Conferentie Digitaal Erfgoed Nederland 2010
Mijn speelen is leeren, mijn leeren is speelen,En waarom zou mij dan het leeren verveelen?Het lezen e...
Vraagje...
- feb 2011
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 2
- 97
Stel ;-) je hebt een archiefbestanddeel in huis wat formeel (door een particuliere organisatie) is overgedragen (aan een RHC) via een ‘proces-verbaal van overdracht’, waarin bovendien geregeld is dat op termijn – na inventarisatie - afspraken gemaakt zullen worden over het toekennen van eventuele openbaarheidbeperkingen. Inmiddels is het archief bewerkt en geïnventariseerd, maar blijkt dat in de tussentijd de oorspronkelijke archiefvormer (inbewaringgever) is ‘opgeheven’ en – samen met andere organisaties – is opgegaan in een nieuwe stichting. De rechtsopvolging (taakopvolging) is goed geregeld in de statuten van de nieuwe stichting. Echter, ook deze stichting wordt na verloop van tijd beëindigd. De taken worden nu verdeeld over een drietaal nieuwe organisaties, zonder dat sprake is van een duidelijke rechtsopvolging.
Concreet is de situatie dus nu dat er nog steeds afspraken gemaakt moeten worden betreffende raadpleging en inzage, maar dat er feitelijk geen partij is waarmee hierover kan worden onderhandeld aangezien niet duidelijk is hoe de rechtsopvolging is geregeld.
Vraag van mijn kant is dan ook welke handelwijze hierin het beste moet/kan worden gevolgd… Mag de inbewaringnemer (RHC) het initiatief naar zich toe trekken en zelf de openbaarheid(beperkingen) gaan regelen (?).
Ik ben benieuwd naar jullie reacties.
Verken
Verslag KVAN-dagen #KVAN13
"Vorm of inhoud?" Dat was de titel van de lezing van Erik de Ree van De Ree Archiefsystemen tijdens de...
Doe eens een test!
(plaatje komt van www.hetdierenrijk.nl)Op het weblog Archives Next las ik vandaag over een test. Ik be...
Reacties
Ton,
Stel dat je zeker weet dat de nieuwe stichting is gesplitst in slechts drie delen. Ergens in die driehoek moet dan de rechtsopvolger zitten die bevoegd is tot het maken van afspraken. Stel dat je de drie delen dan aanschrijft en hen vraagt onderling de rechtsopvolging alsnog te regelen en daarna met jullie afspraken te maken of jullie te mandateren naar eigen goeddunken de openbaarheid te bepalen...
Ton,
Het is weer enkele jaren geleden dat ik me met het verwerven van archieven bezig moest houden. Toch wil ik hierover wel iets zeggen.
Als een stichting wordt opgeheven, is er een liquidateur. Die weet hoe de rechten en verplichtingen van de opgeheven stichting zijn geregeld. Als er bij de liquidatie over het archief niets is geregeld, is er vast wel iets geregeld over de bezittingen van de voormalige stichting in het algemeen. Het archief is niet geschonken, maar in bewaring gegeven, dus de archiefdienst is geen eigenaar van het stichtingsarchief. Het archief behoort gewoon tot de activa van de de stichting in liquidatie. Het is in het belang van de rechtzekerheid (archiefdienst, onderzoeker én mogelijke rechthebbende(n)) dat de archiefdienst het intitiatief neemt door dit uit te (laten) zoeken. Het gaat daarbij niet alleen om de regeling van de openbaarheid.
Pas als je op onwil stuit van de liquidateur, of als er echt niets te regelen valt, zou de archiefdienst zelf iets kunnen regelen.
Het is dus altijd verstandig om dit soort zaken zo snel mogelijk, liefst nog vóór de feitelijke overbrenging te regelen, en niet te wachten tot het archief bewerkt is. Zeker niet als de bewerking niet binnen enkele maanden is voorzien. Mocht dat niet kunnen, dan zou je in de akte de bepaling op kunnen laten nemen dat de archivaris gerechtigd is om, bij ontstentenis van het bestuur van de stichting of van een rechtsopvolger, zelf maatregelen t.a.v. vernietiging, openbaarheid e.d. te nemen. Juristen kunnen daarvoor vast een mooie formulering verzinnen.
Het is altijd van belang bepalingen op te nemen wat er moet gebeuren als de schenker / inbewaringgever er niet meer is. Zeker als die het recht voorbehoudt om toestemming tot inzage of publicatie te geven, of als de archiefdienst de inbewaringgeving zou willen beëindigen.
Natuurlijk kun je ook gewoon niets doen. Ik vermoed dat de meeste collega's dat doen. Want het komt vrij zelden voor dat je in de problemen komt over het al dan niet aanwezig zijn van akten of formele verklaringen. Maar dat is natuurlijk niet het beste wat je kunt doen, maar soms wel het meest praktische.
Henny van Schie