De recordsmanager komt er aan!

  • apr 2010
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 4
  • 82
Verwijderde gebruiker
KIA Community

Wat het nu was met de NEN/ISO 15489, de internationale norm voor Information and documentation – Records management, ik weet het niet. Maar toen norm (deel 1) en Richtlijnen (deel 2) op de archief scene verschenen, bijna tien jaar geleden, werd er toch wat schuchter op gereageerd. Het was te moeilijk, het was te abstract, je kon het niet goed ‘verkopen’ etc. Terwijl het zo’n rijk en compleet document was: een compacte beschrijving van het werkveld van de recordsmanager, alle verantwoordelijkheden, bevoegdheden en zelfs een complete, toepasbare implementatiemethode voor records management (DIRKS).

Maar het was blijkbaar toch wat te vroeg voor een integrale visie op records management, een visie die zich nadrukkelijk met de integraliteit van de informatiehuishouding bemoeide. En archief niet zag als iets dat alleen van papier is, of alleen buiten het bereik van primaire processen afspeelt. De digitalisering van de overheden had toen misschien nog niet het stadium bereikt dat digitalisering van processen en de toepassing van digitale communicatie binnen en buiten de organisatie een nauwe samenwerking en coördinatie vraagt tussen procesmanager, archiefmanager en ICT.

Neem het voorbeeld van de invoering van de WABO, de omgevingsvergunning. Meer dan twintig verschillende vergunningen gaan straks op in één. Meer dan twintig processen teruggebracht tot één, dat ook nog eens van voor tot achter digitaal mag verlopen. Van de archivaris worden antwoorden verwacht, op vragen die ICT en procesmanagement niet kunnen beantwoorden. Sterker nog, ze worden daar vaak niet eens (tijdig) gesteld! Kan je een digitale bouwtekening ook goed digitaal annoteren? Mag een WABO-besluit ook digitaal verzonden naar de burger? Kunnen briefsjablonen voorzien worden van digitale handtekening? Hoe zit het met versiebeheer, emailarchivering, archiefwaardige bestandsformaten, etc.?

Dan is het tijd voor: recordsmanager! Hij of zij snapt de noden van de procesmanager, maar is evenzogoed een gelijkwaardige gesprekspartner van ICT. Hij ziet toe op een zorgvuldige en betrouwbare opslag van procesgerelateerde documenten. En hij adviseert over de noodzakelijke digitale functionaliteiten, die echt digitaal werken mogelijk maken. Alleen zo is hij er van verzekerd dat digitale opslag slaagt, terwijl het proces niet wordt verstoord door analoge, handmatige handelingen. En met NEN/ISO 15489 in de hand is het volstrekt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je gefaseerd aan je archiveringssysteem werkt. De norm is daarbij zo generiek, dat noch het papier, noch het digitale document en zelfs niet de output van de 2.0-ambtenaar er aan kan ontsnappen!

Eric Burger 28 april 2010

NB: Check deze en nieuwe blogs op http://www.ericburger.nl/site/blog/

Reacties

4 reacties, meest recent: 30 april 2010

  • Hallo Eric! Een zeer intressant artikel. Ik werk op het stadsarchief van de Zweedse gemeente Eskilstuna en houdt me bezig met de beschreven werkzaamheden van de recordsmanager. Men noemt het beroep IT-archivaris (met enig voorbehoud omdat ik vooralsnog geen archiefopleiding heb gevolgd) . In Zweden heeft het archief een uitermate belangrijke functie in de samenleving. Niet alleen wordt hier het cultureel erfgoed bewaard, maar is het bovenal een verlengstuk van de hele democratie. Dat heeft alles te maken met 'offentlighetsprincipen', een zeer uitgebreide en maatschappelijk verankerde vorm van de Nederlandse wet openbaarheid van bestuur. Ook in Zweden hebben we meer en meer te maken met digitale dokumenten. Voor het realiseren van een digitaal archief is een volstrekte samenwerking nodig tussen de producent (of procesmanager), IT en het archief. Ofwel: een logische drie-eenheid! Ik onderschrijf derhalve volledig je conclusies aan het einde van je artikel. Tot slot nog een intressante link met een blik in de toekomst van de archivaris: http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp2.html//Caspar

    Verwijderde gebruiker

  • Caspar, Ralph, dank voor jullie bemoedigende reacties. Ik denk dat hierzekermeer over zal schrijven. Wat ik wel interessant vindt is dat de opleidingsinstituten in ons vakgebied de laatste jaren goed werk verrichten door recordsmanagement ook meer vanuit die integrale gedachte te benaderen. Maar bijkbaar is het ondanks de veelheid aan cursisten niet eenvoudig aa de vraag te voldoen. Ik weet niet, is voor mij ook speculeren, misschien komt dat doordat de blik van de archivaris toch (te) vaak volledig gefocust is op dat archivistisch belang en dat det noden en wensen vanuit het proces gezien worden als storend. Zoals een zorgvuldige vastlegging van het document soms ook door de proceseigenaar als een storende bijkomstigheid wordt gezien. Voeg daar de ICT aan toe die beide 'partijen' moet faciliteren en je hebt al snel een gezelschap dat elkaar niet kan of wil begrijpen. Het is aan de recordsmanager om 'de boel bij elkaar te houden' om het maar eens eigentijds uit te drukken.

    Verwijderde gebruiker

  • Hej Eric! Helemaal gelijk. Zoals ik al schreef: voor het welslagen van een goed functionerend digitaal archief is een goede en vooral nauwe samenwerking tussen de documentproducent, het archief èn IT een vereiste. Ofwel: we hebben elkaar nodig! Ik kom 14 + 15 juni speciaal over uit Zweden voor de KVAN-dagen, wellicht kunnen we eea dan verder bediscussiëren. Fijne Koninginnedag (hebben we hier niet, maar vanavond is Valborgsmässoafton en dan worden overal grote vreugdevuren ontstoken om de lente te verwelkomen.) //Caspar

    Verwijderde gebruiker

  • Hi Caspar, lijkt me leuk en zinvol die discussie. Ik wordt ook door anderen bevraagd op mijn aanwezigheid bij de KVANdagen maar moet bekennen dat ik ondanks 20 jr in het vakgebied waarvan 10 bij het Algemeen Rijksarchief/Nationaal Archief geen formeel lid van het archivarissengilde. Maar ik geloof niet dat dat een goed gesprek in de weg hoeft te staan. Zou leuk zijn om als uitkomst daarvan iets van een gezamenlijke blog o.i.d. te publiceren. Laten we in ieder geval even contact houden!www.twitter.com/spiekerdijk6

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken