Records in Contexts (6): implementatie bij het Stadsarchief Amsterdam

In de vorige blogs is uitgelegd wat de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts (RiC) inhoudt en welke mogelijkheden de standaard biedt. Het Stadsarchief heeft als een van de eerste instellingen ter wereld besloten om de nieuwe standaard te implementeren. In deze blog wordt op hoofdlijnen het plan van aanpak geschetst.

Project Vervanging Digitale Infrastructuur (VDI)
Het Stadsarchief vervangt momenteel de Bewaar-, Beheer- en Raadpleegomgeving. Leverancier Picturae en het Stadsarchief hebben afgesproken om Linked Data in het algemeen en Records in Contexts in het bijzonder als basis te nemen voor de nieuwe Beheeromgeving (het nieuwe collectiebeheersysteem Memorix). De metadata van het Stadsarchief (inventarissen, indexen en beeldbank) worden naar RiC gemodelleerd en in het nieuwe systeem opgenomen. Dit maakt ook een dienstverlening mogelijk waarbij de Raadpleegomgeving van het Stadsarchief fungeert als knooppunt met verbindingen naar datacollecties die zich elders bevinden.

Project Blauwdruk Linked Data
De vraag is nu hoe de nieuwe situatie zodanig kan worden ingericht dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die Linked Data en RiC bieden en een duurzame basis vormt voor verdere ontwikkeling. Dit is uitgewerkt in het plan van aanpak voor het project Blauwdruk Linked Data, onder leiding van specialist Ivo Zandhuis. De aanpak bestaat uit drie pijlers:

1. Een vernieuwde blauwdruk voor het metadata beheer van het Stadsarchief: het primaire doel van het project is om een blauwdruk (informatiemodel) te realiseren die de vernieuwde basis vormt voor het (inhoudelijk) metadatabeheer van het Stadsarchief. De blauwdruk beschrijft wat voor soort informatieobjecten het Stadsarchief beheert, welke metadata over deze informatieobjecten is vastgelegd, wat voor onderlinge relaties zij hebben en hoe dit zich verhoudt tot standaarden als TMLO en MDTO. De blauwdruk maakt daarbij gebruik van Linked Data principes en waar mogelijk van de ontologie van RiC. Het uitgangspunt is om vanuit de beschikbare standaardmodellen tot een werkbare basis voor de praktijk te komen. De blauwdruk vormt daarmee het fundament van de nieuwe Beheer- en Raadpleegomgeving.

2. Borging in de organisatie: het uitgangspunt van de nieuwe blauwdruk is dat medewerkers van het Stadsarchief de principes begrijpen en toe kunnen passen in de praktijk. De meeste bestaande uitgangspunten blijven in het nieuwe model gehandhaafd, zoals een inventarisnummer. Maar er zijn ook heel nieuwe uitgangspunten. Een voorbeeld is dat er geen hiërarchie noodzakelijk is bij het vastleggen en publiceren van metadata. Om de oude en nieuwe werkelijkheid met elkaar te verbinden is daarom een nieuwe manier van denken en handelen nodig en daarvoor worden trainingen georganiseerd.

3. Roadmap voor de toekomst: de metadatamigratie die binnen VDI wordt uitgevoerd is zoveel mogelijk ‘as is’. Dit wil zeggen dat alleen waar noodzakelijk inhoudelijke bewerkingen op metadata worden uitgevoerd. Daarmee is het project na migratie dus voltooid, maar blijven mogelijkheden voor mtadataverrijking open. Aan het eind van het project wordt een roadmap voor de toekomst opgeleverd waarin beschreven staat op welke manier de metadata wordt verrijkt.

Project Linked Data optimalisatie
Zoals gezegd biedt het project Blauwdruk Linked Data een roadmap voor toekomstige metadataverrijkingen. Aan de hand van het door Ivo Zandhuis en het Stadsarchief ontwikkelde vijfsterrensysteem (zie blog 5 over RiC) wordt daar in 2021-2022 een voorschot op genomen. In dit project gaan we in de archiefinventarissen de verwijzingen naar personen, families en instellingen (RiC Agents) opwerken naar 4 sterren. Dat betekent dus dat van al deze vermeldingen zoveel mogelijk koppelingen zijn gelegd tussen de vermelding in de archiefinventaris en lijsten van namen (terminologiebronnen) binnen en buiten het Stadsarchief. Voor locaties (RiC Places) gaan we de toegang opwerken tot de tweede ster. We kiezen voor personen en locaties omdat op deze entiteiten door gebruikers het meest wordt gezocht binnen de Raadpleegomgeving, en dus zullen de gebruikers hier ook het meest mee geholpen zijn. Hiermee levert het project concreet resultaat op dat direct bruikbaar is voor de eindgebruiker en ook nog eens inzichtelijk maakt wat de kracht van Linked Data is.

In toekomstige blogs wordt ingegaan op de inzichten en resultaten die voortkomen uit de bovenstaande projecten.