intrekken positief advies vervanging

Reacties

• • Hans Hut
  • 1624359600

  Ha Annemieke, volgens mij is het zo dat wanneer één van de onderdelen die hebben bijgedragen tot het Vervangingsbesluit niet meer actueel is, het Vervangingsbesluit daarmee impliciet komt te vervallen. Dat kan dus het Handboek zijn, de procedures, de scanvoorziening, of het doelsysteem. En volgens mij raakt jouw vraag het laatste onderdeel, namelijk: het doelsysteem, incl. het beheer van de informatie in dat systeem.
  
  Wij hebben iets vergelijkbaars aan de hand gehad, waarbij én doelsysteem, én scanvoorziening majeure wijzigingen hadden ondergaan.
  
  Belangrijk is nu om vast te stellen hoe lang die gewijzigde situatie al bestaat. Is het vrij recent, dan is een herziening van het besluit wellicht mogelijk, voorafgegaan door een toets van de nieuwe situatie door de inspectie en een daarop gebaseerd herzien advies van de archivaris. Bestaat de gewijzigde situatie al langer, dan is er mogelijk sprake van onrechtmatige vernietiging (besluit niet meer geldig, dus geen vervanging, maar digitalisering, en dus geen vernietiging van papieren originelen toegestaan).
  
  Ik hoop dat dit helpt. Groet, Hans
  
  

  
• • Edith Bloemendal (Toezichthouder informatiehuishouding)
  • 1624360020

  Misschien kun je de zorgdrager vragen of aanbevelen om het vervangingsbesluit in te trekken? Het positief advies is namelijk verstrekt op het moment dat een organisatie aan de eisen voldoet (handboek vervanging, digitale beheeromgeving en auditverslag). Vervolgens neemt de zorgdrager het vervangingsbesluit. Het lijkt voor de hand liggend dat als blijkt dat – na signalen en/of na een inspectie - de vervanging niet volgens de eisen verloopt, de archiefinspectie de zorgdrager vraagt om de situatie direct te herstellen of het vervangingsbesluit in te trekken. (al lijkt me dit met terugwerkende kracht in principe onmogelijk, aangezien de papieren dan al zijn vernietigd en de schade al is geleden).
  
  COA heeft in 2019 een vervangingsbesluit ingetrokken. https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=2ahUKEwjYiKDDoKvxAhUmEWMBHfwWC14QFjABegQIAhAE&url=https%3A%2F%2Fzoek.officielebekendmakingen.nl%2Fstcrt-2019-33731.odt&usg=AOvVaw2g6aMpFMFtYT-usMuHh1Qk
  

  
• • Annemieke Adema
  • 1624442280

  dank voor de snelle reacties! Ik ga er weer eens verder over nadenken
  De wijzigingen die hieronder staan, zijn zeker redenen om een nieuw besluit te gaan nemen.
  
  Maar het kan ook zo zijn dat de procedures, de middelen, de scanners en het doelsysteem niet wijzigen, maar dat de procedures niet (meer ) gevolgd worden. Dan is er natuurlijk meer aan de hand dan enkel onrechtmatige vervanging. Het intrekken van een advies is dan een middel om het doel (ga weer werken zoals we hebben afgesproken en goed werkt) op tafel te krijgen. Dit uiteraard bij gebrek aan sanctiemaatregelen.
  
  Of is het een flauwe manier om je zin te gaan krijgen? Nogmaals een theoretisch vraagstuk in mijn hoofd!

  
• • Chido Houbraken (Archivaris)
  • 1624442880

  Oef, potentieel beerputje... ;-)
  
  Je zegt dat het je niet gaat om de wijze van digitalisering, maar met name om het beheer van de archiefbescheiden na digitalisering. Als je dat van toepassing wil laten zijn op het positief advies, dan denk ik dat je moet aantonen dat het beheer afwijkt van wat er hierover in het vervangingsbesluit is beschreven en dat dat negatieve gevolgen heeft voor de authenticiteit e.d. Maar goed, dat lijkt me een open deur.
  
  Wat ik me wel afvraag is tot hoe lang na vervanging je de beheervoorwaarden die vanuit het vervangingsbesluit gesteld zijn, mag laten meewegen. Bijvoorbeeld: stel dat het vervangen materiaal eerst wordt opgenomen in een zaaksysteem dat voldoet aan de eisen en na een aantal jaar overgaat naar een RMA dat niet voldoet, mag je dat dan nog als argument gebruiken om het positief advies in te trekken, of is dit meer algemeen falend informatiebeheer?

  
• • Annemieke Adema
  • 1624536360

  een hele grote beerput! Nee, als het overgaat naar een RMA dat niet voldoet, heb je daar als toezichthouder al een paar steken laten gaan. Dan is er een ander probleem naar mijn idee. Dan zit je niet aan tafel als het gaat om de jusite knoppen die gebruikt gaan worden.
  
  Het gaat mij inderdaad om falend informatiebeheer. Bijvoorbeeld dat door wisseling van de wacht de accenten en prioriteiten anders gelegd worden en er geen controle meer is op de registratie. Waardoor je niet weet of documenten op de juiste wijze geregistreerd worden. Het is vanuit de organisatie dan geen onwil, maar keuzes in het omgaan met de beperkte capaciteit.

  
• • joe jansen
  • 1624948020

  wellicht kan ik hier geen inhoudelijke toevoeging doen , MAAR wil ik wel een toevoeging doen.
  dat afgifte van documenten op tijdstip A die niet meer voldoen op tijdstip B bij ons ook vaak een waarschuwing krijgt en dan uiteindelijk ook doorgaan op intrekken.
  ik denk namelijk als ik hieronder weer lees "bij gebrek aan sanctiemaatregelen" dat daar misschien ook nog wel eens naar gekeken kan worden in deze tijden (en verder).
  het dwingen van een organisatie om infobeheer op een goeie manier in te richten en rendabel te houden is een uitdaging die niet veel aan gaan ook omdat er weinig tot niks boven het hoofd hangt. misschien is de beschrijving van de stappen die genomen zijn (die uiteindelijk tot afwijking hebben geleid) wel cruciaal en als deze incompleet zijn of niet tot een conclusie leiden lijkt me een intrekking nog wel reëel.