Tweede bijeenkomst werkgroep Archive by design

Afgelopen woensdag 7 april kwam de VNG-werkgroep archive by design (abd) voor de tweede keer virtueel bij elkaar. Naast het gegeven dat het inspirerend is om van vakgenoten te horen hoe zij archive bij design interpreteren en implementeren sluiten geregeld ook diverse experts op dit vakgebied aan. Deze bijeenkomst was er een presentatie van medewerkers van het Nationaal Archief over de handreiking archive by design die momenteel door hen ontwikkeld wordt. Een van de doelen van de werkgroep abd is om een toetssteen te zijn voor deze handreiking. Deze wordt uit zes modules wordt opgebouwd die elk een specifiek onderdeel van deze archiveringsmethodiek voor de digitale informatiehuishouding behandelen. De zes modules zijn de volgende:

1. Een uniforme definitie van archive by design.
2. De verander-context om inzicht te geven in de omvang van de gevolgen van archive by design.
3. Een overzicht van de functies en rollen die hier direct bij betrokken zijn zoals architecten, business analisten, functioneel ontwerpers en archiveringsexperts.
4. Een overzicht van de randvoorwaarden voor een succesvolle realisatie.
5. Een profiel van de functie Adviseur archive by design.
6. Een aantal uitgewerkte praktijkvoorbeelden.

Voor de zomer zullen conceptteksten van de eerste drie modules worden opgeleverd.

In de eerste bijeenkomst van de werkgroep abd had deze zich al ten doel gesteld om voor 1 januari 2022 tien praktijkverhalen over archive by design voor te kunnen leggen. Hopelijk zal een aantal van deze verhalen in de handreiking van het Nationaal Archief terug te vinden zijn.
Belangrijke ontwikkelingen vanuit het Nationaal Archief zijn de oplevering van de gegevensstandaard MDTO die waarschijnlijk in juli 2021 vastgesteld wordt en de komende actualisatie van DUTO. De eisen die aan de goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat van de informatiehuishouding worden gesteld zijn abstract en niet door iedereen makkelijk naar de praktijk te vertalen. Het Nationaal Archief werkt aan een animatie over archive by design.

Vanuit het ministerie van OCenW werd een toelichting gegeven op de startbijeenkomst afgelopen 25 maart over de wijziging van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De informatie over de startbijeenkomst is te vinden in de blog van Marieke Klomp: Start wijziging Archiefbesluit en Archiefregeling · Kennisnetwerk Informatie en Archief (pleio.nl) In de volgende week Grip op Informatie van de VNG vindt een webinar plaats over het opstellen van het Archiefbesluit en de Archiefregeling.
De werkgroep abd gaat de conceptteksten meelezen en van opmerkingen voorzien.
Tot slot kreeg de werkgroep uitleg over de checklist ‘Eisen voor informatiebeheer’ die de gemeente Tilburg gebruikt bij de aanbesteding van systeem-applicaties. Bij elk aanbestedingstraject wordt bepaald of aan deze eisen kan worden voldaan en geregeld wordt de checklist bijgesteld omdat de trajecten nieuwe inzichten geven. Een vraag die bijvoorbeeld leeft is in hoeverre moet worden vastgehouden dat aan alle eisen wordt voldaan als het om informatie gaat die op korte termijn vernietigd moet worden.
De werkgroep was enthousiast over de checklist en gaf als tip mee om informatie toe te voegen over de waarde die de aan te schaffen systeem-applicatie biedt voor de organisatie; ‘Wat win ik ermee’. Een andere suggestie was om eerst een risicoanalyse uit te voeren voordat een aanbestedingstraject start.