Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken: werkdefinitie en hulpmiddel
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Bij vertegenwoordigende organ...
Convenanten
- mei 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 1 jul
- 4
- 23
- 254
Update – 6 oktober 2023: Op 4 oktober is de Beslishulp convenanten (de nieuwe naam voor Twijfelhulp) vastgesteld in de stuurgroep PLOOI. De vastgestelde versie is te vinden op open-overheid.nl. Na de informele consultatieronde van afgelopen mei/juni hebben we de Beslishulp aangevuld met extra voorbeelden en verduidelijkingen in de tekst, in overleg met de werkgroep en met input van de klankbordgroep. Gebruik deze Beslishulp bij het openbaar maken van convenanten in jouw organisatie!
Hartelijk dank voor alle reacties op de Twijfelhulp Convenanten! |
We hebben de reacties die we via deze KIA groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elke reactie hebben gedaan. Of, als het om een vraag ging, deze van een antwoord voorzien. We kregen ook enkele reacties binnen per mail; deze zijn ook in het overzicht opgenomen, met de naam van de organisatie erbij waarvan de reactie afkomstig was. Hieronder hebben we het overzicht en een nieuwe versie van de Twijfelhulp geplaatst. Dit is nog geen eindversie, maar een tussenversie die nog wordt voorgelegd aan onze tegenlezers (klankbordgroep). |
In de werkgroep gaan we ondertussen verder met het uitwerken van verdere afspraken rond de wijze van openbaar maken van convenanten, inclusief een hulpmiddel daarbij. Meer informatie hierover volgt in deze KIA-groep en op open-overheid.nl! |
De reactietermijn liep tot 30 juni en deze informele consultatie is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen. Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! |
|---|
Een overzicht van alle reacties en de daarop volgende acties komt medio juli beschikbaar in deze KIA-groep. Naar verwachting start dit najaar een informele consultatieronde voor nieuwe werkdefinities en hulpmiddelen. |
|---|
Bijgevoegd hulpmiddel, de Twijfelhulp convenanten, bevat een werkdefinitie en een aantal kenmerken van convenanten volgens de Wet open overheid. Dit is nog een vroege conceptversie, die we graag met jullie hulp verder aan willen vullen en willen verbeteren. De leeswijzer geeft een toelichting op het gebruik van de Twijfelhulp. Let op: de links in de Twijfelhulp werken niet vanuit de browser. Download de Twijfelhulp en open deze in een PDF-leesprogramma zoals Adobe Acrobat.
Documenten:
Vragen:
Zijn deze werkdefinitie en dit hulpmiddel bruikbaar binnen jouw organisatie?
Wat zou de Twijfelhulp eventueel nog beter bruikbaar maken?
Kun je aanvullende voorbeelden van convenanten aandragen om op te nemen in de Twijfelhulp, met toelichting waarom dit een convenant is? Of voorbeelden van documenten die op een convenant lijken, maar het niet zijn, met toelichting waarom niet?
<< Terug naar de overzichtspagina Informatie categorieën WOO
Over het proces
De informele consultatie liep van 10 mei tot 30 juni 2023 (periode is verlengd van 10 naar 30 juni). Tijdens deze periode reageerden we niet op inhoudelijke vragen. Momenteel verzamelen we de reacties en besluiten we hoe we deze verwerken. Medio juli plaatsen we een samenvatting van de reacties en een antwoord op de vragen in deze groep.
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| reacties-twijfelhulp_met-antwoorden.xlsx | jul 2023 |  |
||
| 20230712_ao_twijfelhulp_convenanten_concept_v2.pdf | jul 2023 | |
||
| twijfelhulp_convenanten_concept_compressed_voor-consultatieronde.pdf | mei 2023 |  |
||
| leeswijzer-bij-de-twijfelhulp-convenanten_voor-consultatieronde.docx | mei 2023 | |
Verken
Beschikkingen, bijlage bij de concept-werkdefinitie: toelichting op de uitzonderingen
Update 11 juli 2024: Op 4 juli 2024 is de werkdefinitie van informatiecategorie 2k Beschikkingen vastg...
Convenanten: definitie in het kort, aanvullende informatie
De reactietermijn liep tot en met 21 februari en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe react...
Reacties
Bij kenmerk 4 uitzonderingen kun je kiezen of het convenant onder de uitzonderingen valt of niet. Als het niet onder de uitzonderingen valt dan is het geen convenant volgens de twijfelhulp. Maar niet alle convenanten vallen onder de twee uitzonderingen die daar staan, vaak zijn convenanten bijvoorbeeld wel getekend. Dus wat er gebeurd bij kenmerk 4 uitzonderingen klopt nog niet helemaal.
Daarnaast krijgen convenanten zonder handtekening in kenmerk 1 afspraken al de verwijzing naar dat het geen convenant is. Terwijl in de uitzonderingen staat dat er bij uitzondering ook niet getekende convenanten onder de Woo convenant definitie vallen. Wellicht kan de stap met uitzonderingen beter genoemd worden nadat je doorverwezen bent naar het resultaat 'je document is geen convenant'. Dus achteraf als check of ze niet toch onder uitzonderingen vallen.
Verder lijkt het me zeker een bruikbaar middel! We zullen even kijken voor voorbeelden.
Met vriendelijke groet,
Nina van Eerden
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Met het meenemen van de opmerkingen van Nina denk ik dat het een mooi hulpmiddel is voor deze lastige categorie documenten. Lastig, omdat zoals al benoemd in de tool, er meerdere termen worden gebruikt voor dezelfde inhoud als een convenant.
Ik neem aan dat we het ook echt alleen maar hebben over publicatie getekende convenanten , intentieverklaringen etc .. ?
Immers, een niet getekend convenant etc. is een convenant etc. die niet tot stand is gekomen.
Handig document! Het lijkt mij onverstandig om ongetekende of deels getekende convenanten te publiceren. Zonder handtekeningen is er geen convenant tot stand gekomen. Ook om verwarring te voorkomen of een gepubliceerd convenant wel of niet geldt, lijkt het mij verstandiger om alleen ondertekende convenanten te publiceren.
Bij getekende documenten heb je vaak te maken met pdf-bestanden. Die voldoen niet aan digitale toegankelijkheidseisen. Hoe lossen we dat op?
@annemariekeostojic
Tekst publiceren als html tekst.
Onze vragen:
1. Moeten alle deelnemende partijen (indien ze onder de Woo vallen) het convenant delen?
2. Als niet alle deelnemende partijen het convenant openbaar maken, hoe werkt dit dan met de archiveringtermijnen? Bijvoorbeeld als de betrokken partijen verschillende archiveringstermijnen in hun selectiedocumenten kennen.
3. Klopt het dat op grond van de wet alleen de convenanten die vanaf dat moment van de inwerkingtreding van het KB getekend worden, gepubliceerd hoeven te worden (art 10.2a Woo)? En dus niet alle op dat moment actieve convenanten?
4. Vallen ZBO’s met rechtspersoonlijkheid onder het begrip ‘centrale overheid’?
· In de Vaststellingsregeling Aanwijzingen voor convenanten 2003 (wetten.nl - Regeling - Vaststellingsregeling Aanwijzingen voor convenanten 2003 - BWBR0014609 (overheid.nl)) wordt in Aanwijzing 1, tweede lid gesproken over een afspraak van de centrale overheid met één of meer wederpartijen en vervolgens staat in de toelichting bij Aanwijzing 2 dat de Aanwijzingen naar hun aard decentrale overheden en zelfstandige bestuursorganen niet binden (ook al geeft de wetgever aan dat het wel aanbeveling verdient dat ook zij rekening houden met de Aanwijzingen). Dit suggereert dat zbo’s door de wetgever niet tot de centrale overheid worden gerekend.
· In de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen (wetten.nl - Regeling - Kaderwet zelfstandige bestuursorganen - BWBR0020495 (overheid.nl)) staat in art. 1 aanhef en onder a: “In deze wet wordt verstaan onder: a. zelfstandig bestuursorgaan: een bestuursorgaan van de centrale overheid dat bij de wet, krachtens de wet bij algemene maatregel van bestuur of krachtens de wet bij ministeriële regeling met openbaar gezag is bekleed, en dat niet hiërarchisch ondergeschikt is aan een minister”. O.b.v. deze definitie zou je zeggen dat zbo’s wel tot de centrale overheid moeten worden gerekend. Er staat immers “een bestuursorgaan van de centrale overheid”.
· In de twijfelhulp worden alleen ZBO’s zonder rechtspersoonlijkheid als centrale overheid gezien.
De Woo geldt zowel voor bestuursorganen die tot de centrale overheid worden gerekend als voor bestuursorganen die daar niet toe worden gerekend. Dat KVK onder de Woo valt, staat niet ter discussie. Echter, als het gaat om de actieve openbaarmakingsplicht van convenanten, art. 3.3, tweede lid onder f Woo, is het onderscheid tussen wel/niet centrale overheid wél relevant. In de MvT bij dit artikel staat immers dat afspraken binnen de centrale overheid geen convenanten zijn. Als KVK en andere zbo’s tot de centrale overheid moeten worden gerekend, dan betekent dat dat een deel van de samenwerkingsafspraken – afspraken tussen KVK en andere zbo’s bijvoorbeeld – sowieso niet actief openbaargemaakt hoeven te worden.
5. In de twijfelhulp staat niets over “werkinstructies” en “interbestuurlijke (werk)afspraken over bijvoorbeeld gegevensuitwisselingen”. In de MvT bij art. 3.3, tweede lid onder f Woo wordt hier wel aandacht besteed; daar staat namelijk dat dat soort informatie niet onder de reikwijdte van het wetsartikel valt. In de praktijk is het in sommige gevallen mogelijk lastig om onderscheid te maken tussen enerzijds “werkinstructies” en “interbestuurlijke (werk)afspraken over bijvoorbeeld gegevensuitwisselingen” (die dus niet onder de reikwijdte van het wetsartikel vallen) en anderzijds “afspraken (mede) gericht op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid” (die wél onder de reikwijdte van het wetsartikel vallen). Het zou nuttig zijn als de twijfelhulp handvatten biedt bij het maken van dit onderscheid.
Mooie besluitvormingstafel, dank alvast voor deze voorzet.
1 - definitie voor niet juristen
In de eerste alinea na ‘schriftelijke’ toevoegen ‘en ondertekende’ dan vervolgen ‘set van afspraken
Toelichting toevoegen: Bij een decentrale overheidsorganisatie, bijvoorbeeld een gemeente, gaat het om een bestuursorgaan. Een bestuursorgaan heeft publiekrechtelijk bevoegdheden, oefent een publieke taak uit, ook wel overheidstaak genoemd.
2- kenmerk 1, afspraken, 2de stap
(Indien niet getekend) Vaststellen of het convenant echt is vastgelegd tussen de partijen, check het besluitvormingsproces zodat er een vaststellingsdatum is. Er zal een onderbouwing zijn van de verschillende partijen dat ze het eens zijn over de inhoud en daartoe ook bevoegd. (Anders geen convenant)
2 - kenmerk 1, afspraken
Voorbeeld van niet ondertekend convenant. Misschien een afspraak van een bestuursorgaan met een brancheorganisatie, zoals tussen de VNG en de gemeenten, die wordt vastgesteld tijdens de ALV vd VNG?
Regiodeal om de economie te stimuleren, vast een handtekeningenpagina erop?
3 - kenmerk 2 - partijen
Set afspraken tussen ministeries, dat zijn SLA’s of in Nederlands DVO’s dienstverleningsovereenkomsten op het gebied van PIOFA etc.
Voorbeeld convenant tussen verschillende overheidspartijen. Mogelijk tussen rekenkamers van verschillende gemeenten die samenwerken.
4 - kenmerk 3 - doel
Gaat het hier om een publieke taak? In plaats van een overheidstaak? Graag duidelijk maken dat het om een publieke taak gaat als overheidstaak.
5 - kenmerk 4 - uitzonderingen
Wel vaststellen of het convenant ook echt is vastgelegd tussen de partijen, check met een besluitvormingsproces zodat er ook een vaststellingsdatum is. In ieder geval moet er een onderbouwing zijn van de verschillende partijen dat ze het eens zijn over de inhoud en daartoe ook bevoegd.
Tot slot, wellicht had de gemeente Koggenland nog nadere toelichting.
1 algemeen
De Twijfelhulp is heel werkbaar, een helder design, wijst zich vanzelf en het kan daadwerkelijk heel handig zijn in de praktijk. Als je met een paar twijfelstukken dit schema doorloopt, zal je ook snel meer voelsprieten krijgt voor wanneer een stuk een convenant in de zin van de Woo is.
2 technisch
Kleine verbeterpuntjes: er is geen ‘Terug’-knop op elke pagina met het resultaat “geen convenant”. Het is niet meteen duidelijk dat je via de balk terug kunt springen. Anders moet je heel onduidelijk door alle subpagina’s terugklikken met 2 vingers op een touchpad (een per ongelukkige ontdekking).
Leeswijzer: een instructiezinnetje toevoegen hoe je weer uit de schermvullende modus komt.
3 partijen
Is de afkorting zbo's bij elke gebruiker bekend?
Kunnen de letters uit de tabel bij Overheidsorganisaties misschien iets groter?
4 ondertekende convenanten
Maak een duidelijke en consequente keuze voor ondertekende convenanten. Kenmerk 1 en kenmerk 4 zijn inhoudelijk tegenstrijdig. De toelichting bij de Woo is helder: het gaat om ondertekende convenanten. Zo voorkom je ook dat er onduidelijkheid ontstaat over verschillende versies/concept-convenanten. Ondertekend = aantoonbaar akkoord (van alle partijen) op het vastgestelde (definitieve) document.
De vraag bij kenmerk 4 lijkt onlogisch: bij een ondertekend convenant zou nee het antwoord zijn en dan krijg je te zien dat er geen sprake is van een convenant.
5 gemengde afspraken
Bij ‘gemengde’ afspraken (zowel beleidsinstrument als operationele afspraken) wordt slechts aanbevolen om het convenant openbaar te maken. Dat lijkt te vrijblijvend en niet in lijn met de grondgedachte van de Woo. Je zou verwachten dat je dan openbaar moet maken. Dat daarbij dan ook de operationele afspraken - onverplicht – openbaar worden is wel zo transparant. En de bescherming uit art 5.1 lid 1, lid 2 en lid 5 en art 5.2 Woo is er ook altijd nog.
Onder het blokje Resultaat van kenmerk 4 ontbreekt het woordje ‘hebt’ in de 3e volzin.
6 Overal WOO vervangen door Woo.
Een werkbaar en bruikbaar middel!
· Definitie voor de niet-jurist: toevoegen dat het hierbij gaat om publiekrechtelijke bevoegdheden.
· Kenmerk 1: je kunt wel in de tekst zetten dat een partij het convenant onderschrijft, maar hoe weet je dat het klopt zonder ondertekening van die partij?
· Kenmerk 1: staat als uitleg dat een convenant een bindende overeenkomst is, maar wat houdt dat precies in en hoe kun je in de praktijk zien of iets een bindende overeenkomst is?
· Kenmerk 1: Als het niet ondertekend is en je drukt op de knop twijfel, dan krijg je twee voorbeelden te zien. Je komt dan niet terecht bij kenmerk 4: uitzonderingen.
· Kenmerk 1: Als het niet ondertekend is en je drukt op de knop Nee, dan is het resultaat: geen convenant. Je komt dan niet terecht bij Kenmerk 4: Uitzonderingen.
· Kenmerk 3: toevoegen dat het hier moet gaan om publiekrechtelijke bevoegdheden.
· Bij kenmerk 3 staat bij de uitleg van “instrument” dat het niet om opdrachtverlening aan specifieke partijen gaat. Kun je hier uit concluderen dat het wel een convenant is of kan zijn als het gaat om opdrachtverlening in bredere zin, aan meerdere partijen? En hoe wordt opdrachtverlening dan gedefinieerd?
· Bij kenmerk 3: de uitleg van het begrip overheidstaak kan denk ik nog duidelijker. Er wordt gesproken over “taken die uniek zijn voor overheidsorganisaties” en vervolgens wordt in het voorbeeld gesproken over duurzaamheidsdoelstellingen. Is dat per se een unieke taak voor overheidsorganisaties?
· Kenmerk 4: eens met commentaar ministerie. De wel/niet ondertekening maakt alles wel heel complex.
· Bij kenmerk 4: als je hier aangeeft dat het document niet onder 1 van de uitzonderingen valt, dan krijg je als resultaat dat het dus geen convenant is. Lijkt me dat dit niet klopt. Een document hoeft niet onder 1 van de uitzonderingen te vallen om een convenant te zijn.
· De conclusie na kenmerk uitzonderingen lijkt niet juist: de conclusie daar is dat het geen convenant is als er geen uitzonderingen zijn, maar:
o Niet ondertekend: geen uitzondering = ondertekend = kan een convenant zijn
o Afspraken over te realiseren beleidsdoelen en operationele doelen: geen uitzondering = geen operationele doelen, maar alleen te realiseren beleidsdoelen = een convenant
· Het zou handig zijn als we zelf aanpassingen kunnen doen in de twijfelhulp. Is dat mogelijk?
De definitie van convenant is nog niet scherp genoeg. Waarin zit het onderscheid tussen een convenant en een contract? Daarnaast zou het een gemiste kans zijn als dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) niet worden meegenomen. Deze zijn vaak nodig ter concretisering van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten.
Document en de twijfelhulp zouden ons goed helpen bij het bepalen van het begrip convenant (door het invullen hiervan komen we tot een zeer geringe hoeveelheid aan convenanten voor onze organisatie.
Het viel ons wel op dat (bij Kenmerk 3) dat bij het voorbeeld dat wordt gegeven bij overheidstaak het heel evident is dat het hier geen convenant is. Wij zouden aanraden om een tweede voorbeeld hieraan toe te voegen, waarbij dit niet dusdanig evident is. Dit zou organisaties weer verder kunnen helpen bij het duidelijk maken van dit begrip.
Reactie namens RDW.
Convenanten
Consistentie teksten in de keuzehulp spreken elkaar tegen. Bijvoorbeeld in het geval van operationele werkafspraken en over het wel/niet ondertekenen van het convenant – daarmee wordt het juridisch onjuist.
Bij de categorie convenanten is gekozen voor een keuzehulp, maar hierdoor sneeuwt de daadwerkelijk definitie van bepaalde termen onder en zijn ze niet goed leesbaar, omdat je eerst op het woord moet gaan staan. Keuzehulp is wel degelijk handig instrument, maar dan vooral straks in de uitvoeringsfase, maar zover zijn we nu nog niet. Graag de definities in een apart definitie document opnemen.
Bij twijfel in de keuzehulp wordt over het algemeen geadviseerd actief openbaar te maken. Een advies is niet in lijn met het doel van het document, namelijk definitie definiëring.
De reden van niet ondertekenen is volgens het document niet een argument om je van actief openbaar maken te onthouden. Naar ons idee is het afhankelijk van de situatie of het document wel/niet openbaar gemaakt moet worden.
Citaat: ‘Het komt voor dat een set van afspraken enerzijds … deze gevallen wel openbaar te maken.’ Is het logisch om in het geval beide soorten informatie (afspraken en beleidsdoelen) in één document staan om dan het hele document openbaar te maken, kan namelijk ook deels?
Tab Kenmerk >>> Uitzonderingen >>> druk op Nee dan is het resultaat geen convenant. Bij nee wordt vervolgens alsnog een advies gegeven. Het gaat in dit document toch om definitie en de daarbij behorende verplichtingen?
Aanvullende vraag:
6a. Wat is de zin van de vernietigingstermijn bij actieve openbaarmaking?
Het actief openbaarmaken heeft als gevolg dat informatie categorieën (zoals convenanten) openbaar inzichtelijk zijn, maar daarmee ook door eenieder gedownload en bewaard kunnen worden. Een vernietiging van de informatie door de bronhouder (na de gestelde termijn) betekent dus niet dat de informatie niet via andere routes nog beschikbaar blijft. Denk hierbij ook aan harvesten van informatie door derden of bijvoorbeeld google cache.
b. Hoe ga je om met situatie waarin een geharvest convenant dat door de bronhouder (na de gestelde termijn) is vernietigd ter discussie staat?
Na vernietiging kun je als bronhouder niet meer aantonen welk document openbaargemaakt is gemaakt. Stel een derde beweert dat convenant X 15 jaar geleden is gepubliceerd door bestuursorgaan Y. De vernietigingstermijn was 7 jaar. Bestuursorgaan Y beschikt dus niet meer over het originele document en kan ook niet aantonen of het klopt dat convenant X openbaargemaakt was. En kan ook niet controleren of de inhoud overeenkomt.
c. Als het originele document/ convenant eeuwig vernietigd is en dus verwijderd is van het overheidsplatform, hoe kan je bewijzen dat de versie van een convenant wat een burger aandraagt en bijv. in een rechtszaak gebruikt geen tekstuele aanpassingen bevat? Kan zo’n convenant bij een rechtszaak als bewijs gebruikt worden, als de overheid dit vernietigd heeft en niet meer openbaar maakt via de Woo-index?
@corriedrscmsteenberg
Wellicht een aanvulling op 1 - definitie voor niet juristen. Bij de toelichting die ik graag wil toevoegen. Een opmerking, dat wil niet zeggen dat een convenant gaat over publiekrechtelijke bevoegdheden, meestal niet.
@kamervankoophandel
Volgens mij geldt dit voor meerdere WOO-categoriën. Hoe ga je hiermee om. Gegevens die de overheidsorganisatie wettelijke moet vernietigen en derden die het gedownload hebben het gewoon bewaren en ergens anders publiceren.
Hoe verhoudt deze categorie met het register Gemeenschappelijke Regelingen die elke gemeente publiceert?
Reactie namens DT&V en IND
***
De definitie van een ‘convenant’ in de Twijfelhulp Convenanten wijkt af van de Vaststellingsregeling Aanwijzingen voor convenanten (Vaststellingsregeling).
Het gaat dan met name om het punt dat volgens de Twijfelhulp een convenant niet kan worden gesloten tussen organisaties van de centrale overheid. De Vaststellingsregeling laat echter wel de mogelijkheid open tot het sluiten van een convenant tussen twee centrale overheidsorganisaties.
In de toelichting op de aanwijzingen in de Vaststellingsregeling is opgenomen: “[…] Convenanten zijn er in vele soorten en maten. Het hier omschreven begrip convenant beoogt daaraan geen inperking te geven. Ook zogenoemde bestuursakkoorden, waarbij alleen bestuursorganen partij zijn, vallen onder deze aanwijzingen. […]”
Het is op basis van deze aanwijzingen (en interpretatie) dat de DT&V haar convenantenbeheer heeft vormgegeven. Het overgrote deel van de samenwerkingsafspraken is immers gemaakt met (keten)partners die tevens onderdeel zijn van de centrale overheid.
Vraag: Dienen samenwerkingsafspraken die binnen de centrale overheid worden gesloten wel of niet onderdeel te vormen van de onder de Woo verplicht openbaar te maken informatiecategorie Convenanten?
de twijfelhulp is een mooi instrument voor de uitvoeringsfase. zeker handig. Voor nu zou het fijn zijn om een template te hebben die definities geeft en toelicht. bij voorkeur in hetzelfde format zoals dat hier op het platform is gebruikt voor de organisatie- en bereikbaarheidsgegevens, en de Woo besluiten.
De Definitie voor niet-jurist moet juridisch nog steeds kloppen. De definitie zoals in de toelichting staat is duidelijk:
Een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak/samenstel van zulke afspraken, van een bestuursorgaan met één of meerdere wederpartijen, die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden, of anderszins gericht/mede gericht op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid.
Kortom:
Schriftelijke overeenkomst met afspraken, ondertekend door partijen;
Partijen bestaan uit een bestuursorgaan met één of meerdere wederpartijen;
De overeenkomst heeft betrekking op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden of is gericht op de voorbereiding of realisatie van overheidsbeleid.
Ondertekening door partijen, is onderdeel van het zijn van een convenant. De toelichting bij het begrip spreekt dit tegen. Juist definiëren en aangeven dat ruimte gezien en gepakt wordt om ook niet ondertekende afspraken als convenant aan te merken.
Wie zijn partijen? Er wordt gesproken van bestuursorgaan. Binnen het waterschap hebben we ook meerdere bestuursorganen en dat geldt evenzo bij Rijksdiensten. Een RIVM en min. VWS kunnen denk ik wel een partijen zijn bij een afspraak of overeenkomst die als een convenant kan worden aangemerkt.
Het onderscheid tussen een convenant en een contract is niet altijd even duidelijk. Is een Pachtcontract waarin voorwaarden m.b.t biodiversiteit voor het beheer worden gesteld met een inwoner een convenant? Op de webpagina Convenant | Kenniscentrum voor beleid en regelgeving (kcbr.nl) worden aanvullende kenmerken van een convenant geschetst die behulpzaam kunnen zijn om het onderscheid tussen convenant en contract te verscherpen.
ik zie hierin niet terugkomen of alle bestuursorganen moeten openbaarmaken of dat kan worden volstaan met enkelvoudige openbaarmaking.
Vanuit Provincie Zeeland denken we dat de twijfelhulp van goede toegevoegde waarde kan zijn zodra er meer voorbeelden en twijfelgevallen over convenanten in verwerkt worden. Er bestaat bij ons nog wel onduidelijkheid over de praktische zaken die bij deze categorie horen.
Wij vragen ons af wat er allemaal gepubliceerd moet worden bij deze categorie. Moeten alle bijlagen die onderdeel uitmaken van een convenant ook gepubliceerd worden? Soms heeft een convenant een hele hoop bijlagen, o.a. over de financiering en de concrete uitvoering. Hoe moeten we hiermee omgaan?
Wij lopen er daarnaast tegenaan dat we niet altijd een volledig ondertekend exemplaar hebben (bijv. enkel door ons ondertekend of de ondertekening van de andere deelnemers aan een convenant staan op losse uitgeprinte pagina’s). Hoe moeten we hier, ook in het kader van de digitoegankelijkheid van de documenten, mee om gaan?
Wanneer weten we of een convenant definitief is? Is dit zodra alle partijen het convenant hebben ondertekend? Echter, in de twijfelhulp staat: “Alle deelnemende partijen dienen de afspraken te hebben ondertekend. Dit hoeft niet door middel van een natte handtekening; er kan ook in de tekst van het convenant staan dat de partij het convenant onderschrijft.” Waaruit blijkt dit?
Als er meerdere bestuursorganen deelnemen aan een convenant, dan moet ieder bestuursorgaan dit convenant zelf publiceren. Dit zal dezelfde, geanonimiseerde, versie moeten zijn. Hierover moeten afspraken gemaakt worden tussen de deelnemers van het convenant. Om dit op zo’n uniform mogelijke wijze te kunnen doen, vragen wij ons af of er ook nog een landelijke handreiking of format komt voor het opstellen van een convenant, waar o.a. afspraken instaan over het anonimiseren, het publiceren en het digitoegankelijk maken van het te publiceren convenant.