Met trots presenteert de Werkgroep AVG de definitieve versie van de Richtlijn politiearchieven. We zijn veel dank verschuldigd aan de collega's die met waardevolle commentaren op het concept zijn gekomen. De meeste van hun suggesties hebben wij overgenomen.
Definitief wil niet zeggen dat er nooit meer iets zal veranderen aan deze richtlijn. Bijvoorbeeld bij de inwerkingtreding van de Archiefwet 2021 of andere nieuwe wetgeving zal dat nodig kunnen zijn. Ook betekent de richtlijn weliswaar een handvat voor collega's die hierover plaatselijk moeten adviseren, maar blijft daarnaast het gebruik van gezond verstand steeds nodig. Geen twee politiearchieven blijken namelijk inhoudelijk hetzelfde te zijn, dus kan ook de openbaarheidstermijn lokaal afwijken. In de Inleiding geven we hier voorbeelden van. Uitgangspunt moet blijven: zoveel mogelijk openbaar, waar dat kan. Naast de specifieke richtlijnen is ook het raadplegen van de Veelgestelde vragen over de AVG bij archiefinstellingen aan te bevelen.
Binnenkort komt de werkgroep met een concept richtlijn voor de archieven uit de Tweede Wereldoorlog.
Samenvatting: Het matchen van indexen/data van archiefdiensten op het Nationaal Register van Overledenen (periode 1994-heden) is inmiddels een aantal keer met succes uitgevoerd. Binnenkort, hopelijk dit jaar nog, kan dit ook met het Register van Overledenen uit de periode 1939-1994.
Samenvatting: Het in 2023 opgerichte Ethisch Beraad heeft onlangs advies uitgebracht over de online toegankelijkheid van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) per 1 januari 2025. Aanvullend op de juridisch ingestoken maatregelen ter bescherming van de privacy en het auteursrecht worden extra maatregelen geadviseerd.
Op donderdag 13 april vergaderde de Tweede Kamer opnieuw over het initiatiefwetsvoorstel van de lede...
Reacties
Echt een verbeterde versie!
Nog een enkel punt: is de concept brief nu meegenomen in de revisie? Ik kom daarop omdat hierin nog wordt gesproken van een beperking van max. 100 jaar, terwijl de inleiding op de richtlijn spreekt van max. 110 jaar.
Het blijft voor mij, n.a.v. deze concept brief, ook de vraag of het nu vereist en verstandig is om expliciet rekening te houden met ‘nog levende betrokkenen’. Je kunt hier op ethische gronden voor kiezen, juridisch mis ik de onderbouwing.
De in de brief voorgestelde formulering voor openbaarheidsbeperking is heel erg verstrekkend: ‘‘De archiefstukken voor zover jonger dan 100 jaar zijn, tenzij de betrokkenen en de eerste generatie na hen aantoonbaar overleden zijn, ter inzage met toestemming van de archivaris’’. Zo kun je op bijna 200 jaar beperkt openbaar komen om privacyredenen…
@nielsvandriel
Beste Niels,
De concept brief aan GS die als bijlage in de richtlijn is opgenomen, is slechts een voorbeeld en je kunt dat aanpassen al naar gelang je eigen praktijk. De term 'betrokkene' in de zin van de AVG betekent degene, van wie de persoonsgegevens worden verwerkt of naar wie ze herleidbaar zijn (artikel 4.1). In heel uitzonderlijke gevallen, zoals in het geval van erfelijke ziekten, kunnen persoonsgegevens ook herleidbaar zijn tot nabestaanden en die zijn dan ook betrokkenen. Dat is niet alleen een juridische, ook een ethische overweging. Ook in dit opzicht kun je natuurlijk van dit voorbeeld afwijken.