Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken: werkdefinitie en hulpmiddel

Reacties

• • Corinne van den Heuvel
  • 1704980400

  Ik kan de beslisboom niet opslaan als PDF. Hebben meer mensen hier last van?

  
• • Carina Jacobi
  • 1705389120

  @corinnevandenheuvel

  Bij mij werkt het als ik '.pdf' toevoeg aan de bestandsnaam en bij Opslaan als kies voor 'alle bestanden' (in plaats van '2B bestand').

  Helpt dat?

  
• • monique witter
  • 1705394760

  Reactie Monique Witter namens B&W Almere:

  Concept-werkdefinitie:

  3.c Publicatietermijn:

  Zo spoedig mogelijk tot uiterlijk twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie.’ Het gaat bij deze informatiecategorie om bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken. Dan is van vaststelling toch geen sprake?

  ‘Als een externe partij betrokken is dient een zienswijze gevraagd te worden. Hiervoor is 2 weken extra tijd (Zie art. 3.3 lid 4 en lid 5 Woo).’ Zienswijze moet volgens art. 3.3 lid 5 onderdeel h Woo worden gevraagd als belanghebbenden naar verwachting bedenkingen hebben tegen openbaarmaking. Zoals het er nu staat lijkt het alsof altijd standaard zienswijze moet worden gevraagd.

  5. Korte beschrijving: ‘Bij de volksvertegenwoordiging ter behandeling ingekomen stukken, tenzij deze betrekking hebben op individuele gevallen.’ Aanvullen met ‘of tenzij er geheimhouding op rust’.

  11. Uitzonderingsgronden: Aanvullen met een bolletje: informatie over individuele gevallen

  12. Waar bevinden de documenten zich: Hierop is geen generiek antwoord te geven, dit verschilt per organisatie. Toevoegen: ‘Bijvoorbeeld’

  Beslisboom:

  Na 'Vertrouwelijk verstrekt? > Nee' zou een groene pijl naar Openbaar maken moeten volgen. Daar gaat het immers om bij cat 2a.

  De vraag 'Geagendeerd?' wekt verwarring omdat daarmee in feite cat. 2b/2c worden geïntroduceerd in de beslisboom die alleen over cat 2a zou moeten gaan (volgens het opschrift). Voeg in plaats van de vraag 'Geagendeerd?' een verwijzing toe naar de (vastgestelde) werkdefinitie van cat 2c.

  Het onderste deel van de beslisboom voegt niets toe ter verduidelijking van cat 2a. Zo wordt niet toegelicht hoe om te gaan met ingekomen stukken die op grond van 3.3 lid 2 onderdeel a Woo (=cat 2a) openbaar gemaakt zijn en daarna ter bespreking/behandeling geagendeerd worden. Is voldoende duidelijk voor de lezer dat de ingekomen stukken bij agendering feitelijk worden verstrekt en niet nogmaals openbaar gemaakt?

  
• • Rianne van Son
  • 1705562580

  3c: de publicatietermijn is zo spoedig mogelijk of binnen 2 weken na vaststelling of ontvangst van de informatie. Hoe werkt dit in de praktijk? Moet het ingekomen stuk zo spoedig mogelijk of binnen 2 weken worden gepubliceerd nadat is gebleken dat het ingekomen stuk in de raad wordt behandeld, of moet het zo spoedig mogelijk of binnen 2 weken na ontvangst van het ingekomen stuk?

  
• • Amke Bruijnzeel
  • 1705573500

  Werkdefinities

  Bij punt 6 (reikwijdte) hebben wij een verduidelijkingsvraag: de commissies en gemeenschappelijke regelingen vallen buiten de scope volgens de werkdefinitie. Weten we met zekerheid dat we deze binnengekomen stukken niet openbaar moeten maken? En dus enkel, wanneer deze ook een vergaderstuk worden van een commissie of gemeenschappelijke regeling, ze openbaar gemaakt moeten worden onder 2b/2c omdat de commissies en regelingen in 2b en 2c letterlijk in de wet zijn benoemd (wat dus niet het geval is in 2a)?

  In punt 7 (juridische definitie) wordt ingegaan op de stukken die onder de categorie van 3.3, tweede lid onder a Woo vallen. Maar uit naslagwerk (bv. Tekst en Commentaar bij artikel 3.3 Woo) blijkt dat ‘ter kennisgeving aannemen’ ook een vorm is van behandelen. Dit komt ook terug in de beslisboom. Het is voor de volledigheid misschien een idee om ‘ter kennisgeving aannemen’ ook bij punt 7 op te nemen.

  Bij punt 8 (definitie voor de leek) staat “Ook worden brieven over persoonlijke zaken niet automatisch openbaar gemaakt. Dit is om privacy te beschermen”

  Het woordje ‘Ook’ kan hier wat verwarrend zijn. In punt 8 gaat het namelijk over de stukken die wél openbaar gemaakt dienen te worden. Voorstel is om deze zin om te vormen naar ‘Brieven over persoonlijke zaken worden niet automatisch openbaar gemaakt in verband met privacy.’

  Het lijkt ons praktischer om hetgeen wat bij punt 3.a staat, namelijk “hetzelfde geldt voor het equivalent van regering en Staten-Generaal bij de decentrale overheden” (mede) bij punt 11 (uitzonderingsgronden) te plaatsen.

  Beslisboom

  Het ter kennisgeving aannemen van stukken wordt pas op het laatst benoemd, maar eigenlijk zou dit onder ‘is er aanleiding tot behandeling’ moeten vallen, omdat het een vorm van behandelen zou zijn. Zie hiervoor ook onze input bij punt 7 van de werkdefinitie.

  Tot slot kwam nog de volgende vraag bij ons binnen: “Daarnaast komen er af en toe stukken binnen die niet bestempeld kunnen worden als ‘reclamefolder’, geen individueel geval zijn, niet vertrouwelijk/geheim zijn, maar ook niet geagendeerd worden. Een voorbeeld hiervan is de nieuwsbrief van onze omgevingsdienst. Dit is een ‘ingekomen stuk’, dat wij wel per e-mail delen met de Statenleden, maar verder nergens publiceren. Te twijfelen valt of hiermee wordt voldaan aan de publicatieplicht? Of is het in dit geval de omgevingsdienst die publicatie plichtig is? 

  Dit zou ook niet onder voor kennisneming aannemen vallen en lijkt niet onder 2a te vallen, maar ook niet direct onder één van de andere categorieën. Klopt dat?

  Hieronder hebben we voor de volledigheid nog kort de door KIA gestelde vragen beantwoord:

  Ø  Zijn deze werkdefinities en praktische voorstellen helder, en zijn ze bruikbaar binnen jouw organisatie?

  • De definities vragen best nauwkeurige lezing. Sommige termen, zoals ‘burgerbrief’, gebruiken wij niet. Dit geldt ook voor ‘vertrouwelijk verstrekt’ (dit is in de termen van de Provinciewet eerder ‘onder geheimhouding verstrekt’, maar gezien de werkdefinitie gaan wij ervan uit dat hiermee hetzelfde wordt bedoeld).

  Ø  Wat moet er eventueel nog verduidelijkt of aangevuld worden?

  • Ten aanzien van enkele punten hebben we een paar opmerkingen. Zie boven.

  Ø  Is het hulpmiddel duidelijk? Helpen de beslisboom en de visuele weergave

  • De beslisboom kan helpen wanneer enkele zaken verder worden verduidelijkt. Zie boven.

  Ø  Om welke aantallen gaat het bij deze categorie (hoeveel ingekomen stukken per maand)?

  • Over de duim genomen een stuk of 10. Hierbij tellen we ‘ingekomen stukken’ van de Rekenkamer, van ministeries, enz niet mee. Dit zijn alleen de brieven van burgers, externe partijen, belangenbehartigende organisaties, dorpsraden, etc.

  Ø  In hoeverre bevatten deze stukken informatie die onder een uitzonderingsgrond zou kunnen vallen?

  • Deze stukken ontvangen we een paar keer per jaar en worden ook nu al behandeld op de voorgestelde wijze.