generiek waarderingsmodel

De rijksoverheid profileert zich steeds sterker als één rijksdienst. Dat zien we bijvoorbeeld terug in de huisstijl van de departementen. In plaats van de talloze verschillende logo’s die tot voor kort de gevels en het briefpapier van rijksinstellingen sierden, zien we nu overal hetzelfde blauwe lint met daarop een op het Rijkswapen gebaseerde illustratie als symbool en handelsmerk van de rijksoverheid verschijnen. Er blijkt een enorme drang naar het vergroten van onderlinge herkenbaarheid en samenhang te zijn. Niet in de laatste plaats overigens ingegeven door financiële motieven.

Dit streven naar grotere eenheid en samenhang zien we niet enkel bij de huisstijl, maar op tal van andere terreinen binnen de organisatie van de rijksoverheid. Tal van programma’s en projecten hebben tot doel de uniformiteit binnen de rijksoverheid te vergroten. In de informatiehuishouding van het rijk is dat niet anders. In het kader van de modernisering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid wordt de digitale infrastructuur van de departementen zodanig ingericht dat uitwisseling van informatie binnen de rijksdienst een stuk eenvoudiger wordt. Digitaal werken is vanaf 2015 de enige norm.

In dit streven naar verdere integratie is het niet vreemd dat de departementen proberen om de veelheid aan selectielijsten terug te brengen. Met de circa 900 verschillende selectielijsten die betrekking hebben op de organen van de rijksoverheid is het misschien ook wel erg veel gevraagd om de bomen nog door het bos te kunnen zien; om nog maar te zwijgen van de duizenden handelingen die hieronder vallen. De rijksinstellingen kijken dan ook al jaren met een jaloerse blik naar de gemeenten, waterschappen en provincies die met een enkele selectielijst toe kunnen

Enkele jaren geleden is op initiatief van het zogeheten Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken een eerste poging gedaan om tot zo’n generieke selectielijst voor de departementen te komen. Het resultaat is in feite een sterk ingedikte selectielijst gebaseerd op de MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst). Afgelopen jaar is binnen een aantal pilots druk gesleuteld aan deze generieke lijst, die overigens niet dient als de wettelijke selectielijst, maar als een model dat zorgdragers kunnen gebruiken om uiteindelijk een eigen selectielijst samen te stellen; rekening houdend met de eigen specifieke omstandigheden en belangen.

En dat lijkt me ook het beste. Generiek waar het kan, specifiek waar het moet. Dat geldt niet alleen voor waarderings- en selectievraagstukken, maar in zijn algemeenheid. Wie een beetje thuis is in de archiefgeschiedenis weet immers waar een al te rigide generieke invalshoek toe kan leiden. Toen bij Koninklijk Besluit van 4 sept. 1823 nr 7 het verbaalstelsel als verplichte leidraad voor de rijksadministratie werd ingevoerd, werd al snel duidelijk dat dit generieke ordeningsstelsel prima werkte voor de instellingen wier belangrijkste taak het nemen van besluiten was, maar volledig vastliep bij de rijksinstellingen die belast waren met uitvoerende taken. Niettemin bleef het Verbaalstelsel tot 1955 formeel het verplichte archiveringsstelsel op rijksniveau. Instellingen waar het systeem vastliep, waren gelukkig inventief genoeg om het verplichte stelsel zo aan te passen aan hun specifieke omstandigheden dat er een werkbare situatie ontstond.

Eigenlijk is de belangrijkste boodschap die we bij zo ongeveer alles wat we in het kader van de nieuwe selectieaanpak ontwikkelen uitzenden: je moet als archief- en informatieprofessional wel blijven nadenken over de vraag hoe je de beschikbare generieke instrumenten inzet. Want wat in de ene situatie prima werkt hoeft niet noodzakelijkerwijze in alle andere gevallen hetzelfde resultaat op te leveren. En als professionals behoren we toch in de eerste plaats op de resultaten aangesproken te kunnen worden.