Toepassen documentnummers en-of systeemnummers bij Documentmanagement

Beste mensen,

Onlangs kreeg ik, van de ICT afdeling, de opmerking dat het gebruik van briefnummers in moderne document management systemen niet nodig is.

Het gebruiken van een systeemnummer zou afdoende zijn.

Nu is een dergelijk systeemnummer nogal gebruiksonvriendelijk.

Daarom heb ik In reactie hierop de hieronderstaande reactie geschreven..

Mijn verzoek aan u als lezer is:

Kunt u mijn redenering stukschieten of verbeteren en aanvullen?

Alvast hartelijk dank hiervoor.

Met vriendelijke groeten,

Ted van Lent.

De hierboven genoemde reactie:

Het hoe en waarom van een documentnummers - 1e deel

Een documentnummer wordt gebruikt om een archiefstuk (document c.q. record) te voorzien van een uniek kenmerk, dat wordt gegeven op het moment van opname in een record management systeem (lees ook: document/documentair management systeem).

Dit unieke kenmerk wordt toegekend aan een document (record) in een documentair management systeem, om te kunnen dienen als eenduidig en eenvoudig toepasbaar terugzoekmiddel (Identification, use and retrieval of records through time and within and across domains).

Een documentnummer is dan een van de metadata van een document (record).

Metadata zijn gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefstukken en hun beheer door de tijd heen beschrijven.

Een documentnummer is zodoende een primaire stuk metadata dat wordt gebruikt als identificatiekenmerk.

Het wettelijke kader:

Archiefwet, elk document (record) dient eenduidig en eenvoudig teruggevonden te kunnen worden (lees: het archief dient in een goede- en geordende staat te zijn).

Wat is eenduidig en eenvoudig?

Eenduidig, wil zeggen dat het uniek is en maar voor één uitleg vatbaar.

Eenvoudig, zodat mensen het te kunnen gebruiken (ermee moeten kunnen werken) en zelfs voor langere tijd kunnen onthouden.