Beleidscasus 2: Documenten die in hun geheel onder een uitzonderingsgrond vallen

Reacties

• • monique witter
  • 1715857140

  Reactie gemeente Almere: 

   Impact op organisatie: 

  Oplossingsrichting 1: bewerkelijk, maar wel uitvoerbaar 

  Oplossingsrichting 2: veel te bewerkelijk, daardoor niet uitvoerbaar 

  Oplossingsrichting 3: erg bewerkelijk, mogelijk uitvoerbaar maar met hoge (personele) kosten  

  Oplossingsrichting 4: (tenzij het geautomatiseerd kan) veel te bewerkelijk, daardoor niet uitvoerbaar 

   Hoeveel documenten: 

  Op dit moment is voor ons niet in te schatten om hoeveel documenten het zou kunnen gaan. 

   Impact op mdws en syst/applic: 

  Op alle medewerkers die betrokken zijn bij de actieve openbaarmaking van documenten uit de verschillende informatiecategorieën. Onder andere gaat het om Woo-behandelaren (Woo Desk), mogelijk ook DIV-medewerkers en/of andere ICT-gerelateerde medewerkers, afhankelijk van welke technologie we moeten inzetten en bij wie welke uitvoerende handelingen structureel worden belegd. 

  Voorkeursoplossing perspectief uitvoering: 

  Alle vier oplossingsrichtingen lijken suboptimaal, want in meerdere of mindere mate bewerkelijk. Dit zijn de voornaamste overwegingen per oplossingsrichting: 

  Oplossingsrichting 1: 

  Deze lijkt het minst bewerkelijk van de vier. Maar vanuit het perspectief van informatiebeheer zullen we – nu het gaat om het opstellen van één document dat constant wordt aangevuld - elke versie van dit document moeten bewaren en documenten uit die lijst moeten schonen na het verstrijken van de bewaartermijn van de documenten. Minst bewerkelijk wil dus niet zeggen: niet bewerkelijk. 

  Oplossingsrichting 2: 

  Veel te bewerkelijk, niet uitvoerbaar 

  Oplossingsrichting 3: 

  Deze richting lijkt nog het minst bezwaarlijk, alles afwegende. Aangezien het een wettelijke plicht is om aan te geven dat een stuk niet openbaar gemaakt wordt, kunnen bestuursorganen er niet omheen om hier iets voor in te richten. Daarom lijkt het de eenvoudigste optie om het reguliere proces van openbaarmaking hiervoor te gebruiken. Er hoeft dan geen apart proces ingericht te worden, inclusief de applicatie-inrichting die daarbij hoort. Dit bespaart tijd, geld en verkleint de kans op fouten. Zo worden documenten uniform aangeboden voor publicatie en kunnen deze documenten ook per stuk beheerd/gearchiveerd worden. 

  Oplossingsrichting 4: 

  Is bewerkelijker dan 3 (grote impact op de organisatie) maar de metadatering vergemakkelijkt wel het informatiebeheer. 

   Voorkeursoplossing perspectief eindgebruiker: 

  Oplossingsrichting 4 is voor de eindgebruiker het gunstigst, biedt de meeste zoekmogelijkheden, eindgebruiker vindt het antwoord (nl niet-openbaar) op een logische plek, hoeft niet weer een aparte lijst te raadplegen.  

  Andere oplossingsrichtingen: 

  Op dit moment hebben wij geen alternatieven in beeld. 

   

   

  
• • Hetty Joosten (Coördinator Woo-actief)
  • 1715863500

  Reactie Belastingdienst:

  De Belastingdienst heeft een voorkeur voor oplossingsrichting 1, alle niet-openbare documenten op één overzicht op eigen website, waarbij een link wordt opgenomen in de Woo-index.

   Toelichting:

  Oplossingsrichting 1 is voor alle partijen overzichtelijk en voor de uitvoering goed uitvoerbaar.

  De vraag is inderdaad, zoals gesteld in de consultatie, of dit voldoet aan ‘de wijze waarop normaal openbaar wordt gemaakt’. Maar mogelijk kan dit worden ondervangen door verwijzing in de Woo-index.

   Van belang is wel wat in het overzicht moet worden meegenomen. Bij (bepaalde) staatsgeheime documenten kan enkel op een hoog abstractie niveau een omschrijving worden gegeven. De titel of een ‘normale’ omschrijving is niet mogelijk.

   Bij oplossingsrichting 2 is er op dit moment nog onvoldoende zicht wat dit precies betekent en hoe dit vorm moet worden gegeven wanneer gebruik wordt gemaakt van de site Rijksoverheid.nl. Is het mogelijk om op deze site een aparte pagina te krijgen waarop het overzicht/de mededeling kan worden geplaatst en bijgehouden?

   Bij oplossing 3 en 4 wordt een nieuw document gecreëerd. Dit is niet wenselijk. Voor de uitvoering is dit extra werk, maar ook voor de gebruiker betekent dit dat er extra clicks nodig zijn om tot informatie te komen. Indien toch gekozen wordt voor een oplossingsrichting waarbij een nieuw document moet worden gemaakt, is het de vraag wat in een dergelijk geval de eisen zijn voor de titel van het document. Moet deze gelijk zijn aan de titel van het niet gepubliceerde document? Dit is niet wenselijk omdat mogelijk de titel zo veelzeggend is dat deze ook niet openbaar kan worden gemaakt.

   Opmerking. Er is een parallel tussen beleidscasus 2 en 3. Bij beide gaat het uiteindelijk om het zoeken naar documenten die niet (meer) openbaar zijn. Zou voor beide casussen niet een vergelijkbare oplossingsrichting moeten gelden?

  
• • Guido Enthoven
  • 1716098280

  Vanuit gebruikersperspectief neig ik naar een combinatie van oplossingsrichting 1 en 3. Variant 1 biedt een prettig overzicht van volledig niet openbaar gemaakte documenten, terwijl je met variant 3 het gemakkelijk kunt vinden als je duikt in een specifiek dossier.

  Overigens zou het helpen indien er in dit document over deze beleidscasus enkele voorbeelden worden gegeven. Waar moet ik aan denken? Gaat het bijvoorbeeld om geheime onderzoeksrapporten van het ministerie van Defensie? Of zijn er andere voorbeelden rond beschikkingen of convenanten?

  
• • Anne Marie Gebraad
  • 1716131640

  Reactie SED (Ambtelijke organisatie voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland)

  Oplossingsrichting 3 is wat betreft SED de meest overzichtelijke oplossing. Hierbij zouden we vasthouden aan het reguliere proces voor het openbaar maken van de documenten in de betreffende informatiecategorie. Het document kan bij deze oplossing dan geheel gelakt geüpload worden.