archief geschonken maar archiefvormer beslist over inzage niet-openbare stukken?

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1520932380

  Beste Annemieke,
  Op zich is het geen vreemde constructie, dat de archiefvormer beslist over inzage in niet-openbare stukken in het geval van schenking van het archief waarvan de stukken onderdeel uitmaken. In geval van overbrenging van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (de wet), is het namelijk de zorgdrager (de archiefvormer) die, voorafgaand aan de overbrenging naar een archiefbewaarplaats in de zin van de wet, beperkingen aan de openbaarheid stelt (mits toepasselijk, gelet op de mogelijke beperkingsgronden, zoals genoemd in de wet). Weliswaar beslist (in geval van overbrenging van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief) de Algemeen Rijksarchivaris op verzoeken om inzage in niet-openbare archiefbescheiden, maar dergelijke beslissingen zijn aan de voorwaarden gebonden die verband houden met het beperkt openbaar zijn van de betreffende archiefscheiden.
  Het vreemde aan de voorwaarde van de schenker is het feit, dat deze na schenking en onderbrenging van zijn archief op verzoeken om inzage in niet-openbare stukken wil beslissen. Praktischer is het deze rol bij de archiefbeheerder te beleggen. Aangezien het hier hoogstwaarschijnlijk om particulier archief gaat, zijn er, vrees ik, geen harde bezwaren tegen te maken, hooguit morele bezwaren. Als de eis van de schenker in de schenkingsovereenkomst dan wel in de notariële akte die er van de schenking is opgemaakt, is opgenomen, is er m.i juridisch geen grond daarvan af te wijken (dat zou immers een schending van de overeenkomst inhouden).
  Mocht de schenkingsovereenkomst nog niet zijn ondertekend dan wel de notariële akte niet zijn opgemaakt, dan kan je als beoogde begiftigde met het oog op de praktische uitvoeringsmogelijkheid van de overeenkomst de eis van de schenker proberen te laten schrappen of alleen de delen van het archief als schenking accepteren, die volgens de schenker openbaar zijn.
  Vriendelijke groet,
  Michel

  
• • Jeroen Padmos
  • 1521104340

  Hallo Annemieke,
  
  
  Je schetst een herkenbaar en lastig probleem. Ook in de collectie van het Nationaal Archief berusten particuliere archieven waarbij de schenker bepaald wie inzage krijgt. Een restant uit het verleden waarin zulke constructies niet ongewoon waren. De conclusie van onze experts is dat er geen harde bezwaren te maken zijn om een dergelijke overeenkomst open te breken, zeker niet als er sprake is van een formele schenkingsakte. Onze ervaring leert dat het bij het opstellen van een overeenkomst het een kwestie van maatwerk is waarbij we kijken naar wat de vormer wil en hoe graag wij het archief willen hebben. Tegenwoordig is het uitgangspunt daarbij dat we proberen om zo veel mogelijk het inzagerecht in eigen hand te krijgen. Dat is vooral van belang om rechtsongelijkheid te voorkomen. Als je niet over het inzagerecht beschikt heb je immers geen zicht op de criteria die de schenker hanteert. We maken echter geen werk van het aanpassen van oude schenkingsafspraken. Misschien is het wel goed om eens te kijken of er in de afspraken ook iets is opgenomen over wat er gebeurt als de schenker overlijdt.
  
  Met vriendelijke groet,
  
  Jeroen Padmos.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1521193320

  Hallo Annemieke,
  
  Naar mijn idee wordt na schenking het archief eigendom van de archiefdienst en heeft de schenker niets meer te zeggen over het archief.
  Wij hebben dit ook wel eens aan de hand gehad met een opgeheven kerkgenootschap. Wij hebben toen gekozen voor de constructie van een overeenkomst van inbewaringgeving voor 5 jaar waarna de overeenkomst automatisch overgaat in een schenkingsovereenkomst. Dus de eerste 5 jaar beslist de archiefvormer nog over inzage van niet-openbare stukken daarna de archivaris.
  Misschien is dit voor jullie ook een werkbare optie?
  Groet,
  Sjoukje

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1521193320

  Hallo Annemieke,
  
  Naar mijn idee wordt na schenking het archief eigendom van de archiefdienst en heeft de schenker niets meer te zeggen over het archief.
  Wij hebben dit ook wel eens aan de hand gehad met een opgeheven kerkgenootschap. Wij hebben toen gekozen voor de constructie van een overeenkomst van inbewaringgeving voor 5 jaar waarna de overeenkomst automatisch overgaat in een schenkingsovereenkomst. Dus de eerste 5 jaar beslist de archiefvormer nog over inzage van niet-openbare stukken daarna de archivaris.
  Misschien is dit voor jullie ook een werkbare optie?
  Groet,
  Sjoukje