Jaarplannen en jaarverslagen
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Jaarplannen en jaarverslagen ...
Woo-verzoeken en -besluiten (procesplaat en definitietemplate)
- sep 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 1 jul
- 5
- 2
- 358
Hartelijk dank voor alle reacties op de procesplaat en het definitietemplate voor de informatiecategorie Woo-verzoeken en -besluiten! |
|---|
We hebben de reacties die we via deze KIA-groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elke reactie hebben gedaan. Of, als het om een vraag ging, deze van een antwoord voorzien. Hieronder hebben we het overzicht en een nieuwe versie van beide hulpmiddelen geplaatst. Dit is nog geen vastgestelde versie, maar een laatste conceptversie die ter vaststelling wordt voorgelegd. De procesplaat moet bovendien nog door een ontwerpbureau worden opgemaakt. De vastgestelde, opgemaakte versies plaatsen we op open-overheid.nl, zowel als PDF als ook in een bewerkbaar format. Zodra deze versies beschikbaar zijn, plaatsen we een link in deze groep. |
De reactietermijn liep tot en met 18 oktober en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen. |
|---|
Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! |
Origineel bericht:
De werkdefinitie voor de informatiecategorie Woo-verzoeken en -besluiten is in juli jl. vastgesteld. Deze heeft de vorm van een tabel, waarin voor verschillende situaties die zich voor kunnen doen bij het afhandelen van een Woo-verzoek, staat wat je actief openbaar maakt. Onderstaande procesplaat is gebaseerd op de werkdefinitie-tabel, en kan gebruikt worden bij het aanpassen van processen en systemen. |
De definitietemplate vat de werkdefinitie samen en bevat aanvullende praktische informatie bij het openbaar maken van Woo-verzoeken en -besluiten. |
Beide hulpmiddelen zijn nog in concept. Feedback is welkom! |
<< Terug naar de overzichtspagina Informatie categorieën WOO
Verken
Onderzoeksrapporten
Hartelijk dank voor alle reacties op de Beslishulp Onderzoeksrapporten! We hebben de reacties die we v...
Convenanten: definitie in het kort, aanvullende informatie
De reactietermijn liep tot en met 21 februari en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe react...
Reacties
Reactie namens gemeente Almere:
Procesplaat
Boven stroomschema, blokje Bezwaar en beschikking: ‘Verzoeker kan in bezwaar’ aanvullen met: verzoeker en belanghebbende kan …...
Boven stroomschema, blokje Vermoeden van misbruik: tussen de twee volzinnen toevoegen: Het bestuursorgaan kan besluiten om wegens aantoonbaar misbruik het verzoek niet te behandelen.
Procesplaat ‘mondeling’: bij het mondeling afdoen of schriftelijk afdoen wordt er al van een Woo-verzoek gesproken, terwijl er pas in een latere stap wordt bepaald of het in behandeling wordt genomen. Dus mogelijk is er nog geen sprake van een Woo-verzoek? Hanteer dan consequent de benaming: (Woo-)verzoek, om verwarring te voorkomen.
Tekstvak ‘Contact met verzoeker nodig?’: Aanvullen met termijnen, tekstsuggestie: ‘Bijvoorbeeld over precisering (binnen 2 weken na ontvangst) of de wijze van afhandeling (binnen beslistermijn van omvangrijk verzoek).’
A6: Een Woo-verzoek op basis van artikel 4.1 lid 1 Woo is een aanvraag waarop een formeel besluit hoort te volgen (rechtsbescherming, status documenten). Vanwege de (wettelijk verplichte) check op belanghebbenden en uitzonderingsgronden het tekstvak aanvullen met de verwijzing naar punt 16 van het vastgestelde document ‘Woo-informatiecategorie Woo-verzoeken en -besluiten: wat maak je actief openbaar?’
Onderdeel stroomschema boven B1: ‘Stukken al openbaar?’ leidt naar ja of ja. Waarschijnlijk is bedoeld: ja of nee.
B1: Stukken al openbaar: dan kom je niet toe aan de beoordeling op uitzonderingsgronden. In de inventarislijst volsta je met vermelding van de openbare vindplaats (URL) van de openbare documenten. Zie ook punt 7 van het vastgestelde document ‘Woo-informatiecategorie Woo-verzoeken en -besluiten: wat maak je actief openbaar?’ .
B2: zin herformuleren: ‘maar (nu) geen documenten gevonden’. En tekstvak aanvullen met de procestip over de achterhaalplicht als de gevraagde informatie nog bij het bestuursorgaan had horen te berusten.
Definitietemplate (is er misschien een wat gangbaardere term, bijv Uitwerking definitie of iets dergelijks?)
Blz 1: Uitgangspunten: ‘In de Woo wordt uitgegaan van informatie vastgelegd in documenten.’ Dit zal steeds meer een beperking gaan vormen, aangezien de uitvoering van taken onderhevig is aan digitalisering en dit zich verder ontwikkelt. Veel informatie zal in de toekomst in de vorm van data voorkomen, en minder in documenten. Dat komt in de definitie terug als ‘ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard (…)’, maar werkt verwarrend.
Blz 2, punt 6: ‘Definitie voor de leek/ geïnteresseerde burger/ belangstellenden. Dat kunnen stukken zijn zoals nota’s en verslagen, maar ook communicatie zoals e-mails en Whatsapp-berichten.’ Aanvullen met: ‘over de publieke taak van de organisatie’. Niet alle e-mails en Whatsapp-berichten vallen onder de Woo.
Blz 3, punt 12: De gevraagde documenten kunnen zich overal in de organisatie bevinden. In kolom Opmerkingen aangeven dat documenten mogelijk ook buiten de eigen organisatie kunnen berusten? Bijvoorbeeld verslagen van overleggen met externe gesprekspartners (bij andere bestuursorganen of bij bedrijven of instellingen). Als de gevraagde informatie niet meer bij het behandelend bestuursorgaan berust maar de informatie daar wel nog had moeten berusten, dan geldt een achterhaalplicht.
Procesplaat actieve openbaarmaking Woo-verzoeken en -besluiten
Vraag
B1. Het Woo-verzoek wordt in behandeling genomen, maar de documenten zijn al openbaar.
Waarom is dat geen reden vanwege de menselijke maat die bij de Woo ook een uitgangspunt is, niet toegepast zodat er contact met de verzoeker wordt opgenomen. Voorstel:
· neem contact op met de verzoeker over de wijze van behandeling als informatieverzoek omdat de informatie al openbaar is
· volg route, verzoek is behandeld als informatieverzoek
· voeg toe A2.a, het Woo-verzoek wordt als informatieverzoek behandeld waarvan de informatie al openbaar is.
De openbare vindplaats wordt meegedeeld en/of via de e-mail met een link naar de openbare informatie geleid.
Of als de verzoeker daarmee niet instemt inderdaad zoals bij B1 wordt voorgesteld?
Dan hou je oneindig veel Woo-verzoeken dat lijkt mij niet in lijn met de bedoeling van de Woo, met het belang van de openbaarheid van publieke informatie. Daarmee faciliteer je de burger ook niet.
(In de organisatie kan wellicht worden nagegaan waarom het niet te vinden was)
Bij de Template informatiecategorie Woo-verzoeken en -besluiten
Bij de uitgangspunten als ‘punt’ toevoegen ‘de menselijke maat’ is in artikel 4.7 met de aanwijzing van de contactpersoon. Die op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail, vragen beantwoord en wellicht ook documenten verstrekt die zich daartoe lenen. Ook om te dejuridificeren, het gaat om het menselijk contact en de verzoeker te faciliteren. (Ontleend uit MvT)
Bij 9.a, punt 2 Overige categorieën
Het kan zijn dat reeds openbaar gemaakte informatie wordt opgevraagd in een Woo-verzoek. Dit graag wijzigen. Het openbaar maken uit eigen beweging moet er juist toe leiden dat eenieder alles zelf kan vinden en er op termijn alleen ingewikkelde specifieke informatieverzoeken komen gericht op nog niet openbaar gemaakte documenten. Op termijn wordt alles openbaar volgens de archiefwet.
Zou je de werkwijze van B1 vd procesplaat hanteren dan nemen de verzoeken minder af.
Denk ook weer aan de menselijke maat.
Voorstel:
Het kan zijn dat reeds openbaar gemaakte informatie wordt opgevraagd in een Woo-verzoek. Neem contact op met de verzoeker en geef aan waar het is te vinden, dit kan mondeling en schriftelijk. Het Woo-verzoek wordt als informatieverzoek behandeld. (Zie procesplaat waaraan A2.a kan worden toegevoegd.)
Bij 13. Wep richtlijn anonimiseren. Richtlijn anonimiseren van de gemeente Amsterdam.
Bij 14. Bestuurlijke informatievoorziening (IBabs, overzichten, Woo openbaarmakingen o.i.d.). Https://zoek.openraadsinformatie.nl https://open.overheid.nl
Tot slot
De ‘document’ definitie uit de Woo is heel breed en dat moet vooral zo blijven, dat is de verandering waar eenieder aan moet wennen en zich moet gaan realiseren. De ‘document’ definitie sluit ook aan bij de ‘archiefwet’ daar heeft afstemming plaatsgevonden. Omdenken is het adagium.