Uitreiking 1e Utrechtse Hotspotmonitor op bijeenkomst Aan de slag met duurzaam informatiebeheer in Utrecht

Op de zesde editie van de reeks KIA-bijeenkomsten kwamen ruim 60 informatieprofessionals en archivarissen bijeen om zich te laten informeren en te discussiëren over duurzaam informatiebeheer. Gastvrouw Chantal Keijsper, directeur van het Utrechts Archief, heet in een vol auditorium van het Utrechts Archief alle gasten welkom en geeft een inkijkje wat er op het programma staat. Lees hier het volledige verslag en bekijk de presentaties.

'We kunnen het met elkaar’ aldus Puck Huitsing, dagvoorzitter. Het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) is bedoeld om als overheidsorganisaties samen te werken met archiefinstellingen, van elkaar te leren en elkaar vragen te stellen. We staan allemaal voor dezelfde uitdagingen die iedere organisatie voor zichzelf niet meer kan oplossen. Laten we elkaar helpen en die uitdagingen samen te lijf gaan. Aan de slag!

Onder de noemer ‘Kennis maken doe je samen’ steken Pauline Harmsen en Suzi Szabo van het Nationaal Archief van wal. Binnenkort wordt een richtlijn website archivering gepubliceerd. Deze richtlijn geeft aan hoe je websites kunt archiveren, vanaf het begin tot overdracht en met behulp van de leverancier. Belangrijkste boodschap is de vraag welke behoefte de zaal heeft aan soorten kennisproducten. Uit de zaal klinkt ook het geluid dat sommige gemeentes nog niet zo ver zijn om zich bezig te houden met website archivering , maar nog met het inrichten van een zaaksysteem of het wegwerken van achterstanden. Mede ook daarom roepen Suzi en Pauline de zaal op om te komen met praktijkvoorbeelden en mee te gaan doen in een werkgroep of reviewgroep en zo de ontwikkeling van de producten te ondersteunen.

‘Samen met de stad naar betere overheidsinformatie’ is het motto van het inspirerende verhaal van Donovan Karamat Ali, informatiecommissaris van de gemeente Utrecht. Donovan is de eerste en tot nu toe enige informatiecommissaris in Nederland. De gemeente heeft in 2016 besloten deze functie in het leven te roepen omdat ze werk wil maken van een transparante en open overheid. Het gaat om het sneller, beter beschikbaar stellen van meer
overheidsinformatie en dat actiever te doen in samenspraak met de bewoners en bedrijven in Utrecht.

Arnoud Glaudemans, lid VNG adviescommissie archieven en Koen van Hoogstraten, VNG Realisatie lichten het beleid en de kennisproducten van de VNG toe. De VNG is betrokken bij de herziening van de Archiefwet en de WOO. En er komt een Nationale Data agenda. Dat gaat over het toegankelijk en begrijpelijk maken van overheidsinformatie voor iedereen. Ze geven aan dat de VNG de selectielijsten voor u vernieuwen en vaststellen. Dit gebeurt mede op basis van wat u inbrengt, zo zijn de bewaartermijnen aangepast. ”Er wordt ook al gekeken of we iets met e-mail en databases kunnen doen, maar is nog niet uitgekristalliseerd”. De VNG doet de oproep om met praktijkvoorbeelden te komen en mee te doen in projecten.

Marit Vochteloo en Carin Dankier, ministerie van OCW lichten de ontwikkelingen rondom de nieuwe Archiefwet toe. Hun oproep is: wat vind jij dat er in de nieuwe wet moet komen? Thema dat aan bod komt is één archiefbewaarplaats. In tijd is dat een hindernis. Uit de zaal klinkt: “Formeel voldoen we nu al niet meer aan de wet als we digitale archieven elders onderbrengen”. Een ander thema is de roep om de basisdefinities aan te passen, bijvoorbeeld ‘archiefbescheiden’. OCW geeft aan dat dit wel op de lijst staat om aan te passen. De invulling vraagt nog veel aandacht, dat heeft deels te maken met de verdeling van verantwoordelijkheden.

Door Kaj van Vliet (Het Utrechts Archief) wordt aan wethouder Linda Voortman de eerste Hotspotmonitor van Utrecht uitgereikt. In de Utrechtse monitor staat bijna 50 hotspots. Het openleggen van een stuk van de Utrechtse Singel was een belangrijke gebeurtenis. Een ander voorbeeld is de Utrechtse fietsenstalling, de grootste ter wereld, wat voor veel landelijke publiciteit zorgde. De hotspot-monitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die gerelateerd zijn aan het werkgebied van de overheid (die de selectielijst opstelt).
Wethouder Linda Voortman neemt de hotspotmonitor in ontvangst en geeft aan het zeer eervol te vinden. Ze onderstreept het belang dat deze verhalen blijvend bewaard worden. Ze uit haar grote dank voor de inzet voor de totstandkoming van de Hotspotmonitor.

Mirjam Schaap van het Stadsarchief Amsterdam sluit af met haar heldere aanpak van de Hotspots in Amsterdam. De toolkit hotspots is een resultaat van een landelijk archieflab rond hotspots van begin 2018. Een archieflab is een onderzoeksomgeving waarin onderwijs en praktijk samenwerken om vraagstellingen uit de praktijk te onderzoeken. Mirjam nodigt iedereen uit om hotspot-ervaringen en hotspot-monitors te delen op het kennisplatform waardering & selectie.

Afsluiting door Puck Huitsing met de woorden: “We hebben een mooie ochtend gehad waarin duidelijk is geworden waar en hoe op verschillende plekken wordt gewerkt aan dezelfde uitdagingen. En dat hebben we met elkaar verbonden. Deel je ervaringen met elkaar op KIA, zowel online als fysiek. Veel dank aan alle presentatoren, de organisatie en de gastheren van vandaag!”