Informatie delen op SharePoint, maar hoe dan?
Binnen de gemeente willen we graag open informatie delen, maar ok voldoen aan richtlijnen van privacy ...
Ervaring met export uit DMS DocBase vanwege pilot e-depot
- jul 2020
- Hans Laagland
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 34
Tresoar (RHC Fryslân) en provincie Fryslân voeren een pilot e-depot uit: we gaan een archief van de provincie Fryslân overbrengen naar het e-Depot van Tresoar. De provincie gebruikt DocBase; Tresoar heeft voor de ingest sidecar nodig.
We zijn op zoek naar ervaringen op dit trajectonderdeel: van export uit DMS naar ingest in een e-depotvoorziening, en dan in het bijzonder het toepassen van de mappingsheet (custom-schema uit DocBase naar TMLO) op de export uit DocBase en deze geschikt maken voor ingest in een e-depotvoorziening. Ervaringen met of zonder sidecar zijn van harte welkom. Is er bv. een exporttool gebruikt (via xslt of weer anders)?
Heb je ervaringen, dan horen we dit graag.
Dank voor eventuele meedenken en delen van informatie.
Hans
Verken
Procesgegevens van het actief openbaar maken van informatie in relatie tot de archiefwet
Samenvatting: Steeds meer overheden gaan actief aan de slag met het actief openbaar maken van informatie op grond van de Woo. Moeten de (proces)gegevens en metadata van de handelingen om documenten/informatie actief openbaar gemaakt worden ook worden aangemerkt als archiefwaardige informatie
Informatiebeleid/-beleidsplan
Beste collega's, Onze gemeente buigt zich over (een) op te stellen informatiebeleid/-beleidsplan. Om ...
Reacties
Hoi Hans. Hebben jullie de RMTool van VHIC? want dat zou hier ook bij moeten kunnen helpen.
https://www.vhic.nl/producten/rmtool/
Pre-ingest en e-depots
Met de tool kunnen pre-ingestwerkzaamheden worden verzorgd voor e-depots. De RMTool maakt metadata sidecarstructuren aan die vervolgens in e-depots zoals Preservica (ToPX-Nationaal Archief) en DiVault (TMLO) worden opgenomen. Verschillende archiefdiensten met e-depots die in productie zijn, doen dit. Met de RMTool voegen zij sidecarbestanden toe aan digital born of gedigitaliseerd archief, vullen ze bestaande (onvolledige) sidecarbestanden aan in exports van zaak- en documentmanagementsystemen of voeren ze correcties uit op bestaande sidecarbestanden.
Hoi Hans,
Wij hebben in 2015 een pilot met de Provincie Gelderland gedaan, waarin we onder meer een mapping hebben gemaakt op DocBase en een SOLL-inrichting hebben opgesteld. De omzetting is destijds voor de pilot éénmalig gedaan met behulp van XSLT, op basis van de afgesproken mapping. Een dergelijke omzetting is maatwerk, éénmalig (er van uitgaand dat de inrichting daarna nog geregeld zal wijzigen) en behoorlijk tijdrovend. Het modelleren van een exporttool is in mijn optiek duurzamer, want deze wordt ook in het gebruikte systeem onderhouden en het effect van wijzigingen is eerder merkbaar/zichtbaar voor de leverancier. Een mapping is doorgaans maatwerk, want gekoppeld aan de inrichting en het gebruik van het systeem. Ik kan me wel voorstellen dat er veel overeenkomsten zijn tussen beide inrichtingen. Dat zou je kunnen onderzoeken op basis van de mapping die wij hebben opgesteld. De rapporten van de pilot kun je vinden door op KIA te zoeken naar 'pilot Gelderland'. Mocht je meer, of meer in detail, willen weten, neem dan gerust even contact op!
Dag Joost,
Dank voor je snelle reactie. We werken nu aan de mapping - een eerste versie hebben we gereed. Ik begrijp dat de omzetting voor de pilot is gedaan via een XSLT. Ik neem contact met je op voor meer informatie in detail.
Dag Manon,
Dank voor het meedenken. De RMTool van VHIC hebben we niet. Ik begrijp het goed dat we ook bij jou/ Zeeuws Archief terecht kunnen voor ervaringen met deze tool? Dan neem ik contact met je op. Voor nu noteer ik de tool als optie (net als XSLT via Joost).
Hoi Hans,
Wij hebben de tool en inmiddels een beetje ervaring met het mappen, maar we zijn nog steeds aan het leren. Je kunt het beste contact opnemen met mijn collega Stefan Schrier s.schrier@zeeuwsarchief.nl
Groetjes,
Manon
Hoi Hans,
wij maken hiervoor gebruik van de diensten van het bedrijf Xillio. Zij hebben bij ons bij bijna alle gemeenten de bouwvergunningen uit het DMS gehaald en omgezet naar de TopX structuur. Dat scheelde ons een hoop werk. Ik kan je ze zeer aanbevelen.
Groet Hella
Dag Hella,
Ik heb Xillio inmiddels gevonden. Dank voor het meedenken.