Migratie en conversie: verklaring en regeling

Ken je het 'Kwaliteitssysteem documentaire informatie 2.0' van gemeente Utrecht al? En de 'Leidraad ten behoeve van het opstellen van een migratieverklaring' van het Westfries Archief?

Hallo Jolanda,

Bedankt voor de informatie!
Ik dacht dat er meer voorbeelden van de verklaring beschikbaar zijn.



P.S. Volgens mij, is er een foutje mbt de verwijzing naar het "lid 2" ipv "lid 3" :
"Verklaring van conversie en/of migratie
Gelet op artikel 25 lid 2 van de Archiefregeling"

Artikel 25. Conversie, migratie of emulatie
[...]
2. Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

3. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.[

@Anastassia, dat verwijzingsfoutje komt denk ik door de wijziging van de Archiefregeling. In de Archiefregeling van vóór de wijziging was het wél lid 2.

Ik heb in mijn reactie alleen de documenten genoemd die ik toevallig zelf had. Maar er is vast wel meer te vinden. Met één zoekactie vond ik bijvoorbeeld al Bijlagen DSP 2013 van gemeente Putten met een beleidslijn, en nog een discussie op BREED.

In deze handreiking van de Gemeente Amsterdam staat in de bijlage de modelverklaring voor conversie/migratie die het Stadsarchief Amsterdam hanteert.

Deze verklaring gaat er wel vanuit dat er ook een migratieplan en testverslag is met meer informatie, waarbij het in elk geval van belang is om vast te leggen welke gegevens eventueel verloren zijn gegaan (bijvoorbeeld door beperkingen in het aantal karakters dat kan worden vastgelegd).

Beste allen,

Ik merk dat de meeste hyperlinks die gedeeld zijn op deze thread dood zijn. Ik ben wel benieuwd naar actuele ervaringen op het onderwerp. Zowel de opstelling van de Verklaring als verplichte, aanbevolen en geadviseerde stappen voor een zorgvuldige migratie

De handreiking uit 2017 van gemeente Amsterdam waar ik in mijn bericht uit 2019 naar verwees, kun je nog vinden via deze link:
Kaders en handreikingen/Uitfaseren applicaties - KIA community

De dode link van de gemeente Utrecht leidt naar een inmiddels uitgefaseerde set richtlijnen.
Bijgaand de huidige versie van de Utrechtse handreiking migratie. Deze zit momenteel in de revisie en wordt uitgebreid met strategieën voor legacy-informatie.

Hopelijk heb je hier iets aan.

@Rens: Bedankt voor de nieuwe versie (2024).

Bedankt voor de moeite Rens!

We gaan er zelf ook mee aan de slag én informatie uit legacy applicaties vormt ook een uitdaging voor ons. Ik ben ook wel benieuwd naar jullie revisie en gedachtenproces binnen jullie vakgroep.

Moi Patrick, wij hebben vorig jaar een Handboek migratie en een Leidraad uitfaseren applicaties vastgesteld (op basis van de eerder genoemde documenten van Westfries Archief, gemeente Utrecht, Amsterdam, etc.). Ze lijken dus erg op de eerder genoemde stukken, met hier en daar een aanpassing. Als je deze wil ontvangen moet je me even een bericht sturen op t.h.j.schuring@provinciegroningen.nl

Hoi Anastassia,

Ik heb dit stappenplan gebruikt. Wellicht heb je hier iets aan; het vergemakkelijkt het gesprek met de functioneel beheerder en de informatiemanager.Zie bijlage. Hartelijke groet, Layla