Toezicht informatie en archiefbeheer raadsgriffie

Reacties

• • Huib Geuze
  • 1613372580

  Ik heb onlangs een kleine steekproef gedaan over de registratie van ingekomen stukken bij de Griffie voor de gemeenteraads- en commissievergaderingen. Maar ca. 20 % van de stukken waren geregistreerd in ons DMS. De anderen werden gescand en zonder registratienummer gehangen aan de agenda's. Dat lijkt mij een tricky ontwikkeling, want hoe kun je dan stukken terugvinden en digitale dossiers maken. Wat mij betreft zijn de afspraken tussen de Griffie en de DIV-afdeling of het team Informatiebeheer. Daar ligt volgens mij de crux. Er worden stukken aan raadsleden afgegeven, er zijn abonnementen op VNG-publicaties en raadsleden/bestuurders krijgen e-mail binnen op 'eigen' e-mailadressen. Hoe kanaliseer je deze informatiestroom? Ook bijvoorbeeld een app-groep van raadsleden die de agenda samenstellen van de gemeenteraadsvergadering. Het lijkt mij dat je begint met inventarisatie en een stukje bewustwording/voorlichting. Ik ben benieuwd naar jullie resultaten.
  Huib Geuze, informatie- en archiefinspecteur

  
• • Jack(o) André de Groot
  • 1613375400

  Beste Huib, dank je voor het beeld wat jij schets. Ik ben begonnen bij IB (DIV). Er zijn de nodige afspraken gemaakt met de Griffie. Nader onderzoek zal blijken of die voldoende zal zijn. Belangrijker is hoe de digitale informatiehuishouding is georganiseerd. Of dit systematisch gebeurt in de juiste systemen voor informatiebeheer zal nog onderzocht moeten worden. Wordt vervolgd.