De eerste stappen met MDTO in de informatiehuishouding (deel 2)

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) is de nieuwe metadatastandaard voor overheden. Tresoar, de erfgoedinstelling van Fryslân, en de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn nieuwsgierig naar de toepassing van deze nieuwe metadatastandaard: is het praktisch? Waar liggen de uitdagingen? Om antwoorden te krijgen op die – en andere – vragen, namen we deel aan de koplopergroep van het Nationaal Archief (NA).

Tresoar is volop in ontwikkeling op het gebied van duurzame informatiehuishouding. Regelmatig komen er vragen binnen van gemeenten over de mogelijkheden omtrent digitale archiefbewaring in een e-depot. Tresoar is al enige tijd bezig met het voorbereiden van deze dienstverlening, een goede reden om meer te leren over de toepassing van de metadatastandaard. De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel werken samen. De gemeenten willen hun (blijvend te bewaren) informatie kunnen voorzien van de juiste metadata, zodat ze de informatie kunnen overbrengen naar een e-depot of kunnen uitwisselen en openbaar maken. Het is voor de gemeente daarom belangrijk om een besluit te nemen over het 100% toepassen van MDTO of alleen waar nodig, want toepassing van MDTO kan aanpassingen in applicaties vereisen. Daarnaast kan het vullen van velden extra handelingen in het proces met zich meebrengen.

BAG brondocumenten als vraagstuk

De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zoeken naar een nieuwe oplossing voor het afhandelen en opslaan van BAG (Basisregistraties Adressene en Gebouwen) brondocumenten, binnen of buiten de aanwezige applicaties. Er ontstond een interessant vraagstuk voor ons om vanuit de koplopergroep te onderzoeken. Want is het mogelijk beide werkwijzen te harmoniseren en daarbij direct al MDTO toe te passen? Is het zinvol om voorafgaand aan een nieuwe oplossing al met de metadata aan de slag te gaan? In ons onderzoek richtten wij ons specifiek op een deel van de BAG wijzigingen die buiten het vergunningsverleningsproces vallen. Hieronder vallen de zaaktypes BAG mutatieverwerking, BAG terugmelding, BAG geometrie inmeting, BAG mutatie object door calamiteit, nummeraanduiding toekenning/intrekking/wijziging en Openbare ruimte toekenning.

Gebruikers bepalend voor invalshoek

Wat we constateerden tijdens het koplopertraject is dat de rol die je inneemt, bepalend is voor hoe je naar het vraagstuk kijkt. Zo wil Tresoar graag een kenniscentrum zijn waar iedereen de digitale informatie kan raadplegen. De eerste vraag die dan opkomt is welke gebruikersgroepen er zijn en wat deze nodig hebben. De gemeenten daarentegen zijn vooral gericht op de bedrijfsvoering processen en inrichting van de applicaties, niet op het raadplegen door derden, hoewel de noodzaak daarvan wel steeds meer doordringt. Door enkele beheerders/gebruikers te betrekken bij de overleggen (in dit geval de BAG-beheerders) ontstond er een mooie verdieping. We leerden dat het gebruik van informatie voor het uitvoeren van de werkprocessen een andere behoefte is dan het soort behoefte dat over tien jaar bij burgers zou kunnen ontstaan. De conclusie is dat het belangrijk is om daar met het toekennen van goede metadata op voor te bereiden.

Visuele weergave MDTO als vertrekpunt voor de aanpak

Om inzichtelijk te maken waar de informatie ontstaat, hebben we eerst met elkaar het proces van de BAG-wijzigingen in beeld gebracht. Het gaat daarbij om wijzigingen van adressen en/of gebouwen die worden geconstateerd en aangeleverd door bijvoorbeeld een toezichthouder of via luchtfoto’s, in de vorm van een verklaring. We hebben ons vervolgens verdiept in de structuur van de MDTO, middels de speciaal hiervoor ingerichte website van het Nationaal Archief. Op de site staat een visuele weergave van de objecten (zie figuur 1). Aan de hand van dit diagram hebben we een gesprek gevoerd.

Figuur 1 Diagram MDTO objecten

Tresoar stelde vooral vragen over de gebruikers, de structuur van de informatiestromen en de werkwijze van het proces in de praktijk. De gemeenten legden vooral de nadruk op wat er in de applicatie aanwezig is aan informatieobjecten en metadata en wat voor de nieuwe applicatie wenselijk is. Met elkaar hebben we het proces en de huidige applicaties doorlopen, door voorbeelden uit de praktijk te bespreken.

Bij het invullen van het diagram is het belangrijk om stil te staan bij wat je als informatieobject ziet. In de huidige applicatie wordt gewerkt met verzamelzaken per jaar. Dat is een andere benadering dan wanneer elke wijziging één zaak is. We besloten de zaak als informatieobject als uitgangspunt te nemen. Vandaaruit is gezamenlijk het MDTO-diagram verder ingevuld. Vervolgens hebben we de attributen van de belangrijkste elementen met elkaar doorgenomen. We gebruikten hiervoor de Excel lijst die op kia.pleio.nl beschikbaar is gesteld door het NA. Deze lijst hebben we handmatig aangevuld met eigen toelichting, gebaseerd op de website van het NA.

Toepassing MDTO

Het was geen sinecure om de MDTO toe te passen in deze case. Er is namelijk veel ruimte voor eigen keuzes, die de gemeente moet maken en vastleggen. Ook is het diagram niet dekkend voor alle lagen van de informatievoorziening, waardoor we soms het overzicht kwijt waren. Het toepassen van begrippenlijsten daarbij is nieuw ten opzichte van het TMLO en kan helpen om de gelaagdheid in beeld te krijgen.

Het met verschillende medewerkers uit de gemeentelijke organisatie bespreekbaar maken van de keuzes, heeft als effect dat men zich bewuster wordt van het belang van het toepassen van deze nieuwe metadatastandaard. Ook werd duidelijk dat medewerkers het vooral belangrijk vinden dat ze niet teveel werk hebben van het metadateren, maar vooral snel en eenvoudig hun document op kunnen slaan én deze gemakkelijk terug kunnen vinden. Dit betekent voor de oplossing dat zoveel mogelijk metadata geautomatiseerd moet worden opgeslagen. De vragen vanuit Tresoar gingen vooral over het duurzaam digitaal toegankelijk maken van de informatie en waar iets staat geregistreerd (of niet). Ook het toevoegen van dit perspectief, draagt bij aan de interpretatie van MDTO in de eigen praktijk.

Conclusie

Door de opzet van de MDTO en de uitgebreide documentatie die beschikbaar is, is er behoefte aan een stappenplan voor de implementatie. Hierbij maken verschillende soorten concrete voorbeelden de toepassing van MDTO tastbaarder. De gemeenten moeten zelf veel keuzes maken en daarbij zowel meerdere perspectieven meenemen als ook de juiste begrippenlijsten ter onderbouwing gebruiken, of zelf maken.

De rol van Tresoar als gesprekspartner was in dit traject gericht op de vraag: wat heb je nodig om de informatie goed te kunnen laten zien?. Dit blijkt een zinvolle bijdrage te zijn aan de goede inrichting van de MDTO. Zeker vanuit het besef dat we nog niet weten wat toekomstige gebruikers willen kunnen raadplegen. Ook hebben we vanuit de koplopergroep meegekregen dat in voorkomende gevallen Tresoar best meer mag sturen in de richting van de gewenste oplossing(en).

Praktisch gezien bleek ook dat het bespreken van een aantal concrete attributen heeft geholpen in het kenbaar maken van wensen en eisen ten aanzien van de inrichting van het nieuwe documentmanagement systeem (DMS) of record management applicatie (RMA) en de nieuw te kiezen oplossing voor de BAG-documenten. We denken dat het bespreken (en toepassen) van MDTO vóór de aanschaf en inrichting van een nieuw systeem wel degelijk een goed moment is. Hierdoor kunnen de benodigde eisen aan metadatering en uitwisseling richting leverancier kenbaar worden gemaakt en kan het toepassen van de MDTO onderdeel worden van de scope van het project van aanschaf en implementatie.

Hoe verder…

De samenwerking van Tresoar en de gemeenten nodigt uit tot het verder ontwikkelen van de rol van Tresoar als procesbegeleider en verdere specialisatie op gebied van MDTO. Voor de gemeenten geldt dat de invulling van de MDTO voor dit onderdeel nog niet klaar is. Het project heeft bijgedragen aan de bewustwording van wat digitalisering echt betekent voor duurzaam bewaren. Het verder uitwerken van de MDTO is dan ook onderdeel van een informatiebeleidsplan waar de organisatie zelf mee aan de slag zal gaan. De gemeenten nemen de MDTO mee als belangrijk onderdeel in het project voor de inrichting van het zaakgericht werken en bij de inrichting van taakspecifieke applicaties waar blijvend te bewaren documenten in afgehandeld of opgeslagen zijn. Daarbij blijven Tresoar en de gemeenten in afstemming over wat er nodig is voor de toekomst als het gaat om digitale duurzaamheid, om met elkaar te blijven leren en ontwikkelen!

Ingrid Oevering (Senior DIV-adviseur gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel)

Reem Weda (Metadataspecialist Tresoar)

Tjalda Postma (Adviseur Digitale Informatievoorziening Tresoar)