archivering raadsinformatie / digitalisering besluitstraat
Beste allen, Stel deze vraag vanuit een van onze gemeenten die bezig zijn met de digitalisering van d...
opschoning dossiers?
- jul 2020
- Monique van der Linden
- ·
- Aangepast 27 jun
- 2
- 28
De selectielijst 2017 stelt dat het niet meer noodzakelijk is om archiefbescheiden te schonen voordat ze overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats.
In de Handreiking gebruik Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2017 staan de artikelen 4.4 en 4.4.1 die hier van toepassing op zijn.
Gemeenten mogen zelf het beleid rond opschoning bepalen. Zij dienen een richtlijn op te stellen die beschrijft of en wanneer de organisatie overgaat tot opschoning. De gemeente kan ook voor specifieke zaaktypen een aparte richtlijn opstellen.
Mijn vraag is: stellen jullie als archiefdienst wel eisen aan de opschoning van dossiers ivm de overbrenging naar een e-depot? Ik ben heel benieuwd naar jullie antwoord!
Reacties
Wij zitten nog in de pilotfase van ons e-depot, maar dit is ook een vraag die bij ons speelt. Vanuit de 'ordelijke staat' beredeneerd zou het niet vreemd zijn om bepaalde eisen te stellen, maar wij zijn ook benieuwd wat andere archiefdiensten hiervan denken.
Groeten,
Bram Klapwijk (RAZU)
Goede vraag. Wij hebben vanuit de bij ons aangesloten gemeenten hierover al vragen gehad. We hebben nog geen eisen opgesteld. Ik zou eerst een duidelijker beeld willen hebben van in hoeverre opschonen nodig is:
- In hoeverre zorgt het voor een beter overzicht van de informatie binnen een zaak?
- Heeft wel/niet opschonen impact op de openbaarheid van de zaak?
- In hoeverre levert het een kostenbesparing op in opslag- en beheerskosten? (en in CO2 uitstoot)
Ik wil dat gaan uitzoeken door zaken van een aantal te bewaren zaaktypen te bekijken maar ik ben er nog niet aan toe gekomen.
Daarnaast is de vraag als je over gaat tot opschonen welke bewaartermijnen je gaat gebruiken en wat je doet met de op te schonen documenten die een langere bewaartermijn hebben dan de overbrengingstermijn (zoals de voorbereiding van een bestemmingsplan). En of het geautomatiseerd kan, b.v. op basis van documenttype.
Heel wat vraagtekens nog...Ik ben dus ook heel benieuwd of er archiefdiensten zijn die hier al verder mee zijn!
Groeten,
Caroline de Hart (Streekarchief Langstraat Heusden Altena)