Klachtoordelen
Update - 22 februari 2024 Op 14 februari zijn de werkdefinitie van de categorie Klachtoordelen en het ...
Convenanten: wijze van openbaar maken
- nov 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 28 jun
- 3
- 14
- 508
Update - 22 februari 2024
Op 14 februari zijn de werkdefinitie van de categorie Klachtoordelen en het hulpmiddel voor deze categorie vastgesteld in de stuurgroep PLOOI. De vastgestelde versies zijn te vinden op open-overheid.nl (de werkdefinitie en het hulpmiddel). Na de verwerking van de opmerkingen uit de KIA-ronde zijn er geen inhoudelijke aanpassingen meer gedaan. Wel is de tekst op een aantal plekken aangescherpt of verduidelijkt.
Gebruik de werkdefinitie en het hulpmiddel op open-overheid.nl bij het openbaar maken van deze categorie vanuit jouw organisatie!
Update - 12 januari 2024
Hartelijk dank voor alle reacties op het voorstel voor de wijze van openbaar maken van de informatiecategorie 2f: Convenanten! |
|---|
We hebben de antwoorden die we via deze KIA-groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elk antwoord hebben gedaan. Of, als het om een vervolgvraag ging, deze van een antwoord voorzien. In het voorstel zelf hebben we bij elk punt met vragen een samenvatting van de reacties toegevoegd. Hieronder hebben we deze nieuwe versie van het voorstel en het overzicht van de vragen en onze reacties toegevoegd. De nieuwe versie van het voorstel betreft een laatste conceptversie die ter vaststelling wordt voorgelegd. De vastgestelde versie plaatsen we op open-overheid.nl. Zodra deze beschikbaar is, voegen we een link toe in deze groep. |
Origineel bericht
De reactietermijn liep tot en met 8 december en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen.
Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! Een overzicht van de reacties met antwoord volgt uiterlijk medio januari. Onderstaand document betreft een voorstel voor een aantal aanvullende afspraken voor het openbaar maken van de informatiecategorie Convenanten. We horen graag van bestuursorganen of deze afspraken werkbaar zijn in de praktijk. Specifiek gaat het daarbij om de onderstaande vragen.
Vragen aan medewerkers van Rijksorganisaties:
Klopt dat jouw organisatie convenanten consequent op Officiële Bekendmakingen publiceert?
Zou de verplichting vanuit te Woo dan leiden tot een significante toename van het aantal te publiceren convenanten? Heeft dit dan gevolgen voor het aanleverproces? En met name voor de rol van SDU in dit proces?
Zo ja, op welke wijze zouden deze dan gemitigeerd kunnen worden?
Vragen aan medewerkers van alle organisaties die onder de Woo vallen:
Hoe denk jij over het openbaar maken van alle convenanten die geldig zijn op het moment van verplichtstelling (en niet enkel de convenanten afgesloten vanaf dat moment)? Wat is je mening vanuit het belang van de burger/raadplegende kant?
Wat zijn de consequenties hiervan voor de organisatie, is dit werkbaar? Om welke aantallen zou het kunnen gaan? Hoe ver terug in de tijd moet men zoeken om deze convenanten in kaart te brengen?
In hoeverre kan het toevoegen van een startmoment (bijvoorbeeld alle nog geldige convenanten afgesloten sinds het moment van inwerkingtreding van de Woo) de werkbaarheid hiervan verbeteren?
Is het aangeven van de uitzonderingsgrond bij niet-openbare bijlagen of onderdelen van een convenant voor jouw organisatie uitvoerbaar? Zo niet, wat is dan nodig om het wel uitvoerbaar te maken?
Na vaststelling worden deze documenten gebruikt als aanvullende afspraken over de wijze van openbaarmaking van convenanten. Het is de bedoeling dat bestuursorganen deze gaan volgen bij het openbaar maken van convenanten vanuit hun organisatie. Aanpassingen zijn na vaststelling nog steeds mogelijk, wanneer de ervaringen van bestuursorganen daar aanleiding toe geven.
Voorstel hoe convenanten openbaar maken_concept.pdfOp 4 oktober is de werkdefinitie van convenanten vastgesteld door de stuurgroep Plooi.
Verken
Beschikkingen: concept-werkdefinitie
Update 11 juli 2024: Op 4 juli 2024 is de werkdefinitie van informatiecategorie 2k Beschikkingen vastg...
Adviezen: werkdefinitie
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Adviezen en het hulpmiddel vo...
Reacties
Voor mij is de eerste belangrijke vraag: Wat wordt begrepen onder het begrip 'convenant'? Ik heb daar nog geen eenduidige definitie van kunnen vinden. Ergens anders op de site heb ik een Q&A gevonden waar het volgende staat: "Als de afspraak ook gaat over de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden of anderszins is gericht op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid, is inderdaad sprake van een convenant in de zin van artikel 3.3 Woo. Het lijkt daarom goed mogelijk dat een dergelijke overeenkomst wel actief openbaar moet worden gemaakt."
Ik vind dit wel een heel breed begrip voor een convenant. Dit omvat zo'n beetje alle overeenkomsten, waaronder ook privaatrechtelijke overeenkomsten. Ik vind het ook geen SMART geformuleerde definitie dus dat gaat gedoe opleveren en verschillen in interpretatie binnen de gemeente maar zeker tussen gemeenten. Met deze vage omschrijving gaat de ene gemeente bepaalde typen overeenkomsten wel publiceren en de andere gemeente niet. In mijn tijd bij Rijkswaterstaat (tot 2000) werd een convenant gedefinieerd als een overeenkomst tussen bestuursorganen waarin geen financiële verplichtingen worden aangegaan (intentieverklaringen, bestuursakkoorden, bestuursovereenkomsten enz.) . Dat is ook de definitie die wij nu in onze gemeente hanteren. Een kenmerk van dergelijke convenanten is dat bijvoorbeeld geen geschillenregeling wordt opgenomen omdat er geen harde, in rechte afdwingbare afspraken worden gemaakt. Dus nadrukkelijk geen privaatrechtelijke overeenkomsten.
Verder ben ik er geen voorstander van dat het verplicht wordt gesteld om convenanten die al bestaan voor de datum van inwerkingtreding van de verplichting tot actieve openbaarmaking, ook actief openbaar te maken. Ik denk dat BZK zwaar onderschat hoeveel werk de gemeenten de laatste jaren al hebben aan het implementeren van de stortvloed aan nieuwe wetgeving die we over ons heen hebben gekregen. Denk aan de Wgr, de WOO in totaliteit, de Wet elektronische publicaties, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de AVG en dan heb ik het nog niet eens over de Omgevingswet. Het lijkt erop dat het Rijk zich geen enkele rekenschap geeft over de hoeveelheid werk die de implementatie van al die wetten (en ik vergeet er ongetwijfeld een aantal) met zich mee brengt. Als we dan straks ook alle oude convenanten (zeker met deze brede definitie) nog moeten gaan opzoeken en digitaliseren wordt de werkbelasting nog hoger.
Vanuit de burger geredeneerd denk ik eerlijk gezegd dat de interesse van burgers in oude convenanten helemaal niet zo groot is als sommige beleidsmakers en politici ons willen doen geloven, anders waren ze wel onder de WOO al opgevraagd. De mondige burger weet die goed te gebruiken.
Voor alle categorieën geldt openbaarmaking vanaf de datum van inwerkingtreding van de verplichting. Waarom moet dat voor convenanten anders zijn?
@evertjaquet
Dank voor je reactie. De werkdefinitie is vastgesteld en is hier te vinden: https://www.open-overheid.nl/instrumenten-en-diensten/richtlijnen/2023/10/5/beslishulp-convenanten.
Op jouw andere punten komen we terug na de reactie termijn van deze feedbackronde.
@evertjaquet
Dank voor uw snelle reactie. De beslishulp is zeker handig maar zoals ik het zie valt een groot aantal privaatrechtelijke overeenkomsten (waarin financiële verplichtingen worden aangegaan) hierin ook onder de definitie. Ik blijf dat een hele brede categorie vinden die, juist vanwege de financiële afspraken, regelmatig tot extra werk zal leiden doordat steeds moet worden beoordeeld of het financiële belang van de gemeente in de weg staat aan openbaarmaking van de financiële afspraken. Beperking van het begrip 'convenant' tot die overeenkomsten waarin geen financiële verplichtingen worden aangegaan scheelt veel discussie en dus tijd. En die overeenkomsten kunnen onder de WOO nog altijd worden opgevraagd.
Hierbij een reactie vanuit onze gemeente:
Voor de inwoner zou beter zijn om het uitgangspunt 'alle op dat moment geldende convenanten' te hanteren. Echter, wij zien in praktische uitvoerbaarheid hiervan wel wat kanttekeningen (zie onder).
Dit kost tijd. Het is bewerkelijk en heel tijdrovend. We hebben een eerste inventarisatie gedaan maar merken dat convenanten nu op heel veel diverse plekken zijn opgeslagen en we geen beeld hebben of de inventarisatie compleet is. Daarnaast is nog niet in beeld wie dit dan zou moeten doen (hoeveel tijd kost het) en wat is daar tegenover de toegevoegde waarde hiervan.
Dit is een goed uitgangspunt: het zorgt voor duidelijkheid. Voorkeur gaat dan uit naar convenanten die zijn afgesloten sinds inwerkingtreding van de Woo. Capaciteitsvraagstuk is hier wel belangrijk in.
Dat is werkbaar, maar het inschatten van het toepassen van de weigeringsgrond financiële/economische belangen blijft vooral lastig bij een convenant. Interne hulplijnen kunnen hierin van groot belang zijn. Het lastige is dezelfde interpretatie van uitzonderingsgronden bij diverse overheden die hetzelfde convenant openbaar gaan maken: hoe ga je dat concreet inbouwen in je werkproces en hoe zorg je dat iedereen dezelfde versie openbaar maakt.
Reactie vanuit het ministerie van Buitenlandse Zaken:
Wij publiceren convenanten (volgens de definitie) altijd in de staatscourant / op Officiele bekendmakingen. Bij ons zorgt de verplichting niet voor een toename van het aantal te publiceren convenanten. Omdat we al publiceren zou het voor ons niet uitmaken als alle convenanten die geldig zijn op het moment van verplichtstelling openbaar moeten worden, want dat zijn ze al.
Hieronder mijn antwoorden:
Hoe denk jij over het openbaar maken van alle convenanten die geldig zijn op het moment van verplichtstelling (en niet enkel de convenanten afgesloten vanaf dat moment)? << Dit hadden wij ook al bedacht en zo zijn we het al aan het uitvoeren. Doel van het openbaar maken is wat mij betreft op zijn minst om geldende convenanten inzichtelijk te hebben, en deze vervolgens zo lang online te hebben staan als dit conform selectielijst logisch is... wel wordt het hierbij belangrijk om hele duidelijk afspraken te maken over hoe omgegaan wordt met convenanten die door meerdere overheden zijn ondertekend. Jullie doen hier al een voorstel over, maar omdat wij als gemeenten op lokale platforms publiceren, zou ik eigenlijk daar ook alle geldende convenanten zichtbaar willen hebben, en dus ook de convenanten willen publiceren die wij wel hebben ondertekend, maar die niet door ons opgesteld zijn... Doe je dit niet, dan heb je op je lokale omgeving een incompleet beeld... Dus dat blijft voor mij nog een vraag hoe hiermee om te gaan.
Wat zijn de consequenties hiervan voor de organisatie, is dit werkbaar? Om welke aantallen zou het kunnen gaan? Hoe ver terug in de tijd moet men zoeken om deze convenanten in kaart te brengen? << voor ons geldt dat in 2018 een herindeling is geweest. Verder kunnen we niet openbaar maken wat we niet hebben: dus wij hebben ons zaaksysteem doorzocht en maken die documenten openbaar. Een pragmatische aanpak...
In hoeverre kan het toevoegen van een startmoment (bijvoorbeeld alle nog geldige convenanten afgesloten sinds het moment van inwerkingtreding van de Woo) de werkbaarheid hiervan verbeteren? << hier kan ik geen antwoord op geven. Denk dat je zo in ieder geval wel een duidelijke verplichting schept voor de bestuursorganen, en dat dat een meerwaarde is. Maar zoals gezegd doen wij het sowieso al.
Is het aangeven van de uitzonderingsgrond bij niet-openbare bijlagen of onderdelen van een convenant voor jouw organisatie uitvoerbaar? Zo niet, wat is dan nodig om het wel uitvoerbaar te maken? << ik denk dat dit uitvoerbaar is, maar heb de situatie nog niet meegemaakt. Sowieso geven wij via onze anonimiseringssoftware al de gronden mee op basis waarvan bepaalde informatie gelakt wordt.
Inhoudelijke reactie vanuit gemeente Almere:
paragraaf 2 In welke vorm publiceren we convenanten?
Decentrale overheden, 1e bolletje: Vanuit het perspectief van informatiebeheer gezien is dit een apart uitgangspunt. Geredeneerd vanuit analoog getekende convenanten is het altijd een kopie als dit digitaal raadpleegbaar moet zijn, tenzij het een vervangen bestand betreft. Dat is dan wel het origineel geworden, maar is niet de vorm waarin het convenant is getekend. Dit is nogal een technische uitwerking van de vorm, dus het is de vraag of het handig is dat het uitgangspunt op die manier beschreven is.
Onderbouwing (gele vak): De onderbouwing lijkt helemaal een andere kant op te gaan, want richt zich op het digitoegankelijk maken van het bestand en niet zozeer op de te kiezen vorm.
paragraaf 3 Vanaf welk moment publiceren we convenanten?
vraag 3.1 t/m 3.3: Op dit moment is voor ons niet gemakkelijk in te schatten om hoeveel documenten het zou kunnen gaan. Het begrip 'convenant' in de zin van de Woo is immers zeer ruim. Op welke zoektermen (naast 'convenant') kunnen we het beste gaan zoeken om zeker te weten dat we volledig zijn?
De zoekslag zal dus mogelijk een forse inspanning vragen. Hoeveel de verdere beoordeling op uitzonderingsgronden en eventueel lakwerk vergt, hangt af van de opbrengst van de zoekslag. Daar is op dit moment niets met zekerheid over te zeggen.
Vanuit het perspectief van de burger is het vanzelfsprekend zeer wenselijk om inzicht te kunnen krijgen in alle convenanten (hoe ook genaamd) die onze gemeente heeft gesloten (en nog geldig zijn).
Een startmoment zou ons wel wat helpen: dat voorkomt zoeken in oude systemen. En het machineleesbaar maken van oude convenanten kan bewerkelijk zijn.
Al met al: gelet op zowel de belangen/informatiebehoefte van de burger als de werkbaarheid/haalbaarheid voor onze uitvoeringspraktijk, omarmen wij de aanbeveling.
vanuit de burger/raadplegende kant begrijpen wij dat het prettig is om alle op dat moment geldige convenanten te kunnen raadplegen.
Wij verwachten dat het veel capaciteit zal kosten om alle geldige convenanten op een locatie te kunnen plaatsen, ook gelet op de beslishulp voor convenanten en de twijfelgevallen.
Een startmoment, als aanbeveling om geldige convenanten openbaar te maken, kan hierbij helpen. De suggestie voor het startmoment van de inwerkingtreding van de Woo lijkt redelijk: maar ook dat is lastig te bepalen.
Op welke manier dient het aangegeven te worden? Wordt in de bijlage bijvoorbeeld zelf aangegeven welke uitzonderingsgronden van toepassing zijn (zonder verdere motivering) op één locatie of wordt dat per alinea aangegeven (zonder verdere motivering), of moet ergens apart de motivering voor elke uitzonderingsgrond op elke locatie worden gegeven? Dit soort aspecten wegen mee of het uitvoerbaar is, wat ook geldt voor andere categorieën waarbij uitzonderingsgronden van toepassing kunnen zijn.
Er wordt aangegeven dat het publiceren van convenanten die geldig zijn op het moment dat de verplichting is ingegaan een aanbeveling is en dat het waarschijnlijk niet verplicht is te stellen. Dit kan wellicht verwarrend zijn- wat als het ene bestuursorgaan wel alle geldige convenanten publiceert en een ander bestuursorgaan alleen de convenanten vanaf het moment dat de verplichting is ingegaan. Hoe komt zo'n verschil over?
Wij geven er de voorkeur aan om in eerste instantie enkel nieuwe convenanten vanaf moment van verplichtstelling te publiceren. Dit geeft gemeenten de ruimte en tijd om overzicht en grip te krijgen op de convenanten.
Zoeken en publiceren kosten tijd. Niet alles wat volgens de definitie van VNG valt onder 'convenanten' heet ook zo. Samenwerkingsovereenkomsten zijn daar een voorbeeld van. Dit maakt het complexer om een totaalbeeld te krijgen.
Er is binnen Gemeente Tilburg geen vast proces waarbinnen we convenanten opstellen. Convenanten worden op verschillende plekken binnen de gemeente opgesteld en afgesloten en opgeslagen. We hebben nu een overzicht met ongeveer 280 convenanten maar dit overzicht is niet compleet omdat niet alle convenanten in beeld zijn.
Het toevoegen van een startmoment kan de werkzaamheden vereenvoudigen en dat is positief. Er zo veel geregeld en gepubliceerd worden dat het goed is om inspanningen in eerste instantie te richten op dat wat echt nodig is en waar de inwoner behoefte aan heeft. Op te delen in 3 opeenvolgende fases: 1. nieuwe convenanten, 2. lopende convenanten, 3. oude convenanten (indien dat echt nodig is)
Het aangeven van uitzonderingsgrond bij niet-openbare bijlagen of onderdelen van een convenant kan helpen zolang de uitzonderingsgrond goed duidelijk beschreven is.
Reactie IPO
1. Hoe denk jij over het openbaar maken van alle convenanten die geldig zijn op het moment van verplichtstelling (en niet enkel de convenanten afgesloten vanaf dat moment)? Wat is je mening vanuit het belang van de burger/raadplegende kant?
Dat is uiteraard vanuit maatschappelijk perspectief gewenst, maar dat kan wel een behoorlijke extra uitvoeringslast betekenen. Ons voorstel zou zijn om nu prioriteit te geven aan het openbaar maken van nieuwe convenanten en het aan bestuursorganen over te laten om lopende convenanten - afhankelijk van de uitvoerbaarheid - openbaar te maken op basis van de inspanningsverplichting..
2. Wat zijn de consequenties hiervan voor de organisatie, is dit werkbaar? Om welke aantallen zou het kunnen gaan? Hoe ver terug in de tijd moet men zoeken om deze convenanten in kaart te brengen?
Onze inschatting is dat het aantal geldige convenanten varieert van enkele tientallen tot meer dan honderd per organisatie. Sommige geldende convenanten kunnen meer dan 10 jaar oud zijn en al lang lopen als er een mogelijkheid was tot stilzwijgende verlenging.
3. In hoeverre kan het toevoegen van een startmoment (bijvoorbeeld alle nog geldige convenanten afgesloten sinds het moment van inwerkingtreding van de Woo) de werkbaarheid hiervan verbeteren?
De werkbaarheid van het openbaar maken van bestaande convenanten wordt voornamelijk bepaald door a) het zoeken naar bestaande convenanten en b) het zorgen dat de betreffende convenanten gepubliceerd kunnen worden (vragen om zienswijzen bij contractpartners, anonimiseren en digitale toegankelijkheid verbeteren). Het startmoment beperken tot de datum van inwerking treden van de Woo zal met name de uitvoeringslast van b) beperken.
4. Is het aangeven van de uitzonderingsgrond bij niet-openbare bijlagen of onderdelen van een convenant voor jouw organisatie uitvoerbaar? Zo niet, wat is dan nodig om het wel uitvoerbaar te maken?
Hier hebben we geen inzicht in en dat zal in de praktijk moeten blijken.
Onze organisatie, een ZBO, publiceert niet haar Woo-convenanten op Officiële bekendmakingen. Op dit moment worden Woo-convenanten nog niet gepubliceerd. Een projectgroep is gestart met de uitwerking van een publicatieproces met daarbij verschillende scenario's die eventueel van toepassing kunnen zijn. Na de keuze van publicatieproces en een publicatieplatform zal worden gestart met implementatie en het publiceren van nieuwe Woo-convenanten. Wellicht daarna ook de lopende Woo- convenanten. Eén en ander willen we bepalen na de impactanalyse van de te publiceren Woo-convenanten.
De vraag of de uitzonderingsgrond bij niet-openbare bijlagen of onderdelen van een Woo-convenant voor onze organisatie uitvoerbaar is, denken we dat dit uitvoerbaar is. De organisatie heeft ervaring met het verifiëren van bijlagen op uitzonderingen en het lakken daarvan en het aangeven op basis waarvan bepaalde informatie gelakt wordt.
Naast het in regelen en de implementatie van het publicatieproces heeft de organisatie procesmatige vraagstukken. Wat zijn Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden van een auteur, een Roo-redacteur, een Woo-redacteur, een informatiebeheerder. Hoe om te gaan met archivering en vernietiging van actief gemaakte documenten die niet meer actueel zijn op bijvoorbeeld de website (waar we websitearchivering voor hebben geregeld). Kortom wellicht goed om na de aanvullende afspraken betreffende de definitie daar ook verder op in te zoomen.
Openbaarmaking van alle lopende convenanten moet mi een keuze zijn van het bestuursorgaan zelf, waarbij deze openbaar worden gemaakt vanuit de inspanningsverplichting.
Het kan gaan om convenanten die tientallen jaren geleden zijn afgesloten, maar die nog lopen, omdat ze telkens stilzwijgend worden verlengd. Het in kaart brengen van deze convenanten en het uiteindelijk openbaar maken kan flink wat tijd kosten, o.a. door het vragen van zienswijzen. Het toevoegen van een startmoment zal hier wel wat lucht aan geven.
Namens de gemeente Almelo.
1) Eigenlijk is dat het openbaar maken van convenanten met terugwerkende kracht maar het is naar analogie van de wet- en regelgeving niet meer dan logisch omdat te doen. Juist alles wat nu nog geldig is omdat goed te kunnen volgen. Wie weet genereert dat belangrijke aandacht.
2) Het gaat ergens over, een ruwe speurtocht levert op dat er in Almelo, 73000 inwoners, tussen de 50 en 100 convenanten moeten worden gescreend. Terwijl openbaar maken mag, ook bij twijfel.
3) Het toevoegen van een start moment, belangrijke informatie, graag toevoegen net als geldig tot. In principe wordt daarop gestuurd dus in het van belang om daar aandacht met inzicht voor te houden.
4) Is een logisch gevolg, wij werken bovendien met eAnonimiseren en dat werkt inmiddels prima. Documenten kunnen dan geschikt worden gemaakt voor openbaarmaking met inzicht in de toegepaste uitzonderingsgronden.
Reactie vanuit de NZa:
Onze convenanten (en samenwerkingsprotocollen die ook onder deze definitie kunnen vallen) zijn in beeld. Een overzicht wordt gepubliceerd op onze eigen website. Niet alle documenten lijken op officielebekendmakingen.nl te staan, maar alle overige documenten zijn beschikbaar in PUC.
De verplichting zal dan ook niet leiden tot een significante toename van publicaties.