Jaarplannen en jaarverslagen
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Jaarplannen en jaarverslagen ...
Onderzoeksrapporten
- sep 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 1 jul
- 3
- 12
- 601
Hartelijk dank voor alle reacties op de Beslishulp Onderzoeksrapporten! |
|---|
We hebben de reacties die we via deze KIA-groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elke reactie hebben gedaan. Of, als het om een vraag ging, deze van een antwoord voorzien. Hieronder hebben we het overzicht en een nieuwe versie van de Beslishulp geplaatst. Dit is nog geen vastgestelde versie, maar een laatste conceptversie die ter vaststelling wordt voorgelegd. De vastgestelde versie plaatsen we op open-overheid.nl. Zodra deze beschikbaar is, plaatsen we een link in deze groep. |
De reactietermijn liep tot en met 18 oktober en deze KIA-groep is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen. |
|---|
Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! |
Origineel bericht:
De Twijfelhulp Onderzoeksrapporten is een hulpmiddel om te bepalen of een document onder de Woo-informatiecategorie Onderzoeksrapporten valt en dus verplicht actief openbaar gemaakt moet worden. De tekst in de Twijfelhulp komt uit het Memorie van Toelichting op de Woo, met verduidelijking en aanvulling vanuit een interbestuurlijke werkgroep van praktijkexperts. Dit betreft een conceptversie, waar we graag feedback op ontvangen. In deze conceptversie ontbreken nog voorbeelden. |
Vragen:
|
<< Terug naar de overzichtspagina Informatie categorieën WOO
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| beslishulp-onderzoeksrapporten-reacties-en-terugkoppeling.xlsx | nov 2023 |  |
||
| beslishulp_onderzoeksrapporten_concept_v10112023.pdf | nov 2023 | |
||
| twijfelhulp-onderzoeksrapporten_concept_compressed.pdf | sep 2023 |  |
||
Verken
Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken: werkdefinitie en hulpmiddel
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Bij vertegenwoordigende organ...
Woo-verzoeken en -besluiten (procesplaat en definitietemplate)
Hartelijk dank voor alle reacties op de procesplaat en het definitietemplate voor de informatiecategor...
Reacties
Past het voorbeeld van de ‘interne audit’ niet beter bij kenmerk 3 (functioneren eigen organisatie) dan bij kenmerk 2 (uitvoering van de (primaire) taak)? Definitie die ik gevonden heb onderbouwt dat wat mij betreft: “Een interne audit is een uitgebreid onderzoek naar de kwaliteit en betrouwbaarheid van werkwijzen en bedrijfsprocessen binnen een organisatie.”
Geneuzel in de kantlijn, doch relevant voor de bruikbaarheid: hoort er een komma tussen 'interne audits' en 'juridisch advies' te staan?
Kenmerk > Geen onderdeel van de uitvoering van de taak (groen) > toelichtende tekst bij 'Uitvoering van de taak'.
Behoort een archiefinspectierapport of aspectinspectierapport ook tot de onderzoeksrapporten ? Denk zelf van niet als ik in de Twijfelhulp kijk bij de criteria van Opdrachtgever ("extern onderzoek uitgevoerd op initiatief van deze externe partij valt niet onder deze categorie") en Uitvoering van de taak van de organisatie ("het onderzoek moet deel uitmaken van het primaire proces van de uitvoering van de taak van de organisatie of de handhaving en ondersteuning daarvan, bijvoorbeeld inspectierapporten, interne audits etc.)
Reactie namens gemeente Almere:
Titel: De Twijfelhulp convenanten werd bij vaststelling door stuurgroep PLOOI Beslishulp convenanten genoemd. In hoeverre wordt ook voor de categorie onderzoeksrapporten de titel nog aangepast naar Beslishulp onderzoeksrapporten?
Definitie in het kort: kan hier al worden verduidelijkt of/dat de vier kenmerken cumulatief vereist zijn?
Kenmerk 2 geen onderdeel van de uitvoering van de taak: verwarrend is dat het Kenmerk negatief is geformuleerd ('geen onderdeel....') maar de toelichting bij de vraag ‘Maakt het opstellen van dit onderzoeksrapport onderdeel uit van de uitvoering van de taak van deze organisatie?’ ingaat op de positieve beantwoording van die vraag. Zo blijft het bijvoorbeeld onduidelijk of/welke/wanneer interne audits wel onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallen. Het zou goed zijn om dit verder uit te werken en te vertalen naar de lijncontroles. Het lijkt er op dat 1e lijncontroles (binnen de uitvoering) niet onder de definitie vallen. Vallen de rapporten van alle verdere controles er dan wel onder (vanaf 2e lijnscontroles?) Valt bijvoorbeeld het archiefinspectierapport hieronder? En welke interne controles op het gebied van informatiebeheer vallen hier dan onder? Uitkomsten van de zelfevaluatie? Wat uit ons kwaliteits- en toetsingssysteem moet openbaar gemaakt worden? En: op welk niveau moet het opdrachtgeverschap liggen? Wat is het verschil tussen een onderzoek en een advies?
Sheet Resultaat, toelichting bij uitklapveldje Uitzonderingsgrond: er wordt verwezen naar ‘artikel 5 van de wet’. Dat artikel bestaat niet. De aanhef van artikel 3.3 lid 2 verwijst naar de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 lid 1, lid 2 en lid 5 en van artikel 5.2 Woo. Toelichting aanscherpen naar deze artikelen.
Sheet Resultaat, tekstveld onder ‘Let daarnaast op het volgende:’:
Eerste uitroepteken over de openbaarmakingstermijn van 2 weken na vaststelling of ontvangst van de informatie: Waarschijnlijk wordt hier de hoofdregel uit art 3.3 lid 4 Woo bedoeld. Echter, volgens art 3.3 lid 5 onderdeel f Woo bedraagt de openbaarmakingstermijn voor onderzoeksrapporten over de wijze van functioneren van de eigen organisatie vier weken na ontvangst van het onderzoek. Zie ook de toelichting bij de Woo: ‘Bij het actief openbaar maken van een onderzoek naar het eigen functioneren zal een bestuursorgaan niet alleen moeten afwegen of een uitzonderingsgrond van toepassing is, maar zal van het bestuursorgaan worden verwacht dat het ook inhoudelijk reageert op het onderzoek. Door deze categorie onderzoeken apart te benoemen kan in het vijfde lid een ruimere termijn voor de openbaarmaking worden vastgesteld, waardoor een bestuursorgaan meer tijd heeft om ook die inhoudelijke reactie te geven.’ Kan het tekstveld op dit punt worden aangevuld?
Tweede uitroepteken over uitzonderingsgronden: in hoeverre krijgen ook externe onderzoekers de gelegenheid om hun zienswijze over de voorgenomen openbaarmaking in te dienen, bijvoorbeeld als het gaat om hun persoonsgegevens (namen, contactgegevens) in het onderzoeksrapport?
Sheet Resultaat > geen onderzoeksrapport in de zin van de Woo: Ook bij actieve openbaarmaking op grond van art 3.1 Woo moet de check op uitzonderingsgronden worden gedaan. En moeten belanghebbenden zienswijze kunnen indienen over de voorgenomen openbaarmaking kunnen indienen, als zij naar verwachting bedenkingen hebben. Kan het sheet op deze punten aangevuld worden?
In de Twijfelhulp wordt gevraagd naar voorbeelden van rapporten.
Voorbeeld van rapport dat niet op verzoek van de eigen organisatie is opgesteld is rapport 'Matglas. Een onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid'. Het betreft een eigen initiatief van Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie, zie:
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://openstate.eu/wp-content/uploads/sites/14/2023/03/Rapport-Matglas-OSF-IMI-9-03-2023-digitaal.pdf
,
De toelichting over de uitzondering van openbaarmaking voor onderzoeksrapporten die onderdeel uitmaken van de uitvoering van de taak van het bestuursorgaan kan uitgebreider. Blijkens de Memorie van Toelichting geldt de verplichting tot openbaarmaking van onderzoeksrapporten niet voor onderzoek dat min of meer dagelijks plaats vindt: "De verplichte actieve openbaarmaking ziet dus niet (...) op onderzoeken die deel uitmaken van het normale uitvoeringsproces (zoals bodemonderzoeken of metingen in het kader van stadsontwikkeling. Wel bijvoorbeeld de onderzoeken van de Auditdienst Rijk (of een vergelijkbaar onderzoek dat door een externe partij wordt verricht) naar bijvoorbeeld kwaliteit en werkwijze. Zo zijn onderzoeken van de Dienst Uitvoering Onderwijs naar de bekostiging van individuele scholen geen onderzoek in de zin van artikel 3.3, tweede lid, onderdeel j, Woo, maar een niet op handhaving van individuele gevallen gericht algemeen onderzoek naar de naleving van bekostigingsregels door scholen moet wel actief openbaar gemaakt worden. "
Een voorbeeld van een onderzoek dat niet actief openbaar gemaakt hoeft te worden omdat het deel uitmaakt van de uitvoering van de taak van het bestuursorgaan zijn de zogenaamde WABO-adviezen van de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, over het verbouwen van monumenten: https://www.cultureelerfgoed.nl/onderwerpen/omgevingsvergunning/wegwijzer-advies-omgevingsvergunning/advies-na-indienen-van-een-aanvraag-omgevingsvergunning
@guidoenthoven
Bedankt Guido,
Dit voorbeeld had ik ook, terwijl je als gemeente wel hebt deelgenomen aan het onderzoek. Het is ook openbaar bij https://open-overheid.nl
@moniquewitter
Beslishulp klinkt beter en dient direct het doel, bovendien is standaardiseren ook van belang voor het begrip.
Kenmerk 1, voorbeelden van onderzoeksrapporten niet in opdracht van de eigen organisatie en geen onderzoeksrapport volgens de Woo.
Het kunnen ook rapporten zijn van de bekende onderzoeksinstellingen die je ontvangt zoals het ROB, CBS, SCP, Algemene Rekenkamer, ACOI, etc.
Kenmerk 2, maakt het opstellen van dit onderzoeksrapport 'deel uit' (ipv 'onderdeel uit') van de uitvoering van de taak van deze organisatie. Maar dit terzijde.
Voorbeeld niet-onderzoeksrapport
Voorbeeld een IT-audit van een gemeente. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant die de opdracht uitvoert. De resultaten van het onderzoek in samenvattende zin staan in de boardletter van de accountant voor de raad. Het rapport is voor de uitvoeringsorganisatie om op te volgen. Het bevat onderdelen die mogelijk onder de Woo-uitzonderingsgronden vallen.
Kenmerk 3, Voorbeeld niet-onderzoeksrapport.
Mogelijk een rapport die over het functioneren in de toekomst gaat.
Een trendrapport of trendanalyse voor de komende jaren, dat als onderlegger dient bij de beleidsontwikkeling en besluitvorming. Wordt overigens vaak wel openbaar gemaakt in het bestuurlijk besluitvormingsproces.
Namens IND en DT&V
Kenmerk 1:
Een voorbeeld van onderzoeksrapporten die niet op verzoek van de eigen organisatie zijn uitgevoerd, zijn bijvoorbeeld ook de rapporten/uitkomsten van onderzoeken die door studenten zijn geïnitieerd ten behoeve van hun studie waaraan een organisatie medewerking verleend.
Kenmerk 2:
Eerder is al aandacht besteed aan de negatieve formulering van het kenmerk en de bijbehorende positieve formulering van de vraagstelling.
De voor de knoppen gebruikte kleur is daardoor ook misleidend.
“JA”, het onderzoek maakt onderdeel uit van de publieke taak, zorgt dat het rapport niet onder de Woo valt. Een rode knop is dan logisch om dit aan te geven.
“NEE”, het onderzoek maakt geen onderdeel uit van de publieke taak, dan valt het rapport wel onder de Woo. Een groene knop is dan logisch om dit aan te geven.
Daarnaast verdient het onderscheid tussen een onderzoek “over de uitvoering” versus een onderzoek “als onderdeel van de uitvoering” verdere verduidelijking. We vragen ons bijvoorbeeld af of een verkenning van bijv. een wetswijziging ook beschouwd kan worden als een onderzoeksrapport?
Kenmerk 3:
Er is ruimte voor verbetering van het onderscheid tussen de twee “sub kenmerken”.
Zo ziet onderzoek “naar het functioneren van de organisatie” onder andere op “onderzoek naar kwaliteit en werkwijze”, terwijl onderzoek “ter voorbereiding of evaluatie van beleid of uitvoering” op “de manier waarop wordt uitgevoerd”.
Zeker gezien de verduidelijking op pagina 21 dat een onderzoek naar het functioneren van de organisatie in de toekomst niet onder de definitie van de Woo valt is een verduidelijking hier wenselijk.
Tenslotte is er geen heldere richtlijn ten aanzien van uitvoeringstoetsen en ex ante of ex post evaluaties over de effecten van beleid en uitvoering. Graag ook meer helderheid hierover.
Aanvullende vragen IND:
-Wanneer is een onderzoeksrapport afgerond? Als er over dat onderwerp weer nieuwe vragen komen, spreek je dan weer van een nieuw onderzoeksrapport?
-Stel dat een onderzoeksrapport tot stand komt vanuit een samenwerkingsverband. Welk bestuursorgaan gaat dan over de openbaarmaking?
-Gevoelige bevindingen waar niet direct een oplossing voor is. Hoe valt iets dergelijks te definiëren? Is dit dan een onderzoeksrapport?
-Wanneer valt een audit wel en wanneer niet onder de openbaarmaking?