Ietsje meer 2.0
Na laatst op de IRD (InformationRetriavalDay) van VHIC geweest te zijn (Van code tot community, 100 ja...
Reproductie volgens art. 24 van de Archiefregeling onder a. & b.
- feb 2014
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 65
Beste communityleden,
Artikel 24 van de Archiefregeling 2009 'Metagegevens bij digitale archiefbescheiden' zegt: 'In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
a. de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;
b. de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijden mogelijk is..[...]
Mijn vraag heeft betrekking op het onderstreepte gedeelte en in het bijzonder de term reproductie. Wordt hier nu bedoeld reproductie als in dat het zichtbaar kan worden gemaakt of dat het kan worden gekopieerd c.q. gereproduceerd? De archiefwiki en de trefwoordenlijst voorin de Archiefregeling 2009, boden geen uitsluitsel. Ik ben benieuwd wat u er van denkt.
Ik hoor het graag.
MvG
Estrid
Verken
Symposium Acces to Archival Heritage
Vrijdag 16 mei werd het symposium Access to Archival Heritage gehouden en daar was ik bij. De sprekers...
To pay voor Amsterdamse bouwvergunningen #KVAN13
De beste sessie op KVAN13 die ik op de eerste dag heb bijgewoond was die van de gastvrouw en -heer Ell...
Reacties
Het gaat hier om het zichtbaar (leesbaar) maken:
Zie verder toelichting op art. 24:
Artikel 24
In dit artikel gaat het om een beschrijving van de technische aspecten voor zover die relevant zijn voor het herleiden of reproduceren van archiefbescheiden (de onderdelen a en b), alsmede door middel van de authenticatie van de opsteller(s) of afzender(s) voor het kunnen vaststellen van wie een document afkomstig is (onderdeel c). Naast de gegevens over inhoud, structuur, vorm en gedrag moeten bij digitale archiefbescheiden ook de technische kenmerken (bijv. bestandsformaat, soft- of hardwareafhankelijkheden) worden vastgelegd en bewaard. Ter verduidelijking: artikel 19, tweede lid, juncto artikel 17, aanhef en onderdeel e, heeft betrekking op het kunnen herleiden en vaststellen van actuele computersystemen en applicaties, waarmee archiefbescheiden worden beheerd. Dat zijn niet per se de applicaties die nodig zijn om de archiefbescheiden te reproduceren.
De eis in onderdeel a van het beschrijven van de oorspronkelijke technische omgeving of platform (onder dat laatste wordt verstaan het geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt) is van belang om te kunnen herleiden, als originele digitale bestanden zijn bewaard, maar ook om een beeld te krijgen hoe archiefbescheiden ooit zijn gemaakt. En het is zeker van belang, indien emulatie wordt toegepast.
Enkele voorbeelden:
•Voor tekstdocumenten kan in het algemeen worden volstaan met de vermelding van de naam van het softwarepakket waarmee ze zijn gemaakt en correct zijn te presenteren, inclusief het versienummer. Bijvoorbeeld MS Word 95, MS Word versie 1.0 (2002), MS Excel 2002, Acrobat Reader 7.0 of Adobe Professional 7.0;
•Bij databases wordt het al iets gecompliceerder. Deze bieden immers de mogelijkheid specifieke toepassingen voor het uitvoeren van een bepaalde taak te ontwikkelen. Dan volstaat niet langer alleen de naam van de databaseapplicatie, maar is het ook noodzakelijk de (functionaliteit van de) applicatie te beschrijven om aan de eisen van artikel 17 te voldoen.
Beschrijving van de actuele technische omgeving (onderdeel b) is noodzakelijk om archiefbescheiden te kunnen reproduceren. Meestal, zeker bij documenten, is de vermelding van het (type) bestandsformaat voldoende als het gaat om algemeen bekende opslagformaten. In sommige gevallen kan het nodig zijn ook gegevens over de applicatie (naam en versie) vast te leggen. Samen met de conversie- of migratiehistorie van de archiefbescheiden biedt deze beschrijving ook informatie over de authenticiteit. In de regel geldt: hoe dynamischer de archiefbescheiden, hoe meer er van de functionaliteit moet worden gedocumenteerd en bewaard. Uiteraard hangt dit af van de eisen die de authenticiteit van archiefbescheiden stelt.
Bij databases speelt de vraag in hoeverre de functionaliteit om gegevens te manipuleren en te representeren moet worden bewaard. Er zijn bijvoorbeeld ontwikkelingen om dat met behulp van XML te documenteren en het mogelijk te maken om op basis van die documentatie de database te reconstrueren. Websites zijn in de regel gemaakt met behulp van open standaarden zoals HTML of XHTML, CSS en Java applets. Niettemin is het van belang zorgvuldig na te gaan wat er bewaard moet worden om de authenticiteit te waarborgen.
De in dit artikel bedoelde gegevens over de technische omgeving zijn noodzakelijk:
1.om de bestanden te kunnen beheren in administratieve en technische zin;
2.met het oog op het behoud van de oorspronkelijke inhoud, verschijningsvorm en structuur (en gedrag) van archiefbescheiden;
3.om toekomstig gebruik mogelijk te maken (dit geldt met name voor de documentatie over de functionaliteit van de toepassingsprogrammatuur).
Met onderdeel c is ten opzichte van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden een vast te leggen element toegevoegd, dat betrekking heeft op digitale handtekeningen. Hierover bestaat tot op heden in de praktijk veel verwarring. De digitale handtekening zélf hoeft ingevolge de Archiefwet 1995 niet te worden bewaard. Dat neemt niet weg, dat in voorkomende gevallen wel steeds de gegevens moeten kunnen worden herleid, bedoeld in onderdeel c, onder 1° tot en met 4°.
Eén van de doelen van de digitale handtekening is vaak om te kunnen vaststellen van wie een document afkomstig is. Het gaat dan om authentificatie van de opsteller(s) of afzender(s) van het document. Na controle en validatie van de handtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoeve van archivering niet te worden bewaard. In de regel is validatie van een digitale handtekening na verloop van tijd niet meer mogelijk, enerzijds om technische redenen (niet meer te reproduceren), anderzijds om organisatorische redenen, omdat de gegevens over functionaris en bijbehorende handtekening niet meer beschikbaar zijn of gewijzigd.
Er kunnen echter andere redenen zijn, bijvoorbeeld juridische, om toch de digitale handtekening te bewaren. Ook in dat geval is er de plicht om de handtekening te valideren en moeten de validatiegegevens zoals beschreven in dit artikel bewaard worden, omdat deze een bewijs zijn van wie het document wanneer heeft verstuurd.
Heel kort gezegd betekent reproductie in dit geval: "om toekomstig gebruik mogelijk te maken". Dat kan het maken van een kopie zijn, maar ook het raadplegen van een archiefstuk, inclusief alle functies. En als je wil weten hoe je dat moet regelen: zie Henks antwoord.
Voorgaande commentatoren hebben gelijk. Overigens heeft ook volgens het woordenboek "reproduceren" twee betekenissen: 1. opnieuw voortbrengen 2. nabootsen (en 3 uit het geheugen opzeggen). Maar het is wettechnisch heel verwarrend dat de Archiefregeling de termen reproduceren en reproducties in beide betekenissen gebruikt: zie bijv. art. 3 en de toelichting op art. 6 (reproduceren in betekenis 2), art. 24 (betekenis 1). In de Archiefterminologie (nr. 161) is reproductie in beteken is 2 gedefinieerd.
Eric Ketelaar
Beste commentatoren,
Hartelijk dank voor de uitgebreide & duidelijke antwoorden! Hier kan ik zeker wat mee. En ja, de term reproductie in deze is verwarrend. Maar nu is het goed duidelijk. MvG Estrid
Geachte heer Van der Meer / Beste Henk,
Ik had nog een vraag over, ik citeer: "Ter verduidelijking: artikel 19, tweede lid, juncto artikel 17, aanhef en onderdeel e, heeft betrekking op het kunnen herleiden en vaststellen van actuele computersystemen en applicaties, waarmee archiefbescheiden worden beheerd. Dat zijn niet per se de applicaties die nodig zijn om de archiefbescheiden te reproduceren. [...]"
Bij de laatste zin, waarin de applicaties worden genoemd, doel je daar bijvoorbeeld op een viewer, waarmee een gebruiker digitale documenten zichtbaar kan maken of naar eigen wensen aan kan passen zonder dat het invloed heeft op het bestand zelf?
Ik hoor het graag & alvast bedankt.
MvG
Estrid Bos
Beste Estrid,
Ik heb het als volgt geïnterpreteerd. De apllicatie waarmee de documenten beheerd worden (b.v. Decos of eDocs) hoeft niet per se de applicatie te zijn die nodig is om de archiefbescheiden te reproduceren. (bv. MS Word, Excel of Adobe (PDF) Reader.
Groet, Henk
Beste Henk,
Bedankt voor de toelichting. Duidelijk. Reader / viewer was wat ik bedoelde.
MvG
Estrid Henk van der Meer zei:
Beste Estrid,
Ik heb het als volgt geïnterpreteerd. De apllicatie waarmee de documenten beheerd worden (b.v. Decos of eDocs) hoeft niet per se de applicatie te zijn die nodig is om de archiefbescheiden te reproduceren. (bv. MS Word, Excel of Adobe (PDF) Reader.
Groet, Henk