Adviezen: werkdefinitie
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Adviezen en het hulpmiddel vo...
Vergaderstukken decentrale overheden
- mei 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 28 jun
- 5
- 15
- 315
Hartelijk dank voor alle reacties op de definitiedocumenten voor de Woo-informatiecategorieën Vergaderstukken decentrale overheden en Ingekomen stukken! |
|---|
We hebben de reacties die we via deze KIA groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elke reactie hebben gedaan. Of, als het om een vraag ging, deze van een antwoord voorzien. Hieronder hebben we het overzicht en een nieuwe versie van de definitiedocumenten geplaatst. Let op: dit is nog niet de definitieve versie! De definitieve versies worden op open-overheid.nl geplaatst. Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Vergaderstukken decentrale overheden’ |
Voor de categorie Ingekomen stukken is een nieuwe tussenversie opgeleverd, die wordt gebruikt bij het uitwerken van categorie-overstijgende vraagstukken. Deze categorie wordt later dit jaar verder uitgewerkt. |
Voor de categorie Vergaderstukken decentrale overheden is de nieuwe versie verder afgestemd en voorgelegd aan de stuurgroep PLOOI. Na vaststelling wordt dit document gebruikt als basis voor de werkdefinitie en wijze van openbaar maken van de Woo-informatiecategorie Vergaderstukken decentrale overheden. Het is de bedoeling dat bestuursorganen de werkdefinitie gaan gebruiken bij het openbaar maken van deze categorie. Aanpassingen zijn nog steeds mogelijk, wanneer de ervaringen met het openbaar maken van de categorie daar aanleiding toe geven. |
De komende periode werken we uit hoe we bestuursorganen zullen ondersteunen in deze fase van ervaring opdoen en hoe we hun ervaringen verzamelen en meenemen. Meer informatie hierover volgt in deze KIA-groep en op open-overheid.nl. |
De reactietermijn liep tot 30 juni en deze informele consultatie is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen. Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! |
|---|
Een overzicht van alle reacties en de daarop volgende acties komt medio juli beschikbaar in deze KIA-groep. Naar verwachting start dit najaar een informele consultatieronde voor nieuwe werkdefinities en hulpmiddelen. |
|---|
Bijgevoegde templates geven een beschrijving van deze categorieën en van de informatie die minimaal openbaar gemaakt moet worden. Ook wordt ingegaan op een aantal praktische zaken, zoals openbaarmakingstermijn en relatie met andere categorieën. Dit betreft een vroeg conceptvoorstel, waar we graag feedback op ontvangen.
Conceptdefinitie Woo IC 2A Ingekomen stukken.pdfConceptdefinitie Woo IC 2C Vergaderstukken en verslagen.pdfVragen:
Zijn deze werkdefinities en praktische voorstellen bruikbaar binnen jouw organisatie?
Wat moet er eventueel nog verduidelijkt of aangevuld worden?
<< Terug naar de overzichtspagina Informatie categorieën WOO
Over het proces
De informele consultatie liep van 10 mei tot 30 juni 2023 (periode is verlengd van 10 naar 30 juni). Tijdens deze periode reageerden we niet op inhoudelijke vragen. Momenteel verzamelen we de reacties en besluiten we hoe we deze verwerken. Medio juli plaatsen we een samenvatting van de reacties en een antwoord op de vragen in deze groep.
Verken
Beschikkingen, bijlage bij de concept-werkdefinitie: toelichting op de uitzonderingen
Update 11 juli 2024: Op 4 juli 2024 is de werkdefinitie van informatiecategorie 2k Beschikkingen vastg...
Convenanten: wijze van openbaar maken
Update - 22 februari 2024 Op 14 februari zijn de werkdefinitie van de categorie Klachtoordelen en het ...
Reacties
Helder omschreven. Mis ik in de concepten niet de definities voor het college van B&W?
Voor gemeenten wordt alleen gesproken over de gemeenteraad. Betekent dit dat raadscommissies en ook het college van B&W niet onder deze definitie vallen? En dat de agenda en alle stukken van deze gremia niet gepubliceerd hoeven te worden volgens de wet? Lijkt mij een gemis. Veel gemeenten publiceren die stukken overigens al.
Ingekomen stukken:
Is er een verschil tussen de 'in behandeling genomen stukken' en 'ter kennisname'. In behandeling genomen stukken door de raad moeten wel worden gepubliceerd en de ter kennisname niet?
En, wij vragen op dit moment aan de afzender of het stuk als het in behandeling wordt genomen of dit (geanonimiseerd) gepubliceerd mag worden. Klopt het dat deze vraag niet meer gesteld moet worden omdat alle in behandeling genomen stukken moeten worden gepubliceerd.
Kennisveiligheid blijft bij een besluit tot actieve openbaarmaking een belang om mee te wegen. Informatie afkomstig van onderzoeksinstellingen is vaak uniek en externe informatieleveranciers kunnen daar onder geheimhouding hun bijdrage aan hebben geleverd. Zou bij een voornemen tot actieve openbaarmaking van onderzoeksgegevens het vragen van een zienswijze bij onderzoeksinstellingen/betrokkenen ihkv artikel 5.1 en 5.2 Woo (uitzonderingsgronden) dan ook niet gewoon vanuit beleid expliciet verplicht moeten worden gesteld?
@tno
De geheime bijdrage in een apart document opnemen, met de geheimhoudingsgrond of uitzonderingsgrond erbij is noodzakelijk. Dat deel van het onderzoek wordt dan alleen in de organisatie verstrekt door het collega aan bijvoorbeeld raadsleden onder geheimhouding (meestal ter inzage op papier en tekenen als het wordt gelezen).
Definitie Woo-informatiecategorie “Ingekomen stukken” / Artikel 3.3 lid 2 sub a
Eerste bullit, daar wordt als bedoeld in artikel 2.1 geschreven dat moet 2.2 zijn, eerste lid is wel goed. 2.1 gaat over begripsbepalingen.
3.b informele naam, ingekomen stukken, akkoord want de rubriek is alleen relevant voor de volksvertegenwoordigende organen.
3.c Onder ‘publicatietermijn:’ (in de 2de kolom) toevoegen: Artikel 3.3 Lid 4 en verder Artikel 3.3 lid 5, afwijking
8. Veralgemeniseer, vervang gemeenteraadslid en/of volksvertegenwoordiger en gemeenteraad of gemeente in volksvertegenwoordigend orgaan.
9.b toevoegen bij 8. WDO (Wet digitale overheid v.a. 1-7-2023 gefaseerd)
12. Vraag, zijn raadsinformatiesystemen erkend als archiefsysteem?
14. www.zoek.openraadsinformatie.nl (zit typefout in) Aanvulling op openraadsinformatie.nl (werkt met verwijsindex vanuit raadsinformatiesysteem zoals iBabs, Notubiz etc.
Er zit enige overlap in het commentaar.
Definitie Woo-informatiecategorie “Vergaderstukken en verslagen” / Artikel 3.3 lid 2 sub a
Eerste bullit, daar wordt als bedoeld in artikel 2.1 geschreven dat moet 2.2 zijn, eerste lid is wel goed. 2.1 gaat over begripsbepalingen.
3.b Informele naam, hoe te onderscheiden van het uitvoerende orgaan als dat wordt gedefinieerd. Moet erachter bijvoorbeeld, kaderstellend orgaan of eindverantwoordelijk orgaan, of volksvertegenwoordiging?
3.c Toevoegen aan eerste alinea, Voorafgaand aan de vergadering volgens termijn: gemeentewet, provinciewet, waterschapswet, gemeenschappelijke regelingen en reglementen/statuten
8. Veralgemeniseer, vervang gemeenteraad voor volksvertegenwoordigend orgaan. Leden van het volksvertegenwoordigend orgaan. En eind 2de alinea ‘Dit is verplicht volgens de gemeentewet, provinciewet, waterschapswet, gemeenschappelijke regelingen en reglementen/statuten. (Of zelfde volgorde als bij 3.c)
9.b WDO uitschrijven (Wet digitale overheid v.a. 1-7-2023 treedt gefaseerd in werking)
11. Toevoegen (NB de gemeentewet respectievelijk provinciewet etc. hanteren ‘geheim’ en niet ‘vertrouwelijk’.)
14. www.zoek.openraadsinformatie.nl (zit typefout in) Aanvulling op openraadsinformatie.nl (wordt afgekort met ORI),(werkt met verwijsindex vanuit raadsinformatiesysteem zoals iBabs, Notubiz etc.
Hartelijk dank voor het voorbereiden! Mijn commentaar getracht praktisch en kort en bondig te houden.
Ingekomen stukken
Bij punt 8 staat het gemeenteraadslid als ontvanger. Wordt daar niet gemeenteraad bedoeld?
Gemeenteraadsleden hebben een eigen mailadres en worden veelal via dat kanaal benaderd. Voor de ingekomen stukken is een gezamenlijke mailbox voor de gemeenteraad ingericht welke wordt beheerd door de griffie.
Bij punt 9.b staat dat de Wmebv de awb vervangt. Moet daar niet zijn dat het de awb deels vervangt?
Vergaderstukken en verslagen
Ook hier staat bij punt 9.b dat de Wmebv de awb vervangt. Moet daar niet zijn dat het de awb deels vervangt?
Algemeen:
Beide documenten zijn qua taalgebruik erg juridisch en de opbouw van de documenten is niet echt helder. Je wordt als lezer niet echt bij de hand genomen. Ik denk dat het heel nuttig zou zijn om, net als bij de convenanten, een soort twijfelhulp te hebben of een overzichtelijk lijstje met kenmerken: wat is nu wel/niet een ingekomen stuk en wat is wel/niet een vergaderstuk of -verslag?
De definitie vertrouwelijk vs. geheim – er wordt overal over vertrouwelijke stukken en vergaderingen gesproken. Echter, wat is vertrouwelijk? Dat heeft geen juridische status.
Hoe kijkt de werkgroep aan tegen vertrouwelijk als status en actief openbaar maken?
Gaat het om alle bijeenkomsten van de gemeenteraad? Inclusief informatieavonden?
Betreft het ook alle door de raad ingestelde commissies? Ik denk aan auditcommissie, werkgeverscommissie, maar ook voorbereidende commissies op de raadsvergadering.
In de tekst over vergaderstukken wordt bij punt 8 (tekst voor de leek/geïnteresseerde/etc.) aangegeven dat vergaderstukken voor de vergadering beschikbaar moeten zijn ter inzage, zodat raadsleden zich op de vergadering kunnen voorbereiden (conform gemeentewet). Betekent dit dat de stukken voor de vergadering alleen voor de raadsleden openbaar/beschikbaar moeten zijn en pas op een later moment echt breed openbaar moeten worden gemaakt?
Ingekomen stukken:
bij 5. staat 'decentrale volksvertegenwoordigers'. Iets pas een ingekomen stuk als het aan de volksvertegenwoordiging is gezonden, lijkt me. Het is goed om dit consequent te doen;
De juridische definitie (7.) beschrijft wel wanneer een brief openbaar gemaakt moet worden, maar de raad kan met het oog op transparantie ruimhartiger keuzes maken. Het aanhef van artikel 3.3 spreekt immers over 'in ieder geval'. Uit de definitie, noch uit de rest van het document wordt duidelijk of in dat soort gevallen de mededeling en zienswijzeprocedure geldt. Voor de bruikbaarheid en het maken van de juiste afwegingen is dat wel nodig;
bij 8. wordt gesproken over een brief aan 'een gemeenteraadslid'. Dat zou 'de gemeenteraad' moeten zijn;
bij 8 wordt vervolgens geen onderscheid gemaakt tussen gemeenteraad en gemeente. Dat is ook voor de leek wel van belang;
bij 8 wordt een beperking toegekend voor post 'die niet relevant is'. Dat is niet wat er bedoeld wordt met 'ter behandeling'. Voor de leek is het goed om 'ter behandeling' te definiëren. De term wekt de verwachting dat over dergelijke stukken ook gesproken wordt. Dat is vaak niet het geval;
bij 11: de term 'vertrouwelijk' heeft geen (gemeente)wettelijke status. Geheim wel. De laatste term is dus beter;
bij 11: Vertrouwelijke vergaderingen bestaan niet. Er bestaan wel besloten vergaderingen. Mocht de raad besluiten over een ingekomen stuk in een besloten vergadering te beraadslagen (wat volgens mij zo ongeveer een theoretische exercitie is), is daarmee het stuk zelf niet van rechtswege geheim (noch vertrouwelijk). In deze definitie kunnen besloten vergaderingen m.i. dus niet worden uitgesloten;
Vergaderstukken:
bij 3.c: het komt voor dat tijdens een vergadering nog vergaderstukken worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan moties of amendementen van volksvertegenwoordigers. Is het nodig om deze uit te zonderen?
bij 7: in veel gemeenteraden is het gebruikelijk dat moties en amendementen vooraf onderling worden gedeeld via het bestuurlijk informatiesysteem. Concepten worden dan bij de vergadering geplaatst 'achter een slotje', niet openbaar dus. Tegelijkertijd is in veel reglementen van orde (ook in het model van de VNG) opgenomen dat amendementen en moties schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter. Als een concept gedeeld wordt met de raad (door tussenkomst van de griffier), is er dan al sprake van een motie of amendement (en dus een vergaderstuk)? Zo ja, dan geldt daarvoor ook de verplichting van openbaarmaking voorafgaand aan de vergadering, lijkt me. Dit wordt uit de definitie niet duidelijk;
bij 8: hoe relevant is het hier dat de gemeentewet publicatie van vergaderstukken voorschrijft?
de definitie bij 11 is niet nauwkeurig. Het betreft schriftelijke informatie waar een verplichting tot geheimhouding op rust én informatie die tijdens een besloten vergadering ter kennis van de raad komt. In het laatste geval kan het ook een vergadering van een commissie betreffen;
In aanvulling op de reactie van Mark van Oosterwijk over stukken achter een slotje. Dit geldt bij ons ook bij stukken die door de agendacommissie worden behandeld. Na de agendacommissie is duidelijk wat de agenda is voor de komende commissies/vergaderingen. Is de conceptagenda (voordat het wordt opgesteld/vastgesteld in de agendacommissie) dan ook al een stuk dat openbaar gemaakt moet worden als zijnde 'vergaderstuk'? Of geldt dit pas daarna? Graag dit duidelijker verwoorden. Omdat deze definities ook gaan over de commissies, maar niet duidelijk is wanneer een vergaderstuk welke status heeft voor openbaarmaking.
Zelfs voorafgaand aan de raadsvergadering is het namelijk nog steeds een conceptagenda, dus zou het nog aangepast kunnen worden in de vergadering. Maar hiervan is duidelijk dat dit bij de stukken hoort die voorafgaand aan de vergadering gepubliceerd moeten worden.
@miepkleingebbink
De vergaderstukken van de agendacommissie vallen naar mijn inzicht ook onder de reikwijdte van de definitie. Ook de conceptagenda van de raadscommissie (of de raadsvergadering) valt dus onder de definitie als deze op de agenda van de agendacommissie staat. Het is immers een vergaderstuk van de agendacommissie, wat eveneens een raadscommissie is.
volstaat het om de concept-besluitenlijst (zoals geagendeerd in de volgende vergadering) actief openbaar te maken? Of moet de ondertekende definitieve besluitenlijst ook worden gepubliceerd?
Het eerste gebeurt al standaard in ons RIS, het tweede zou extra handelingen vereisen.
Ingekomen stukken hoeven door openbare lichamen / gemeenschappelijke regelingen niet te worden geopenbaard. Misschien dit uitdrukkelijk vermelden?
Beide templates: Consequent taalgebruik is belangrijk in de verdere uitwerking. gemeente, gemeenteraad en gemeenteraadslid worden door elkaar gebruikt. correct is gemeenteraad. Steeds refereren naar het bestuursorgaan. Een persoon is op grond van 2.2 sub f van de Woo de nationale ombudsman of substituut ombudsman. "persoon" heeft dus geen betrekking op het individuele gemeenteraadslid.
vergaderstukken punt 6: bij voorkeur ook hier het bestuursorgaan noemen en niet de organisaties als geheel. de reikwijdte betreft de gemeenteraad, provincie staten etc. dit om verwarring te voorkomen. Vergaderstukken voor de vergadering van B&W vallen niet onder de verplichte openbaarmaking (alleen agenda en besluitenlijst, in de 2e tranche).
voor de formaliteit:
ingekomen stukken, ik begrijp dat deze nu meegenomen worden maar tgv de brief van BZK van 08-06 jl vallen deze in de 3e tranche toch?
Zijn de gesprekken om ORI te koppelen met PLOOI gestaakt nu PLOOI slechts een verwijsindex is geworden?
Hoe worden de vertrouwelijke termijnen in de gaten gehouden. Hoe worden documenten na afloop van deze periode alsnog openbaar gemaakt? Moeten vertrouwelijke agendapunten wel genoemd worden in een agenda met een reden waarom deze vertrouwelijk zijn (woo-uitzonderingsgronden)?
Mogen ingekomen stukken over individuele gevallen in zijn geheel worden weggelaten? Of is openbaarmaking met het weglakken van persoonlijke gegevens toch gewenst?