Records in Contexts (3): meervoud

Records, RecordSets en Instantiations: in de vorige blog gingen we in op hoe in de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts (RiC) deze entiteiten archiefstukken beschrijven. Maar RiC heeft meer entiteiten en doordat deze met relaties aan elkaar verbonden zijn vormen ze een netwerk. Daarmee beschrijven ze samen de contexten waarin archiefstukken zijn ontstaan en beheerd worden. En daarom heet de standaard Records in Contexts: meervoud.

Contexten
Het conceptueel model van RiC gaat in op de notie van contexten. RiC zegt dat provenance complexer is dan alleen het aangeven van wat wel en niet bij één archief (fonds) behoort: een archief bestaat niet als geïsoleerd geheel, maar binnen lagen van verbonden contexten in het verleden, heden en de toekomst. Bewaarde, verloren of bewust vernietigde archiefstukken vormen samen het verhaal van het archief. Het Respect des fonds benadrukt de persoon of groep die de archiefstukken heeft bijeengebracht, maar dat reflecteert niet altijd voldoende de sociale en materiële complexiteit van de herkomst. Een archiefstuk, archief of andere verzameling van archiefstukken kan door meer dan één persoon of groep gecreëerd zijn, en die personen of groepen kunnen daar een verschillende rol in hebben gespeeld.

Entiteiten
Onderstaande afbeelding is afkomstig uit het conceptueel model van RiC (versie 0.2, december 2019) en biedt een overzicht van de entiteiten en hoe deze zich tot elkaar verhouden.

Thing
Wat als eerste opvalt is dat alle entiteiten een Thing zijn. Het conceptueel model definieert dit als ‘any idea, material thing, or event within the realm of human experience’. Alle entiteiten in RiC zijn een soort subcategorieën van een Thing. Zo’n subcategorie wordt een ‘subklasse’ genoemd. De entiteit Record Resource is bijvoorbeeld een subklasse van Thing en een Record Set is een subklasse van Record Resource. De entiteit Thing is geïntroduceerd om alle onderliggende klassen aan op te hangen.

Instantiation en Record Resource
In de vorige blog is uitgelegd wat Instantiations, Records en RecordSets zijn. Die twee laatste worden samen met de entiteit RecordPart onder de klasse Record Resource geschaard. De RecordPart wordt gebruikt wanneer een Record (individueel archiefstuk) om wat voor reden dan ook uit twee of meer delen bestaat. Denk bijvoorbeeld aan een charter met los zegel, die je apart van elkaar in het depot bewaart. Of wanneer een deel van een stuk vermist is, dan geeft de ene RecordPart informatie over wat ontbreekt en de andere RecordPart informatie over wat wel aanwezig is. RiC maakt zo ook inzichtelijk wat er ooit was.

Agent
Een belangrijke entiteit is de Agent. De archiefvormer is daarvan een voorbeeld. Dit kan een Person of Group (Family of Corporate Body) zijn. De volgende blog gaat in op de relatie tussen de Person en persoonsvermeldingen zoals we die kennen in indexen. Gerelateerde entiteiten zijn Position en Mechanism. Een Position is een functionele rol, zoals ‘directeur’. Aan de Position kan worden gekoppeld welke Person of Group deze Position heeft. Een Mechanism is een proces of systeem. Deze entiteit is geïntroduceerd omdat je soms wilt kunnen zeggen dat een computer de vorming van een archiefstuk heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld als een brief door een systeem is gegenereerd in plaats van geschreven door een persoon.

Overige entiteiten
Een Event is iets dat gebeurt in tijd en ruimte. Een Activity is een soort Event, speciaal om een doelgerichte menselijke actie mee aan te duiden. Rules zijn condities waaronder een Activity door een Agent wordt uitgevoerd, inclusief de autoriteit om de Activity uit te voeren of specificaties over hoe de Activity wordt uitgevoerd. Daaronder valt het Mandate: een delegatie van autoriteit van een Agent aan een andere Agent om een Activity uit te voeren. Denk aan dat iemand geautoriseerd is om kiezers te vertegenwoordigen in het parlement, of de autoriteit van een burgemeester om bepaalde vergunningen te verlenen. De Date spreekt voor zich: een datering (Single Date: enkele datum of jaartal, Date Range: van … tot … en Date Set: niet aaneengesloten data). De Place is een locatie.

Attributen en relaties
Alle entiteiten hebben een vaste lijst van attributen. Dit zijn velden waarin allerlei gegevens kunnen worden vastgelegd. Soms zorgt een attribuut ervoor dat er entiteiten aan elkaar worden verbonden. Het archief (RecordSet) wordt bijvoorbeeld door middel van het attribuut ‘hasProvenance’ aan de archiefvormer (Person) verbonden. Met een attribuut kan ook een relatie gelegd worden met de plaats (Place) waar een Person geboren is, en op welke datum (Single Date). En bijvoorbeeld ook dat de Person bij een andere archiefinstelling ook een archief (RecordSet) heeft. En ga zo maar door, de mogelijkheden worden eindeloos.