheer in dat geval gelden.

De visie op het inbouwen van archieffunctionaliteit was in dat proces dus al goed omschreven. Dat is een belangrijke voorwaarde om informatiebeheer vanaf de ontwerpfase aan tafel te krijgen.‘

Welke processen zijn er doorlopen binnen het verandertraject?
Jeroen: ‘Het programma DIM is opgedeeld in deelprocessen, waaronder een project aanbesteding/inkoop. Binnen dit project werd het bestek opgesteld met de requirements: de functionele eisen aan het systeem. De projecttrekkers wisten ons goed te vinden en peilden steeds bij het expertiseteam hoe een requirement geformuleerd moest worden.

Een leerpunt dat we opdeden was om eerst samen tot goede definities te komen over wat archivering en dossiervorming is. Aanvankelijk was er Babylonische spraakverwarring, maar door goede communicatie kwamen we tot heldere definities.’ Vraagstukken waarover volgens Jeroen met de architecten veel over is gespard is, zijn interpretaties van begrippen zoals ‘zaak’, ‘dossier’ enzovoorts. Daar blijken verschillende vakgroepen toch net iets andere beelden bij te hebben. ‘Discussie, praten en definiëren (duiden) waren belangrijk in het proces,’ aldus Jeroen.

Een ander discussiepunt was de vraag of bij de aanbesteding uitgegaan moest worden van een koppeling met een DMS, of juist een informatiesysteem waarin archieffunctionaliteit al is ingebouwd. Besloten is om in de aanbesteding uit te gaan van beide scenario’s die ook al goed omschreven waren in de PSA. De leverancier diende goed aan te geven voor welk scenario zij kozen in hun oplossing. Er waren geen richtlijnen voor de koppeling ogenomen in de requirements. Het uitgangspunt was: We kijken wat de markt kan bieden, als het maar aan eisen van een DMS/RMA voldoet.

Uiteindelijk is er gekozen voor een taakapplicatie met een koppeling naar het zaaksysteem.

Bij de inrichting en implementatie is de Agile-methodiek toegepast waarbij van alle afdelingen van MO vertegenwoordigers betrokken waren. Het expertiseteam werd als stakeholder beschouwd en was aangehaakt bij de reviews. We konden op die wijze als specialisten dan ook redelijk op afstand blijven, vertelt Jeroen verder. Hiernaast is er een aandeel geleverd aan het definiëren van zaaktypen op basis van het bedachte procesmodel. Dat deden we samen met de hulp van procesanalist, die de requirements ophaalde en de kaders bewaakte. Het Agile werken heeft goed bijgedragen aan de voortgang, volgens Jeroen. Het zorgde een duidelijke werkwijze met helder afgebakende rollen. De betrokkenheid van de business hielp bij de acceptatie en zorgde voor draagvlak bij de migratie. ‘En dat is de fase waar we vandaag voor staan,’ aldus Jeroen.

Welke archiveringsthema's kwamen aan de orde? En welke keuzes zijn daarin gemaakt? Jeroen geeft enkele voorbeelden van archiveringsthema’s die voorbij kwamen, namelijk de thema’s classificatie en vernietiging.
Classificatie
Jeroen: ‘Bij de migratie zijn er pragmatische classificatiekeuzes gemaakt. Lopende zaken konden overgezet worden, maar voor afgesloten zaken was er een list nodig. Deze werden ‘getransformeerd’. Dat betekent dat ze allemaal één resultaatype kregen met een bewaartermijn van vijftien jaar. De selectielijst werd niet toegepast, maar er werd voor gekozen om uit te gaan van de Wmo: alle klantcontacten hebben daarin een bewaartermijn van vijftien jaar. De selectielijst is dus niet goed in lijn met de Wmo en dat werkte in ons voordeel.’ Escaleren naar de toezichthouder was niet nodig, omdat de keuze volgens Jeroen goed verdedigbaar is. Wel is de toezichthouder informeel op de hoogte gehouden om vertrouwen te creëren.
Vernietiging
Jeroen: ‘Voor vernietiging is er een module beschikbaar in ons zaaksysteem, maar deze vinden we nog niet goed genoeg. Momenteel zijn we in samenwerking met de leverancier bezig om deze te verbeteren. Er zijn verschillende componenten in het informatiesysteem waarin gegevens worden ‘doorgepompt’. Dat betekent dat er niet enkel in het zaaksysteem vernietigd moet worden, maar dat diezelfde gegevens ook uit de taakapplicatie vernietigd moeten worden. ‘Dat geschiedt via een script en niet routinematig’, vertelt Jeroen. Dus een technisch goed werkend alternatief, omdat de ideale oplossing niet mogelijk is. Omdat de leverancier de gevraagde functionaliteit nog niet kon bieden zijn er handmatige en procesmatige verbeteracties opgezet om toch de vernietigingsprocedure uit te kunnen voeren. Dat is ook archiving by design: als iets niet kan, zoeken naar een creatieve andere oplossing.

Wat waren de leerpunten?
1. Zorg dat er in het routineproces van projectmanagement goede afspraken worden gemaakt, zodat je het juiste moment wordt betrokken.
2. Met deskundigheid in huis zit je snel aan tafel, dus investeer in kennis en zichtbaarheid.
3. Goed definiëren, ofwel veel praten en overeenstemming creëren over wat dossiervorming en archivering betekenen.
4. Ga pragmatisch om met bewaartermijnen. Kijk ook naar de ‘regels achter de regels’ (selectielijst VNG vs. Wmo). Houdt niet te veel vast aan de letter van de wet, maar werk risicogebaseerd.
5. Vecht voor de standaarden uit ons vakgebied (zoals RGBZ, StUF-ZKN). Architecten zijn daarin je bondgenoten, want het resultaat van het volgen van standaarden is dat meer mensen de informatie kunnen raadplegen.

Jeroen werkt momenteel aan 'Duurzame Toegankelijkheid by Design op z'n Rotterdams', meer informatie daarover lees je in deze presentatie (nog een concept in bewerking).