De opvallendste berichten in week 10 van 2014
Geen tijd om voortdurend alle blogs en tweets te lezen? Geen nood, want hieronder staan de opvallendst...
Erik de Ree en Charles Jeurgens over nadere toegankelijkheid en eigentijdse toegangen #KVAN13
- jun 2013
- Christian van der Ven
- ·
- Aangepast 27 jun
- 4
- 124
Verslag van een sessie tijdens de KVAN-dagen 2013: Keuzes bij het ontsluiten van archiefmateriaal: vorm of inhoud
Erik en Charles snijden in deze sessie een welbekend probleem aan met archieftoegangen: ze beschrijven veel vorm en weinig inhoud, context is vaak een ondergeschoven kindje, inleidingen worden nauwelijks nog gelezen en nadere toegangen zijn veelal persoonsgerelateerd (wat eigenlijk logisch is).
Handleiding
Als kapstokje voor zijn verhaal uit Erik enige kritiek op de Handleiding, die immers in paragraaf 37 aangeeft dat een inventaris een overzicht van de inhoud van het archief behoort te geven, niet van de inhoud van de stukken. Vandaag de dagen willen we echter méér van dat laatste. (Ook de auteurs van de Handleiding benadrukten overigens al het belang van indexen, werd vanuit het publiek opgemerkt.)
Portals pompen op verschillende plekken dezelfde data rond, open data lost het euvel ook maar gedeeltelijk op. Kortom: het probleem van de beperkte nadere toegankelijkheid van onze archieven moeten we op geheel andere wijze oplossen. Erik en Charles noemen drie manieren:
1. Historische context verbeteren2. Meer inhoud door nader toegankelijk maken3. Meer gebruikmaken van eigentijdse toegangen
Context
Inleidingen op inventarissen moeten we meer gestructureerd gaan aanbieden. (Volgens mij gaf juist de Handleiding in de vorm van zogenoemde 'kopnoten' daartoe al aanzetten.) Bovendien zouden we goede samenvattingen van archieven moeten maken. En zou er een landelijke, centrale bron moeten komen waarin historische begrippen worden uitgelegd. Denk Wikipedia (maar denk ook ArchiefWiki).
Content
Aansluitend bij zijn artikel in het Archievenblad (zie mijn blogbericht) daarover, pleit Charles, gesteund door Erik, voor het nut en de bruikbaarheid van de eigentijdse toegang. We moeten er zuiniger op zijn, we moeten ze vaker gebruiken om archieven sneller mee nader toegankelijk te maken. Waarom beginnen we niet met het inventariseren van de eigentijdse toegangen en klappers en zo, waarna we die digitaliseren? Denk ook aan dms'en.
Interessant vond ik de aankondiging van een project (De Ree/NA/UvA/HvA) waarin geëxperimenteerd gaat worden met het nader toegankelijk maken van verbaalarchieven door gebruikmaking van eigentijdse toegangen. Lees daarover meer in het verslag van Jan van der Male over deze sessie. Ben benieuwd naar de resultaten.
Ook interessant vond ik de discussie. Het viel me daarbij vooral op hoe snel we als beroepsgroep weer collectief mitsen en maren weten te formuleren, zodra iemand met een mogelijke oplossing voor een gezamenlijk probleem op de proppen komt. En als je even doordiscussieert, dan is op den duur het meest ideale nog niet goed genoeg. Een transcriptie is onleesbaar voor leken, een hertaling in gewoon Nederlands bevat interpretatie, een samenvatting laat ook informatie weg en oude terminologie kan vandaag de dag onduidelijk zijn. Enzovoort, dus het moet eigenlijk liefst ooit allemaal... Jemig, ik zou al een gat in de lucht springen als ieder van onze aktes langs slechts één van die wegen nader toegankelijk was gemaakt!
Kortom
Het betere is de vijand van het goede, zeker ook hier. Dat eigentijdse toegangen, of door onderzoekers gemaakte klappers, of indexen die we nog op de plank hebben liggen, niet perfect zijn, dat maakt ze nog niet onbruikbaar. Is iets niet volgens de standaard? Jammer dan. Bevat een toegang interpretatie? Nou en?! Wees blij met wat je hebt en krijgt, en werk van daaruit verder.
Maar uiteindelijk was iedereen het in hoofdlijnen wel met elkaar eens hoor: eigentijdse toegangen bieden volop mogelijkheden om de inhoud van archiefstukken (versneld) nader toegankelijk te maken, er ligt ook nog veel op de plank aan gepubliceerde bronnen en (nadere) toegangen en - mijn input - we kunnen ook goed gebruikmaken van al het werk dat door onze bezoekers al is verricht. Zeker in dat laatste geval is de kunst van het 'loslaten' een voorwaarde.
(Foto: kaartsysteem in een bibliotheek, gefotografeerd door 'bookfinch', gevonden op Wikimedia Commons)
Verken
Records management 2.0
Op uitnodiging van de Unit Document Management Policy (Gen Secr) hield ik op 9 november een voordracht...
En toen waren het er ineens 250! :-)
Tjonge, wat gaat dat hard! Iets meer dan twee maanden geleden bereikte deze community de prachtige mij...
Reacties
Hoi Christian, Interessant stukje. Ik was wel verbaasd over je laatste opmerking. Is in de casus die onderzocht gaat worden is toch het probleem dat bezoekers er niet komen omdat de toegankelijk zo ingewikkeld en tijdrovend is? Ik ben het helemaal met je eens dat het loslaten ook een kunst is en dat de gebruikers van archieven veel bijdrage kunnen leveren aan toegankelijkheid van archieven, maar dan moeten ze de archieven wel ontdekken als waardevol. Door de voor de gebruiker ingewikkelde ontsluitingsstelsels ontdekken ze de archieven niet dus kunnen ze ook maar zeer beperkt bijdragen. Je zou deze gesloten cirkel kunnen doorbreken door bijvoorbeeld het digitaliseren van de toegangen. Maar dan is crowdsourcing een tweede stap. Of zie jij dit anders?
Dag Christian,
Zoals beloofd, een reactie.
Digitaal
Ik was gisteren op een studiedag over Digital Humanities. Ik ging er met een bang hartje heen, omdat ik de verwachting koesterde dat nogal wat van de aanwezige onderzoekers vooral digitale content zouden verwachten in de vorm van scans.
Tot mijn grote blijdschap ontdekte ik dat de aanwezige onderzoekers geen content wensten, maar context. Dat klonk me als muziek in de oren. Context in de vorm van goed gestructureerde inleidingen (waarvan nog wel eens vermoed wordt dat ze niet gelezen worden) en in de vorm van beschrijvingen. Men schreeuwde niet om digitaal toegankelijke data, maar om metadata.
Eigentijdse toegangen
Momenteel werk ik aan de inventarisering van gerechtelijk archief (nogal volumineuze reeksen) dat tot op heden eerder stiefmoederlijk werd behandeld wegens moeilijk toegankelijk. De vele duizenden dossiertjes individueel beschrijven was geen optie en dus bleef een bijzonder interessant bestand onaangeroerd liggen. Het is pas toen de eigentijdse nadere toegangen enkele jaren terug werden overgedragen dat dit bestand zijn waarde terugvond. Klappers en allerhande registers maken een doelgerichte zoektocht eindelijk mogelijk. Doordat het hier om privacygevoelig archief gaat is het niet mogelijk om zomaar alle toegangen nu te digitaliseren. Principieel ben ik veel meer geïnteresseerd in het digitaal beschikbaar stellen van toegangen (inventarissen, dan wel gedigitaliseerde eigentijdse toegangen) dan in het digitaliseren van bepaalde bestanden om er mee te kunnen uitpakken. Dit lijkt me op lange termijn - we spreken hier per slot van rekening over permanent te bewaren archief - veel interessanter. Het is wel minder "sexy", maar daarom niet minder nuttig.
@Stella: Dank voor je reactie. Ik begrijp je opmerking en zie ook het paradoxale in de mijne.
Hoe het met het huidige publieksbereik van het binnen het pilotproject te onderzoeken archief zit, dat weet ik niet. Maar waar ik op doel, zijn archieven die slechts door een handjevol onderzoekers worden geraadpleegd omdat het zoeken daarin soms een vak apart is, soms simpelweg enorm tijdrovend als je niet exact weet wat je zoekt (of bijvoorbeeld in welke precieze periode). Dat handjevol bezoekers dat echter wél die archieven raadpleegt, maakt daar niet zelden eigen nadere toegangen bij. Die zijn overigens niet altijd volledig (dekken bijvoorbeeld niet alle akten), maar soms ook wel. Van die door bezoekers gemaakte nadere toegangen (vaak bijvoorbeeld als platte tekst gepubliceerd op eigen websites, of uitgegeven via boekjes) kunnen we gebruik maken, zodat door het werk van dat handjevol bezoekers, een veel groter publiek voortaan de bronnen zal (kunnen) raadplegen.
Zie bijvoorbeeld dit voorbeeld van een index op resoluties van de Raad van State die enige tijd geleden door het BHIC online is gezet, met veel dank aan een trouwe bezoeker. Een bron die voorheen nauwelijks werd geraadpleegd - alleen door een enkele diepgravende onderzoeker, die bovendien wist waar(in) ie moest graven - wordt nu door een veel en veel groter publiek gebruikt, wijzen de statistieken uit.
Aardig in dit geval is ook, dat de bewuste onderzoeker uit deze bron een selectie heeft gehaald van akten waarvan hij samenvattingen maakte (namelijk alleen akten die de Meierij van Den Bosch betreffen), maar dat in gevallen waarin een eigentijdse nadere toegang beschikbaar was, hij deze óók heeft meegenomen in zijn bewerking. Zo is dus vaak alsnog de hele bron ontsloten voor de bewerkte jaren (alleen voor de Meierij is de ontsluiting uitgebreider).
Hopelijk geeft dit antwoord op je vraag. Daarop terugkomend: lang niet in alle gevallen zullen er dit soort door bezoekers gemaakte nadere toegangen aanwezig zijn. Maar goed, als ze er wel zijn, dan mogen we daar hopelijk dankbaar gebruik van maken.
@Christophe: Dankjewel voor je reactie!
De laatste tijd (zie bijvoorbeeld hier onder het kopje "Digital humanities" voor enkele links) wordt inderdaad steeds duidelijker dat onderzoekers harder zitten te wachten op een nadere ontsluiting van bronnen, dan op digitalisering daarvan. Volgens mij is die wens niet nieuw of voorheen onbekend, maar hebben archiefdiensten zich de afgelopen jaren desondanks wel laten (ver)leiden tot grootschalige digitalisering in plaats van een focus op nadere toegankelijkheid (met of zonder gebruik te maken van eigentijdse toegangen). Vast ook omdat dit erg 'sexy' was, maar ook omdat (mede door dat 'sexy' karakter!) de subsidies daarvoor enkele jaren voor het oprapen leken.
Overigens is mijn persoonlijke indruk dat dergelijke projecten vaak hand in hand gingen met het nader toegankelijk maken van deze bronnen (wat ongetwijfeld beter en sneller had gekund). Bovendien, als tegengas, betreffen de meeste projecten in de sfeer van de digital humanities die ons (ook tijdens de afgelopen KVAN-dagen) als inspirerend voorbeeldproject worden opgediend, toch wel degelijk projecten rond integraal gescande bronnen (al is het maar als basis van ocr). Denk aan kranten, aan brieven, aan scheepslogs enzovoort.
Van inleidingen wordt volgens mij trouwens niet alleen vermoed dat ze niet (of toch tenminste niet vaak) gelezen worden; ik denk dat dit een feit is, als je dit bekijkt over álle archiefgebruikers (mijn ervaring). Kijk je naar bepaalde groepen onderzoekers (bijvoorbeeld de geesteswetenschapper) dan lijkt me dat de inleidingen wel degelijk worden gelezen. (Wat ik weet van het Vlaamse archiefwezen, is dat dit meer dan het Nederlandse archiefwezen gericht is op wetenschappelijke onderzoekers, dus misschien zit daar het verschil?)
Wat je over jullie gerechtelijk archief vertelt, is trouwens erg interessant. Wij beheren ook dergelijke archieven en vrijwilligers maken inderdaad zoveel mogelijk dossiertjes op enkele gegevens (zoals naam en delict) nader toegankelijk. Het gaat dan echter vaak alleen om strafzaken, of alleen om vrijwillige rechtspraak. Inderdaad is ook hier het digitaliseren van de bestaande eigentijdse toegangen al een snelle maar grote stap vooruit.
Digitaliseren van deze archieven is trouwens ook bij ons niet aan de orde. Véél te omvangrijk, precies wat je zegt.