E-mail en recordsmanagement: The Untold Story of the Bush White House E-mails

Ja sorry, maar ik kan niet anders zeggen dan dat het leest als eerste klas ECM-consultants’ porno. Of in ieder geval vind ik het een must-read voor DIV – en informatiemanagers, ECM-consultants, archiefinspecteurs en archivarissen en verder gewoon iedereen die betrokken is bij digitale archivering in overheidsorganisaties. En voor al deelnemers aan informatie- en archiefopleidingen. Ik vraag me af of er één (overheids-)organisatie binnen of buiten Nederland bestaat, waarvan het mislukken van een DMS/RMAproject zo pijnlijk nauwgezet is geëvalueerd èn waarvan het verslag wereldwijd beschikbaar is gesteld. Nou waren evaluatie en publicatie in dit geval ook niet de keus van de organisatie zelf.

Op 30 augustus jl. heeft CREW (Citizens for responsibility and ethics in Washington), de Amerikaanse onafhankelijke waakhond voor ethiek in de politiek, The Untold Story of the Bush Whitehouse Emails gepubliceerd. Het ruim vijftig pagina’s tellende rapport doet gedetailleerd verslag van het mislukken van opeenvolgende projecten voor digitale archivering van emails van en naar het Witte Huis, in de periode 2002-2006. Het bijzondere, voor vakgenoten, aan het verslag is de combinatie van technische en functionele details en procesinformatie over de projecten. Je ziet als het ware gebeuren waarom miljoenen emails (jawel) verdwenen zijn. En dat uit een turbulente periode van het Witte Huis voor zowel de buitenlandse politiek (Irak-oorlog) als de binnenlandse (Scooter Libby schandaal, rond de CIA-agente Valerie Plame).

Ignoring repeated warnings from officials in OA [Office of Administration] and the National Archives and Records Administration (NARA), the White House chose to continue with a seriously deficient stop-gap method for storing emails. Just as troubling, it wasted millions of dollars and years of work developing an electronic record keeping system that it abandoned on the eve of deployment for very dubious reasons, including the system’s inability to separate presidential and personal records, even though this resulted from an earlier decision by OA’s counsel that the system need not have this function. [pg. 1]

Technisch/functioneel is het verhaal even interessant - als je wat hebt met archiveringssystemen – als procesmatig. Doordat de medewerkers van Bush, die in januari 2001 in het Witte Huis trokken, in de campagne gewerkt hadden met Microsoft Outlook/Exchange wilden ze Lotus Notes vervangen door Outlook. Maar in 1994 had de Clinton administratie al laten voorzien in een email archiveringssysteem (ARMS) voor de emails in Lotus Notes, o.a. om te voldoen aan de Presidential Records Act. De migratie naar Outlook werd ingezet, maar al snel bleek archivering via ARMS onmogelijk. Het rapport beschrijft hoe achtereenvolgens tekortschietende ad hoc oplossingen werden ingezet, terwijl de migratie gewoon door ging. Een oplossing om tussen Exchange en ARMS een interface te bouwen mislukte. En hoewel de interface bij de bouw al niet voldeed, werd toch besloten om tegen aanzienlijke kosten de uitrol uit te besteden. Na twee jaar werd het project stilgelegd. Hoewel onderkend werd dat de migratie naar Outlook nu een risico was voor het behoud van de emails, werd de overstap doorgezet. Uiteindelijk werden de Outlook mails opgeslagen in .pst files, waarbij medewerkers of uitzendkrachten handmatig metadata toevoegden. Zowel de Office of Administration (OA)van het Witte Huis als het Nationaal Archief (NARA) hebben de risico’s gerapporteerd:

OA soon concluded the “[r]isks for potential mistakes are very high.” According to Mr.McDevitt, the process was “primitive,” and the then-White House chief information officer admitted journaling was a “temporary” solution that was not “a good long-term situation.” OA’s management regularly discussed concerns about email archiving in the Exchange system before the large-scale rollout of Exchange in early 2003. The National Archives and Records Administration, charged with administering federal record keeping requirements, also recognized the risks inherent in the stop-gap solution. A key NARA employee described the system as “a ‘message collection system’ even though we all understand that it hardly qualifies as a ‘system’ by the usual IT definition.” NARA pointedly warned the White House emails were not being safely preserved and that the White House was “operating at risk by not capturing and storing messages outside the email system.” Despite these concerns,“[a] decision was made to proceed with the transition to Exchange Outlook with the focus on manual processes for record keeping and searching.” OA advised NARA the White House did not have “any choice” about whether to implement Exchange because it had received “a mandate from higher authorities.” [pg 5-6]

Het rapport vervolgt met de falende noodoplossingen die elkaar in rap tempo opvolgden. Uiteindelijk wordt dan door een nieuw team van OA, het zgn. Message Store Team (MST) onderzocht hoeveel emails er nu zoek zijn geraakt. Uit documentatie van het team blijkt onder andere dat adequate archiveringsprocedures in het Witte Huis ontbreken en dat de archivering van emails chaotisch is. Terwijl een structurele oplossing voor een records management applicatie (die men deze keer off the shelf wil aanschaffen) onderweg is, blijken politiek gevoelige vragen, zoals over Hurricane Katrina, niet te beantwoorden. Er blijken uit het onderzoek van MST vele honderden dagen uit de regeringsoperiode Bush, waarin het aantal emails nul bedraagt. En honderden dagen waarin het aantal veel kleiner is dan verwacht mocht worden.

Het rapport gaat vervolgens in op de ontbrekende emails uit het archief van de Office of the Vice President (OVP). Daarbij vallen de ontbrekende emails ook nog samen met cruciale dagen uit de Valerie Plame affaire. Eind 2005, toen de emailproblematiek dus al enkele jaren had voortgeduurd, kwam men op de gedachte de backuptapes te gaan analyseren. Daarbij is Scooter Libby’s mailbox niet hersteld, maar dat kwam ook omdat Libby niet (meer?) op lijsten voorkwam:

Given Mr. Libby’s function of serving the vice president, his title in October 2003 of Chief of Staff to the Vice President, and his indictment two months earlier as a result of the special counsel’s

investigation, the apparent failure of the Bush White House to restore and search his mailbox is

both inexplicable and deeply disturbing. [pg 23]

En zo gaat het door en door. Wat er nu uiteindelijk terechtkwam van het aan te schaffen (‘off the shelf’) systeem (ECRMS genaamd, Documentum programmatuur van EMC)?

Funding for the first phase of the plan was not approved until June 2007, many months after the Bush White House cancelled ECRMS. Even then, OA delayed moving forward on the project, and instead sought quotes for a pilot email and electronic records management system to be put in place by the end of August 2007, with a full roll-out to follow. OA awarded the sole-source contract for this pilot to EMC, the company that made Documentum and a related software product called EmailXtender,

because it had the only system that met federal information processing standards and certifications and was NARA-approved. (…)

The documents do not provide a full picture of what happened between June 2007 and the end of the Bush administration, but it is clear the White House did not implement any automated records management system that effectively archived email. (…)

Moreover, contrary to [Chief Information Officer] Ms. Payton’s claim before Congress in February 2008 that OA was in the process of deploying Documentum, the system was not even close to being deployed at that time. (…) In other words, seven months after Ms.Payton’s testimony and nearly two years after OA cancelled ECRMS, the Bush White House still had failed to deploy any replacement system, and clearly could not do so before the end of the administration.

The documents do not shed any light on why deployment of EMC’s Documentum and EmailXtender system took so long, and why it was not in place before the January 2009 [Bush/Obama]transition. [pg 34-35]

Het Nationaal Archief (NARA) was in 2007, onder andere door een eerder CREWrapport over dit onderwerp, op het spoor gekomen van de omvang van de emailproblematiek. Twee jaar lang was er geen contact geweest tussen NARA en Witte Huis en dacht men op het archief dat de implementatie van ECRMS voorspoedig verliep.

Het rapport gaat verder in op de pogingen van het Witte Huis om de macht van het Nationaal Archief in te tomen en informatieverstrekking naar het archief te frustreren. En dat terwijl het Nationaal Archief er op uit was om het Witte Huis met advies en ondersteuning te helpen om het verlies aan belangwekkend archiefmateriaal te beperken en uiteindelijk in de toekomst te voorkomen.

The Untold Story: schokkend - en een staalkaart van voorbeelden-hoe-het-niet-moet…

Afb.: http://georgewbush-whitehouse.archives.gov/news/releases/2006/11/images/20061122-2_p112206pm-0062-515h.html