Beschikkingen: concept-werkdefinitie
Update 11 juli 2024: Op 4 juli 2024 is de werkdefinitie van informatiecategorie 2k Beschikkingen vastg...
Beleidscasus 3: Omgaan met vernietiging en overbrenging in de Woo-index
- 19 apr
- Jurriaan Stegenga
- ·
- Aangepast 28 jun
- 3
- 18
- 315
De reactietermijn liep tot en met 20 mei en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen.
Aan iedereen die gereageerd heeft: dank voor de feedback!
We hebben de reacties die we via deze KIA-groep hebben ontvangen in een overzicht gezet, met daarbij een samenvatting van de voor- en nadelen bij de verschillende oplossingsrichtingen die in die reactie genoemd worden. Ook hebben we in het overzicht een antwoord gegeven op eventuele vragen. Aan het document met de beleidscasus hebben we een samenvatting van de reacties, een conclusie en een schets van het vervolgproces toegevoegd. Het overzicht en de nieuwe versie van het document met de beleidscasus zijn hieronder te vinden.
Overzicht reacties informele consultatieronde - Beleidscasus 3.xlsxBeleidscasus 3 Omgaan met vernietiging en overbrenging in de Woo-index_v0.7_met KIA terugkoppeling.pdfOrigineel bericht:
Documenten die openbaar zijn gemaakt via de Woo-index, zullen daar niet voor altijd vindbaar blijven. Bijvoorbeeld doordat ze zijn overgebracht naar een archiefdienst, of omdat ze zijn vernietigd conform de selectielijst van de organisatie. Wat moeten eindgebruikers van de Woo-index te zien krijgen wanneer zij zoeken op een document dat niet langer via de Woo-index beschikbaar is? Deze casus brengt een aantal oplossingsrichtingen in kaart.
Vragen:
Wat zou de impact zijn op de organisatie van de verschillende oplossingsrichtingen?
Op welke medewerkers en welke (informatie-)systemen of applicaties heeft de uiteindelijke keuze impact?
Welke oplossingsrichting in het document heeft vanuit het perspectief van de uitvoering de voorkeur, en waarom?
Welke oplossingsrichting in het document heeft vanuit het perspectief van de eindgebruiker (de burger) de voorkeur, en waarom?
Zijn er nog andere oplossingsrichtingen, die niet in het document staan?
Verken
Adviezen: werkdefinitie
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Adviezen en het hulpmiddel vo...
Beschikkingen, bijlage bij de concept-werkdefinitie: toelichting op de uitzonderingen
Update 11 juli 2024: Op 4 juli 2024 is de werkdefinitie van informatiecategorie 2k Beschikkingen vastg...
Reacties
Ik heb een vraagje: waar (in welke wet of regelgeving) staat dat de publieksversie (dus niet het brondocument!) van een volgens de Woo openbaar gemaakt document op enig moment moet worden vernietigd of overgebracht? Voor de brondocumenten is de wet- en regelgeving duidelijk (Archiefwet, Selectielijst etc.), maar voor deze publieksversies m.i. dus niet.
Daarnaast volgt dan nog de vraag of je de burger niet de gelegenheid moet bieden om de publieksversie (met eventueel weggelakte informatie) op termijn met het originele brondocument (dat op enig moment is overgebracht en ongelakt openbaar gemaakt is) te kunnen laten vergelijken. Zo van: "Aha, dat was dus de informatie die ze destijds hebben weggelakt." Dat kan niet als je die publieksversie meteen verwijderd als een brondocument is overgebracht.
@richardvandenbelt
Deze vraag; zijn Woo documenten conform de selectielijst op termijn te vernietigen of niet, heb ik een aantal jaren geleden al laten uitzetten bij het Ministerie van BZK. Tot op heden geen reactie op ontvangen, ook geen aanpassing van de wetgeving gezien. Wel wordt mij vanuit het Archiefwezen verteld dat het vernietigen van stukken die niet in de selectielijst staan verboden is. Ergo: in het kader van de Woo openbaar gemaakte stukken zijn voor altijd te bewaren. Daarnaast bestaat er een uitspraak van, naar ik meen de Raad van State (kan ook de Hoge Raad zijn), waarin letterlijk wordt gesteld: eens openbaar, altijd openbaar. Bij lezing van het document blijkt de bedoeling van de uitspraak iets anders te liggen: voor de één openbaar, voor eenieder openbaar. Maar helaas staat dat er niet. Het zou fijn zijn als er een uitspraak kwam, over wel of niet gelden van de selectielijst voor Woo-openbaargemaakte- stukken. Dank voor je reactie Richard, raakt aan een persoonlijke frustratie dat in hoger kringen men niet begrijpt wat op de werkvloer van belang is.
@richardvandenbelt
Ja, er is regelgeving: https://www.inspectie-oe.nl/onderwerpen/selectie-en-vernietiging dat "Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM. Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995."
De vraag is of de beschreven casus binnen de wet mogelijk zou moeten zijn: weg is weg en vergelijken met iets wat echt weg is, is niet mogelijk.
De vraag is of de publicatie nieuwe "archiefbescheiden" maakt, die een eigen bewaartermijn zouden moeten hebben en waar we dus actief informatiebeheer op moeten uitvoeren of dat ze "gewoon" meelopen met de reguliere vernietiging van het origineel in onze bronsystemen, net als de werk-kopie op de afdeling van onze collega.
Zodra de publicatie online staat, zijn er ontvangers (lezers én indexerende bots) die de informatie op hun eigen omgeving hebben en dan is onze macht om ze daar weg te halen verdwenen. Dat levert volgens mij de "paradox van publicatie van vernietigbare informatie" op: we kunnen het niet meer weghalen bij de ander, maar wel bij onszelf. In mijn beleving is de WOO-index niet meer de bevoegdheid van onze zorgdrager, maar "gewoon" een externe partij.
Het is dus ook aan de WOO-index om te bepalen hoe die omgaat met informatie die niet meer te vinden is waar ze die ooit vanaf geïndexeerd hebben. Google en Bing hebben dat zelfde probleem. Ik kan me voorstellen dat dit tot "Error 404" leidt of als je het vriendelijker wil doen: uit de eigen index weghalen, zodat het niet meer gevonden zal worden.
De eindgebruiker die de informatie (via de WOO-index of op andere wijze) zelf had opgeslagen, kan met die eigen kopie doen wat hij/zij wil. Desnoods opnieuw publiceren als er geen probleem is met auteurecht o.i.d.
@richardvandenbelt
Hallo Jules, reagerend op je laatste alinea: een burger kan m.i. rechten ontlenen aan de gepubliceerde informatie, ook al is dat in gelakte vorm. Vind je het dan niet nodig dat het orgaan dat de informatie gepubliceerd heeft daar over blijft beschikken? Anders kan deze op een later moment geconfronteerd worden met een rechthalende burger die een ooit gepubliceerd document laat zien, waar het orgaan zelf niet meer over beschikt (en het dus ook niet eventueel kan betwisten).
@richardvandenbelt
Ik ben geen jurist, maar mijn gezond verstand zegt: "Wet is wet, dus weg is weg." en "Te laat": we vernietigen immers pas na een bewaartermijn.
@richardvandenbelt
Maar dat is m.i. een te snelle conclusie. Je stelt je immers zelf de volgende vraag: "De vraag is of de publicatie nieuwe "archiefbescheiden" maakt, die een eigen bewaartermijn zouden moeten hebben en waar we dus actief informatiebeheer op moeten uitvoeren of dat ze "gewoon" meelopen met de reguliere vernietiging van het origineel in onze bronsystemen, net als de werk-kopie op de afdeling van onze collega." Zolang we daar geen antwoord op hebben is er geen sprake van "de wet is wet".
Is er ook gekeken naar het advies van ACOI over een vaste bewaartermijn van 10 jaar bij gepubliceerde versies? Hier wordt over dezelfde kwestie nagedacht. Zie punt 3 in de brief van juni 2023. brief-minister-bzk-aanbevelingen-over-voortgang-actieve-openbaarmaking-2.pdf (acoi.nl)
@alicestrating
Dankjewel Alice voor deze link. Hier kan ik wat mee. Weet je ook of BZK inmiddels een antwoord heeft gegeven op de adviezen?
@alicestrating
Nee, hier heb ik zelf ook naar gezocht, maar kon het online niet terugvinden.
In reactie op de opmerking van Annemarie Meijer:
"De overgang van Wob naar Archiefwet zou dus moeten leiden tot méér openbaarheid, mede vanwege het tijdsverloop. Vandaar ook dat stukken die voor overbrenging al openbaar waren of zouden zijn op grond van de Wob onder de Archiefwet niet ineens ‘gesloten’ kunnen worden: het adagium is niet voor niets ‘eens openbaar, altijd openbaar’."
Dit komt uit Verhouding tussen de Archiefwet en de Wob: cohesie of conflict? | Publicatie | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding.
Tja, betekent dat ook eens openbaar, altijd openbaar en dus niet te vernietigen? Het zou in ieder geval de situatie voorkomen dat een inwoner wel informatie heeft en de organisatie niet. Zoals in eerdere commentaren ook al aangekaart.
Ter illustratie uit de Richtlijn Archivering Overheidswebsites:
"Recht- en bewijszoekende burgers
Burgers en bedrijven kunnen rechten ontlenen aan informatie op websites. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van diensten, vergunningen, subsidies, of het starten van een bedrijf. Burgers en bedrijven baseren keuzes en handelingen op de informatie van de overheid. Die informatie kan daarom nodig zijn als bewijs in beroeps- en bezwaarprocedures. Als een overheidsorganisatie een zaak verliest omdat ze niet beschikt over dit bewijsmateriaal, dan kan dat leiden tot hoge kosten en gezichtsverlies."
Dat lijkt mij in dit geval net zo goed van toepassing voor informatie die op grond van de WOO is gepubliceerd.
Persoonlijk vind ik de oplossingsrichtingen uit Beleidscasus 3 alledrie indruizen tegen de Informatiehuishoudingsplicht: overheidsinformatie moet goed te vinden zijn.
Een disclaimer gaat de vindbaarheid niet vergroten, het zorgt eerder voor conflict dan cohesie tussen WOO en AW. De eindgebruiker wordt van het kastje naar de muur gestuurd.
De meest praktische en logische oplossing: Eens openbaar, altijd openbaar. Daarmee kun je gepubliceerde WOO informatie zien als blijvend te bewaren, vervroegd overbrengen naar de archiefbewaarplaats en via die weg publiceren.
De "brondocumenten" die aanwezig zijn in het DMS of zaaksysteem moeten natuurlijk wel het normale regime van waardering en selectie volgen. Je kunt dan via de selectielijst en vernietigingslijst aantonen dat het ongelakte document weg is, omdat het weg moest.
@twanmars1
Hallo Twan,
Naar mijn mening zijn er tegen jouw oplossing een paar tegenargumenten in te brengen.
Allereerst bewaar je als bewaarinstelling dan niet de originelen, maar kopieën. Al kun je daar tegen inbrengen dat het begrip origineel sinds de digitalisering fluïde is geworden.
Twee: Je bewaart informatie waar (mogelijk) delen zijn weggelakt, terwijl de volledige exemplaren er niet meer zijn
drie: je bewaart informatie waar hopelijk goed over is nagedacht, dat deze kan worden vernietigd.
Ik kan me voorstellen dat de bewaarinstellingen niet zitten te wachten op deze incomplete, historisch cultureel minder interessante informatie.
Drie: De AVG borgt ook het recht op vergetelheid. Veel van de informatie die openbaar moet worden gemaakt onder de Woo, kan door combineren van gegevens herleidbaar worden naar personen. Toegegeven, deze personen verliezen hun AVG rechten na overlijden, maar toch.
Vier: het argument dat de burger of claimant over informatie beschikt die de overheid zelf niet meer heeft, speelt al jaren. De burger heeft weinig bewaarplichten, maar velen bewaren toch stukken van de overheid gedurende heel veel jaren. Dit gevaar wordt onder de WHO alleen maar groter. Denk aan al die achterhaalde data die gaan rondzwerven. Dit is een pleidooi om bij openbaarmaking nadrukkelijk kenbaar te maken welke geldigheid de informatie heeft en van wanneer tot wanneer. Ik kan mij voorstellen dat dit ook de gedachte is geweest achter de verplichte opname van de bewaartermijnen in het AVG register.
Vijf: normaal gesproken wordt een bezwaar of beroep binnen redelijke termijn na afhandeling van de zaak ingesteld. Gedurende de looptijd van bezwaar en of beroep blijft de informatie uiteraard beschikbaar. Pas na afloop van het bezwaar en of beroep (of de terugvordering, of welke opvolgende zaak dan ook) gaat de (mogelijk nieuwe) bewaartermijn in. Gezien het gegeven dat (iig bij EZK en LNV) bezwaren en beroepen eveneens een bewaartermijn hebben, kan worden geconcludeerd dat ook deze informatie op termijn zijn waarde verliest.
Ik vraag mij af of een burger of bedrijf per definitie rechten kan ontlenen aan openbaar gemaakte informatie. Het recht op "rechten doen gelden" op basis van informatie op websites is ten slotte ook gelimiteerd tot de periode waar de betreffende informatie betrekking op heeft.
Al met al denk ik dat de bewaarinstellingen niet zitten te wachten op de openbaar gemaakte informatie. Het blijft wachten op een uitspraak van BZK.
@alicestrating
Hallo Alice,
Ik heb inmiddels nagevraagd bij de ACOI, of zij een reactie hebben ontvangen van BZK: antwoord helaas nog niet. Maar ze gaven ook aan dat het Ministerie niet verplicht is te reageren op adviezen.
Reactie gemeente Almere:
Impact op organisatie: Een bruikbare inschatting van de impact op organisatie, medewerkers en systemen/applicaties en van de hoeveelheid documenten kunnen wij op dit moment niet maken.
Voorkeursoplossing perspectief uitvoering:
Oplossingsrichting 1: Voor bestuursorganen is het ondoenlijk om voor afzonderlijke documenten een reden van vernietiging te publiceren. Dan heeft de organisatie aan elk gepubliceerd document dubbel werk. Ook levert het nieuwe problematische vraagstukken op, zoals opgemerkt in de uitvraag bij oplossingsrichting 2 (op moment van vernietiging of overbrenging gepubliceerd document vervangen door toelichting; hoe lang toelichting online houden, hoe omgaan met openbaarmaking via overzicht). Uiteindelijk gaat het erom dat de organisatie transparant is over de aanwezige informatie. In algemene termen aangeven waarom een document niet meer vindbaar kan zijn, draagt hier in voldoende mate aan bij.
In bepaalde gevallen zou een bestuursorgaan desgewenst wat gedetailleerdere informatie kunnen meegeven. Maar dan is de 'baseline’ bij alle bestuursorganen dat de eindgebruiker in ieder geval kan vernemen dat de informatie is vernietigd of overgebracht. En wordt het aan de afzonderlijke organisaties gelaten of, en op welke termijn, zij eventueel meer informatie mee willen geven. Deels ook omdat het openbaar maken van vernietigingslijsten geen verplichting is, en dat ongetwijfeld ook niet overal gebeurt.
Voorkeursoplossing perspectief eindgebruiker:
Oplossingsrichting 1: Op deze manier wordt de eindgebruiker geïnformeerd over de redenen waarom een document niet meer vindbaar is en kan dan zelf de afweging maken of een andere zoekopdracht wel resultaten kan opleveren, of een zoekopdracht bij de archiefdienst van de organisatie kansrijk is, of dat het document gewoon niet meer te reproduceren is.
Andere oplossingsrichtingen:
Gefaseerde oplossing/tussenoplossing: eerst maar eens starten met oplossingsrichting 1 en werk op de achtergrond alvast aan 2 en 3, als we zover zijn als overheid (incl. benodigde uitvoeringsbudgetten! M.a.w. er moet ook politieke wil zijn) gaan we van van 1 naar 2, en dan idem voor 3. Dit zou een meerjarenplan kunnen zijn. En werkt alleen als de techniek weer heel wat stappen verder is zodat je grote delen van 2 en 3 niet meer door medewerkers hoeft te laten doen.
Oplossingsrichting 4: titels en relevante metadata van vernietigde of overgebrachte documenten worden op de achtergrond op een lijst of in een database of iets dergelijks opgeslagen. Als een eindgebruiker in de Woo-index zoekt, genereert de Woo-index de passende melding, met als input de gegevens in die database. Bijv. eindgebruiker zoekt op een vernietigd convenant, dan zoekt de Woo-index overal incl. in die lijst/database op de achtergrond. De eindgebruiker krijgt vervolgens de melding dat het document is vernietigd en wanneer. Deze melding wordt gegenereerd op basis van de gegevens in de lijst/database. De eindgebruiker hoeft dus niet zelf te kijken of te zoeken op die lijst. Zoekt hij op een overgebracht document, dan krijgt hij de melding dat het is te vinden in het archief van gemeente X, met een link naar dat archief. Oplossingsrichting 4 is een geautomatiseerde oplossing aan de kant van de Woo-index. Bestuursorganen moeten hiervoor dan wel aan de voorkant alle benodigde metadata aan hun openbaar gemaakte documenten meegeven.
@alicestrating
Hopelijk geeft BZK nog wel aan of er nog een antwoord komt of dat ze geen reactie meer kunnen verwachten.
Reactie Belastingdienst:
De Belastingdienst heeft voor de korte termijn een voorkeur voor oplossingsrichting 1. Op lange termijn is oplossingsrichting 2 of 3 mogelijk, mits dit proces geautomatiseerd kan worden.
Toelichting:
Oplossingsrichting 1 is makkelijk uitvoerbaar en heeft geen impact op de Belastingdienst.
Echter deze oplossingsrichting is richting de eindgebruiker niet transparant. Het zou daarom goed zijn om toe te werken naar optie 2 of (bij voorkeur) 3. Voorwaarde daarbij is wel dat dit proces geautomatiseerd is. Het is niet uitvoerbaar om dit handmatig bij te houden.
Geautomatiseerd houdt in dat bij openbaarmaking al wordt aangegeven wat er met het document op termijn moet gebeuren, zodat op termijn ook automatisch het document wordt omgezet in een melding. Indien het proces geautomatiseerd is, lijkt het een kleine moeite om de stap van oplossing 2 naar 3 te maken.
De consultatietermijn is te kort om een goede inschatting te maken van de impact en planningshorizon.
Reactie Provincie Zeeland:
Wij liepen bij de inrichting van ons ‘Content Publicatiesysteem’ (CPS) tegen hetzelfde vraagstuk aan: hoelang bewaar/publiceer je een publicatie? Ons CPS is een service (gebaseerd op Sharepoint) om documenten o.a. naar de Woo-index te kunnen ontsluiten. Het CPS wordt gevuld door verschillende bronsystemen, waaronder (in de toekomst) ons zaaksysteem. In het zaaksysteem zitten de brondocumenten in (zaak)dossiers: het origineel en de publicatieversie. Het CPS bevat dus een kopie uit het bronsysteem.
Ons inziens is het gepubliceerde document onderdeel van het (zaak)dossier en dient net als voor de andere documenten in het dossier de bewaartermijn vanuit de selectielijst gevolgd te worden, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen ‘vernietigen’ en ‘bewaren’. De huidige selectielijsten gaan uit van processen waarbij bewaartermijnen voor het gehele dossier gelden en niet voor individuele documenten. Ook bij daadwerkelijke vernietiging en overbrenging wordt uitgegaan van dossierniveau en zijn zorgdragers verplicht om hiervan een verklaring te maken met daarbij een lijst van de betreffende dossiers. Deze verklaringen inclusief lijsten worden blijvend bewaard.
Als je het advies van het Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (Acoi) van 27 juni 2023 erop na slaat, Brief - Aanbevelingen over voortgang actieve openbaarmaking (acoi.nl) zie je dat de geadviseerde publicatietermijn 10 jaar is. Dat lijkt ons ook het meest logisch. Aangezien de meeste Woo-documenten blijvend te bewaren zijn en hierbij rekening wordt gehouden met de nieuwe termijn van overbrenging. Uitzondering hierop zijn natuurlijk de documenten die eerder vernietigd moeten worden, maar zoals Acoi aangeef, maak het niet te ingewikkeld.
Volgens ons zou de gewenste oplossing dit stramien moeten volgen en dus geen aparte registraties van vernietiging en overbrenging op documentniveau, dit levert onnodig extra werk op. Oplossingsrichting 1 heeft daarom onze voorkeur. De eindgebruiker kan bij vragen met de zorgdrager contact opnemen. De zorgdrager levert op dat moment het bewijs voor vernietiging aan of kan bij overbrenging verwijzen naar de locatie van het dossier.
Oplossingsrichting 1 lijkt me goed doenbaar, de andere oplossingsrichtingen lijken me nogal bewerkelijk en duur. In dit geval lijken me de maatschappelijke baten van transparantie op dit gebied (document-specifieke toelichting op vernietiging) niet opwegen tegen de maatschappelijke kosten van specifieke toelichtingen per document.
Reactie SED (Ambtelijke organisatie voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland)
SED heeft voorkeur voor oplossingsrichting 1. Dit is de meest overzichtelijke en minst bewerkelijke oplossing. Door naar een goede informatiepagina te verwijzen bij een foutmelding heeft de eindgebruiker alle relevante informatie over archivering voorhanden. Het is echter wel jammer dat eindgebruikers dan niet kunnen zien of het specifieke document vernietigd of verplaatst is. Het is daarom belangrijk dat de verschillende vindplaatsen voor documenten op deze pagina genoemd worden.