Records in Contexts (7): versie 0.2

De Expert Group on Archival Description van de International Council on Archives heeft in februari 2021 versie 0.2 van de ontologie en in juli 2021 de definitieve 0.2 versie van het conceptueel model van Records in Contexts (RiC) uitgebracht. Deze blog gaat in op de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 0.1.

Entiteiten, properties en relaties
De entiteiten van RiC zijn gelijk gebleven, welke properties daaraan verbonden zijn is bij twee entiteiten iets gewijzigd:
- De entiteiten Record en Record Part hadden al de property ‘Documentary Form Type’, waarmee aangegeven kan worden wat voor redactionele vorm het stuk heeft. Deze property is nu ook toegevoegd aan de entiteit Record Set.
- Bij de entiteit Group is de property ‘Demographic Group’ erbij gekomen. Voorbeelden die het conceptueel model 0.2 geeft, zijn ‘vrouwen’, ‘Brazilianen’ en ‘protestanten’.
Er is een relatie bijgekomen, namelijk ‘Record has author Person, Group or Position’. De meeste relaties hebben een verleden tijd gekregen: bijvoorbeeld de relatie ‘Person or Group or Position is owner of Thing’ is geworden ‘Person or Group or Position is or was owner of Thing’. Dit maakt de relaties breder inzetbaar. Wat ook verschilt van de vorige versie is de definitie van een aantal entiteiten, properties en relaties. Deze zijn soms aangescherpt of juist breder gemaakt. Daarbij zijn de ideeën die zijn ontwikkeld bij het maken van de ontologie ook in het conceptueel model verwerkt.

Verhouding tot ISO 23081
In het RiC conceptueel model 0.2 wordt aangegeven dat de standaard ISO 23081 grote invloed heeft gehad op de ontwikkeling van RiC. Net als RiC is deze standaard gericht op metadata voor het beheren en het gebruik van stukken (records), maar dan in de context van recordsmanagement. Metadata van archiefvormers komt op den duur terecht in het collectiebeheersysteem van een archiefinstelling, daarom is het van belang dat de metadata frameworks van recordsmanagement en archief conceptueel consistent zijn en moeten ze interoperabel zijn. De ICA streeft naar een steeds betere aansluiting tussen RiC en ISO 23081. In een volgende blog wordt hier verder op ingegaan.

Documenteren van beschrijvingen
Het conceptueel model wijdt een hoofdstuk aan het documenteren van beschrijvingen. Volgens RiC zijn beschrijvingen van Record Resources zelf ook Records. De beschrijving (Record) is gemaakt door een persoon (Person) die een activiteit (Activity) uitvoert, waarmee een Record Resource en contextuele entiteiten worden beschreven. De entiteiten van RiC kunnen worden gebruikt om beschrijvingen te documenteren, daar is geen aparte set aan entiteiten, properties en relaties voor nodig. Zo is het mogelijk om weer te geven wanneer en door wie een wijziging is aangebracht in een beschrijving:

Of kan aangegeven worden welke contextinformatie gebruikt is om een beschrijving te maken:

Call for comments
De Expert Group on Archival Description nodigt het publiek uit om feedback te geven op versie 0.2. Commentaar kan worden aangeleverd tot 29 oktober 2021, kijk voor meer informatie op https://www.ica.org/en/call-for-comments-on-ica-ric-cm-02.