een hologram om geschiedenis tot leven te brengen... archief 2.0?
Namens Het Markiezenhof kan ik met trots het resultaat van uren archiefonderzoek, schrijverij en ontwi...
DE ENE VERVANGING IS DE ANDERE NIET. Verslag van de parallelsessie (KVAN-dagen 15 juni 2010)
- jul 2010
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 13
- 35
'>van de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO). In zijn inleiding verhaalde hij van de organisatie die al twee jaar bezig is met een project, dat tot doel heeft eind 2010 alle inkomende, interne en uitgaande stukken digitaal aan de medewerkers beschikbaar te stellen middel één document management systeem en records management applicatie (dms/rma) en daarbij ook vervanging toe te passen. In eerste instantie voor de op termijn te vernietigen archiefstukken. Om de kwaliteit van de nieuwe werkwijze te garanderen heeft VRBZO een aantal documenten opgesteld, zoals een Handboek digitalisering, een Postprotocol, een overzicht van metadata, gebruikershandleidingen, documentindexen en procedures voor Beveiliging en back-up. De toezichthouder op het beheer adviseert echter negatief, omdat bij VRBZO niet alle documenten in kleur worden gescand. En daarmee vindt hij de authenticiteit onvoldoende gewaarborgd. Op grond van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden van de Provincie Noord-Brabant moet een verzoek om machtiging vergezeld gaan van een positief advies van de gemeentearchivaris. Maar de provinciale regel eist niet in alle gevallen scanning in kleur! VRBZO zit nu klem tussen de eisen van de provincie en de gemeentearchivaris en kan eigenlijk niet verder met zijn vervanging. Arno sloot zijn inleiding dan ook af met een oproep tot harmonisatie van de eisen die aan vervanging worden gesteld.'>van de provincie Overijssel. De provincie heeft een heel andere ervaring. Overijssel heeft een machtiging van de Minister (lees: het Nationaal Archief) tot vervanging ontvangen voor de in het dms beheerde documenten, maar is nog druk bezig met de organisatie van en de randvoorwaarden voor vervanging en beheer. Het vervangingsbesluit is nog niet genomen. De praktijk is weerbarstig, zo blijkt. De viewer bleek niet alle documenten te kunnen tonen, er zijn klachten over de scankwaliteit e.d. Er wordt daarom ook nog veel papier opgevraagd. En langzamerhand wordt vrijwel alles in kleur gescand (!). Verder blijkt aan de hand van ervaringen, dat het handboek op een aantal punten moet worden aangepast en Overijssel vraagt zich af hoever men daarin kan gaan, voordat een nieuwe machtiging moet worden aangevraagd. De afstand tussen NA en de provincie is ook niet handig.
Verschillende zorgdragers hebben in hun streven naar digitaal archiveren te maken met vervanging. In een aantal gevallen is daartoe machtiging nodig van een toezichthouder: de Minister van OC&W of Gedeputeerde Staten van de betreffende provincie. Soms is, op grond van de interne regelgeving, ook advies nodig van de toezichthouder op het beheer: de gemeente- of waterschapsarchivaris. Wat blijkt: de toezichthouders stellen onderling verschillende eisen! Wat nu? Daarover ging deze workshop, die bestond uit twee korte inleidingen van ervaringsdeskundigen en een paneldiscussie. Maar hij had ook kunnen heten: de ene inspectie is de andere niet!
Het spits van deze parallelsessie werd afgebeten door Arno Louwers - De ene vervanging is de andere niet
View more presentations from KVANdagen.
De tweede inleider was Martien Naarding - De ene vervanging is de andere niet
View more presentations from KVANdagen.
Discussieleider Max Beekhuis gooide vervolgens alle voorbereide discussiestellingen overboord om het thema om te vormen tot “overbrugging”: hoe komen we tot één bruikbaar kader? Na een levendige discussie over nut en noodzaak van overleg, het al of niet bestaan van een hiërarchie tussen toezichthouders, de interne regelgeving van een organisatie als knelpunt etc. luidde de conclusie: de zorgdrager zelf bepaalt. Hij is immers verantwoordelijk. Waarop Max Beekhuis de knuppel in het hoenderhok gooide met de stelling, dat een machtiging niet nodig is. Hup, aan ’t werk dus!
Daar was de goegemeente het nou ook weer niet mee eens. Er is immers regelgeving, landelijk, regionaal en intern en die kun je niet negeren. Maar vervanging is een klein onderdeeltje van een groter geheel, het sluitstuk van digitaal archiveren. Wat je eigenlijk zou moeten toetsen is niet zozeer de vervanging maar de beheersomgeving. Die moet voldoen aan de daarvoor geldende normen en ook beschreven. Het aanvragen van machtiging tot vervanging lijkt wel veel werk, maar het opstellen van de procedures en documenten daarvoor zou je ook moeten doen om te komen tot good governance, als er geen machtiging zou hoeven worden aangevraagd. Ongeacht of het over blijvend te bewaren of over op termijn te vernietigen stukken gaat.
Uit de zaal kwamen intussen ook geluiden, om vooral de waarborgen voor de authenticiteit op het laagste niveau, het document, niet uit het oog te verliezen. Beoordeling van alleen een beheersomgeving is niet genoeg! Of kleur een onmisbaar onderdeel is van de authenticiteit is iets wat elke zorgdrager voor zichzelf moet vaststellen. Het LOPAI interpreteert dat zo, dat het niet gaat om de één op één overzetting van een document inclusief kleur etc., maar om de gegevens in het document, m.a.w. de informatiewaarde staat voorop, niet de precieze overzetting van alle kenmerken inclusief uiterlijke vorm van een document. Alleen wanneer die kleur etc. van belang is voor de informatiewaarde moet die mee worden genomen bij vervanging.
De gespreksleider wierp vervolgens de vraag op, waar de toezichthouders zich er eigenlijk mee bemoeien. Hierop moeten verschillende antwoorden worden gegeven. Het Nationaal Archief is geen toezichthouder en beoordeelt dus ook niet de beheersomgeving, maar toetst de vervangingsplannen aan de wet. Op de lagere overheidsniveaus geldt wel een toezicht op de beheersomgeving, dus hier zit een discrepantie. Uit de zaal kwam de mening naar voren, dat het toezicht vanuit archiefinstellingen de belangen van de toekomstige onderzoekers moet behartigen. De archiefvormende organisaties bekijken het uit archief met een bril van bedrijfsvoering en minder of niet in het kader van historisch belang. Doel van het toezicht is te zorgen, dat er bij de zorgdrager geen fouten worden gemaakt.
Vanuit de archiefvormende organisaties wordt gevraagd om aanwijzingen en advies. Maar is het wel de rol van de inspecteur om te adviseren? Velen vinden een vorm van licht advies vanuit de inspectie wel op zijn plaats. Maar ook de insteek: “Wij stellen lastige vragen zonder oplossingen voor te schrijven en de zorgdrager moet zelf overwegen en beslissen” was te horen. Max Beekhuis vroeg de “klanten” welke rol zij voor een inspectie zagen ten aanzien van vervanging. Dat bleek eenvoudig samen te vatten:
* handhaven van de kwaliteit bij de zorgdrager
* aanwijzen van zwakke plekken in de plannen van de zorgdrager
* zorgen dat een zorgdrager bewust besluit over de te nemen risico’s
Als voorzichtige conclusies zou je kunnen stellen:
1. machtiging zou op termijn wel eens kunnen verdwijnen als vorm van toezicht
2. de nadruk zal dan specifieker komen te liggen op toezicht op de beheersomgeving waarin digitale documenten worden bewaard
Verken
Recordmanager
Heb jij enthousiasme voor het vak informatie- en archiefbeheer en ben je graag (mede) verantwoordelijk...
Ervaringen en resultaten gebruikersonderzoek studenten Radboud Universiteit Nijmegen
In de periode april - juni 2013 volgden alle tweedejaars studenten geschiedenis van de Radboud Univers...
Reacties
Nou Paul, dat is een heel verhaal! Ik kan me ook voorstellen dat er behoorlijk gediscussieerd is en dan wordt het weergeven van zo´n sessie als snel een lang verhaal! Wat ik er vooral uit proef is de worsteling waar de overheid als archiefvormer mee te maken krijgt in dit digitale tijdperk. En alle instanties die daar omheen zweven en weinig concreet adviseren. Niemand wil zich branden aan deze materie zo lijkt het. Ik ben er van overtuigd dat dat niet is vanuit een desinteresse of lafheid, maar puur en alleen omdat de problematiek het veld van de archivaris en het archieftoezicht ver overstijgt. Ik zeg het nog maar eens: wordt het niet tijd om te erkennen dat de competentie van de archivaris en de archiefinspecteur zich niet uitstrekken over techniek en technische specificaties. Die moeten zich beperken tot het inhoudelijke aspect, beoordelen welke informatie voor welke termijn bewaard moet worden. Verder is het aan de zorgdrager/archiefvormer om er bij de vorming van de informatie (ofwel digital born ofwel via scanning) voor te zorgen dat die informatie, in welke vorm dan ook, gedurende de wettelijk termijn bewaard kan worden. Hoe, dat kunnen techneuten het best bepalen.
@Luud Het gekke is dat de discussie helemaal niet over techniek of technische specificaties gaat, maar over wat de essentiële kenmerken van een archiefstuk zijn. Is dat kleur? Is dat geur? Wanneer is een archiefstuk nog een authentiek archiefstuk. Je hebt in zoverre gelijk, dat het er op dit moment op lijkt dat niet-techneuten denken dat techniek hier het ultieme antwoord is. Dat is het natuurlijk niet. Volgens mij is authenticiteit bij vervanging "een afspraak" waarbij de zorgdrager het recht heeft om vast te stellen of hij een reproductie als archiefstuk accepteert of niet. En daar zit misschien wel het probleem: toezichthouders durven deze beslissingen niet door zorgdragers te laten nemen. En zorgdragers durven deze beslissingen ook niet te nemen. Dat is ook de reden waarom deze inspecteur geen "adviezen" geeft, maar alleen maar lastige vragen stelt: de zorgdrager moet de beslissing die hij mag, kan en wil nemen, uit kunnen leggen. Daarbij gaan de vragen zelden over techniek, maar meer over methodes, procedures en afspraken.
Ik was niet bij deze sessie aanwezig, Dat gezegd hebbende, zie ik het probleem van de VRBZO niet. Voor vervanging is: 1. Positief advies van de gemeentearchivaris nodig 2. Gebruik van kleur niet verplicht, maar zeker ook niet verboden De betreffende gemeentearchivaris vindt kleurgebruik een must voor een positief advies. Dus zal VRBZO kleur moeten gebruiken, willen ze kunnen vervangen. De botsing zit 'm helemaal niet in de relatie tussen de toezichthouders (Gemeentearchivaris en PAI), maar tussen VRBZO en de Gemeentearchivaris. Waarbij ik sterk de indruk heb dat de eerste z'n (goedkopere) zin wil doordrijven, waarschijnlijk geholpen door allerlei leveranciers.
@Chido Niet mee eens. De zorgdrager is degene die besluit tot vervanging, de archivaris geeft alleen advies. Zeker als het gaat om V-stukken, kan een dagelijks bestuur besluiten om het advies van de archivaris naast zich neer te leggen. (Uiteraard is dit niet zo heel goed voor de interne verhoudingen, maar het kan wel.) Op dit moment staat in de beleidsregel vervanging overal wel nog dat een "positief advies" van de archivaris een voorwaarde voor GS is om een machtiging af te geven. In het nieuwe concept (dat nog wacht op de evaluatie door NA ;-)) is dit vervangen door de "eis" dat een eventueel door de archivaris gegeven advies mee gestuurd moet worden. Hierbij is de "positief" eis dus vervallen.
@Chido Jouw stelling zou er op neerkomen, dat je je maar te houden hebt aan de wensen van de archivaris, ook als die verder gaan dan de wet- en regelgeving. Lijkt me niet handig. Waar ik wel ongelukkig mee ben, is dat diezelfde wet- en regelgeving zich vooral bezighoudt met vervanging, maar intussen veel minder met wat er dan met die digitale archiefstukken gebeurt. Je zou, gechargeerd gesteld, een prachtig vervangingstraject kunnen inrichten met een prullenbak erachter!
@Paul Begrijp ik het goed dat als je papier vervangt door digitaal er ineens geen verplichting meer is tot het borgen van de bewaartermijnen van de gedigitaliseerde archiefstukken zoals die in de wet- en regelgeving is opgenomen? Dat zou me zeer verbazen. Ongeacht de drager is toch bepaalt hoe lang archiefstukken raadpleegbaar moeten blijven? En het is de taak van de zorgdrager om dat goed te regelen. @Ingmar Ik had bij mijn reactie niet helemaal meer helder dat het om vervanging ging. Ik ben niet genoeg ingevoerd in die materie, dat blijkt maar weer eens. En dat jij alleen vragen stelt en nooit antwoord geeft is genoegzaam bekend :) Jij bent de enige PVZ volgens mij.
@Luud Nee, natuurlijk niet! Elke zorgdrager heeft zijn archief goed te verzorgen. Het gaat er alleen om, dat de Archiefwet, het Archiefbesluit e.d. zich zo specifiek met het proces van vervanging bezighouden en zich minder zorgen lijken te maken om wat er daarna gebeurt. Ik denk, dat de vervanging pas het begin is. Daarna wordt het pas echt spannend!
@Ingmar Als het om V-stukken gaat, ben ik het met je eens, maar dan is de Beleidsregel niet van toepassing. Als "positief" vervalt heeft dat 2 consequenties: ten eerste de degradering van de positie van de toezichthouder op beheer (wat, gezien de Oosting-ontwikkelingen, niet handig is) en ten tweede dat de interpretatie nu verschuift naar de PAI. Alleen zomaar een eis zou betekenen dat ik me er als GA ook niet meer zo druk om zou maken. Ik zou toch geen invloed hebben (zo zou ik het althans beleven). @Paul Jouw reactie is precies waar ik op doelde toen ik zei dat VRBZO zijn zin probeert door te drijven. JA, DE MENING VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS IS EEN VAN DE GO/NOGO-MOMENTEN als het om archiefbeheer, authenticiteit enz. gaat. Het gaat niet om "de wensen" van de archivaris, maar om het kader waarbinnen de archivaris zijn advies neemt: de taak om te zorgen voor een goed, geordend en toegankelijk archief, ook op lange termijn, zonder verlies van authenticiteit e.d. Het is dus géén facilitaire dienst die maar even zo goedkoop mogelijk uitgevoerd moet worden. Je opmerking over het beheer van digitalie archiefstukken na vervanging klopt niet. Dat is nu net waar de hele "Broodjeszaak" om draaide. De jurisprudentie heeft er toe geleid dat de PAI zich actief bemoeit met het beheerstraject na vervanging en dat het ontbreken van een goede beheersomgeving een reden kan zijn om het machtigingsverzoek af te blazen. @Ton Deels ben ik het met je eens. Je ziet ook dat de Beleidsregel digitale vervanging zich impliciet daar op richt: de doorlopende vervanging (ook wel "directe" of "on-the-fly" vervanging genoemd). De Provinciale Beleidsregel, echter, richt zich daarnaast expliciet op digitalisering achteraf (backlog vervanging). Dat is nu eenmaal het gevolg van het culturele aspect van de Archiefwet. Écht digitaal werken betekent dat vervanging helemaal niet meer nodig is. Want zeg nu zelf: alles is toch eigenlijk al digital born? En zolang een organisatie dat niet goed regelt en alleen maar een beetje achteraf wil digitaliseren voor het werkproces en ruimtewinst, zullen er stevige eisen tegenover moeten staan om ook die andere (hierboven al genoemde) randvoorwaarden te garanderen.
@Ton Met de Beleidsregel digitale vervanging bedoel ik die van het Nationaal Archief. (Wáár is de binnen-een-kwartier-kunt-u-dit-nog-wijzigen-functie gebleven!) ;-)
@Allen, de discussies tot me nemend en de beroepspraktijk beschouwend (wet WRO, omgevingsverguning) sluit ik me aan bij het pleidooi van Max Beekhuis, één bruikbaar kader. Dat kader moet overigens steeds geactualiseerd worden, omdat de techniek en kennis ook voort schrijdt. Kennisdeling b.v. via de VNG is in deze essentieel. Overigens heeft de VNG onlangs een pleidooi gehouden om artikel 7 van de Archiefwet waarop de provinciale beleidsregel is gebaseerd in het kader van het interbestuurlijk toezicht te laten vallen.
@Ton Praktisch en kwalitatief gezien is dit backlog scanning. Het verschil is oa dat on-the-fly het werkproces onmiddelijk ondersteunt, waardoor bijvoorbeeld controle op de leesbaarheid meteen in het werkproces plaatsvindt. Bij 'bijscannen' is het bedoeld voor complementering en niet voor onmiddellijk gebruik, zodat er geen directe controle op bepaalde kwaliteitsaspecten zijn, aangezien de stukken wsch. de eerst komende tijd niet bekeken zullen worden. In dit soort gevallen gaat het m.i. dus niet om tijd of proces, maar om functie en kwaliteitscontrole. @Yvonne Mijn persoonlijke mening over de VNG is een andere. Net zoals een bank geen charitatieve instelling is, die geld uitdeelt, is de VNG geen kwaliteitsorgaan die het beste met Nederland voor heeft. Het is een belangenbehartiger van gemeentebestuurders. Niet meer, niet minder. Hoeveel mooie 'idealistische' projectjes ze ook hebben. Natuurlijk zijn ze voor het afschaffen van toezicht van bovenaf. Da's nl. alleen vervelend, in hun ogen. Ze wilden ook het financieel toezicht vanuit de provincie afschaffen, want dat is ook vervelend. Kan je ineens niet zomaar meer ongebreideld uitgeven en op de verkeerde dingen bezuinigen! Daar gáát het mooie bestuurdersspeelgoed! Willen we ons vak een dienst bewijzen, dan moeten we dit soort problematiek ver, héél ver, uit de buurt van de grijpgrage klauwen der VNG houden.
@Chido, Je hebt mijn begin niet goed gelezen, ik pleit voor een bruikbaar kader. Ik heb niet gezegd dat de VNG gelijk heeft om art. 7 af te schaffen, maar heb dit geciteerd omdat in mijn optiek het een indicatie is dat de machtiging zal gaan verdwijnen. Dan, maar nu ook, is het essentieel dat er een bruikbaar kader is. De beleidsregel is bovendien alleen maar voor backlogging processen en daardoor te beperkt. In mijn optiek moet de VNG bij het ontwikkelen van een dergelijk kader wel een rol spelen. Dat moet beter zijn dan de baseline voor gemeenten zoals die nu voorhanden is. Ik zie het bovendien als belastingverspilling dat iedere gemeente op zich het wiel aan het uitvinden is. Gemeenten hebben in deze een eigen verantwoordelijkheid.
Voor de duidelijkheid: 1. de provinciale beleidsregel vervanging is nadrukkelijk NIET alleen bedoeld voor backlog-vervanging, maar voor beide vormen van vervanging (backlog en routinematig). De beleidsregel van de minister is enkel bedoeld voor routinematige vervanging. 2. De eisen die in de beleidsregels gesteld zijn, zijn voor bijna 100% identiek. Dat is ook niet verwonderlijk, want ze zijn gebaseerd op dezelfde wet- en regelgeving. Dit betekent dus ook, dat het al dan niet afschaffen van de machtiging voor vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden niets verandert aan de eisen die aan de vervanging gesteld moeten worden. 3. Ik heb niet de indruk dat iedere gemeente zelf het wiel uit aan het vinden is, integendeel: gemeenten zouden het liefst (als het over vervanging gaat) in een bestaand en "goedgekeurd" handboek hun eigen gemeentenaam invoegen door middel van zoek-en-vervang in plaats van zelf nadenken over waarom en hoe ze willen vervangen. 4. De discussie over "uniformiteit" is al vaker gevoerd en kunnen we blijven voeren. Feit blijft dat iedere gemeente en provincie anders werkt en andere prioriteiten legt, die een blauwdruk onmogelijk maken.