Verslag Regiobijeenkomst Informatiebeheer NU! Rijksoverheid

Op donderdag 4 februari 2021 werd een KIA-bijeenkomst gehouden gericht op de rijksoverheid. Deze sessie is een onderdeel van een reeks workshops en webinars speciaal voor informatieprofessionals in een bepaalde regio. Het doel is om op regionaal niveau, aan de hand van actuele onderwerpen, samen te werken en kennis te delen. Buiten corona zou de bijeenkomst gehouden zijn in Den Haag, maar natuurlijk vond ook deze bijeenkomst ook digitaal plaats.

Veel collega’s maakten gebruik van de digitale inloop om informeel op te starten. Ook op de vraag of iemand nog een leuke mop wist te vertellen, was er een suggestie. “Jantje vraagt aan de meester: ‘Meester, mag het raam open?’ De meester: ‘Natuurlijk jongen, hoezo?’ Jantje: ‘Thuis slaap ik ook altijd met het raam open!’”

De start suggereerde al dat er een goede dynamiek zou zitten in de bijeenkomst en dat bleek ook wel. Met ruim zestig deelnemers, vier presentaties en een goed gesprek in kleine groepen was de ochtend meer dan goed gevuld.

De eerste presentatie werd verzorgd door Rens Ouwerkerk. Hij lichtte het belang en nut toe van het KIA platform informatiehuishouding overheden. De groep enthousiastelingen monitort behoefte, organiseert workshops en bijeenkomsten, stimuleert kennisontwikkeling en beheert kennisproducten. Het platform is voor en door collega’s. Geïnteresseerde collega’s die mee willen doen, kunnen contact opnemen met Rens Ouwerkerk.

Vervolgens lichtte Eunice Vink (projectleider bij VNG Realisatie) kort het doel van twee werkgroepen toe. Vanuit de VNG wordt geprobeerd om in actieve samenwerking met gemeenten en overige overheidsorganisaties concrete praktijktoepassingen te vinden die helpen om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Eén van de werkgroepen gaat over ‘bewaren bij de bron’. De afgelopen jaren zijn door het Nationaal Archief analyses uitgevoerd naar de juridische betekenis van archiefbewaarplaatsen in een digitale omgeving. Tot op heden is het overbrengen van blijvend te bewaren archief verplicht. De huidige wet biedt de mogelijkheid om ‘andere archiefbewaarplaats’ aan te wijzen, maar dat criteria daarvoor ontbreken.

In de consultatieversie van de nieuwe Archiefwet staat dat Gedeputeerde Staten (GS) ontheffing kan verlenen van overbrenging van bepaalde documenten naar de decentrale archiefdienst. Aan deze ontheffing is een aantal specifieke voorwaarden verbonden, waaronder een aangetoond belang dat de datacollectie als geheel intact blijft hetzij dat overbrenging afbreuk zou doen aan de taakuitoefening van het desbetreffende overheidsorgaan. Voorbeelden zijn voor het Rijk KOOP (officiële bekendmakingen), het Kadaster, CBS (statistieken) en KNMI. De ontheffing kan alleen worden verleend, indien kan worden aangetoond dat de documenten of data zich bevinden in goede, geordende en toegankelijke staat. Vooruitlopend op de nieuwe archiefwet en de Amvb (Algemene maatregel van bestuur) wil de VNG een concrete praktijktoepassing uitvoeren om ervaringen op te doen om bij de ‘bron’ te archiveren.

Een ander voorbeeld gaat over het vernietigen. Er is een wettelijke plicht om te vernietigen, maar in de praktijk zien we dat dit minimaal gebeurt. Zowel met gemeenten als leveranciers wordt nu onderzocht hoe dit proces het beste ingeregeld kan worden. Hierbij wordt zowel gekeken naar DMS’en/zaaksystemen, vak applicaties (zogenaamde verticale applicaties) als enterprise search. De voortgang van deze beide werkgroepen zal in de loop van 2021 worden gepresenteerd op o.a. kia.pleio.nl

Een ander interessant onderwerp is het ‘vakmanschap van de informatieprofessional’. Marjan Dik en Denzel Hasselbaink (beide van RDDI) vertelden op hoofdlijnen de resultaten van een onderzoek van de ICTU. Binnenkort komt het rapport beschikbaar en het richt zich opgestelde eisen van een informatieprofessional. Welke kennis, vaardigheden en competenties heeft de informatieprofessional nodig? Qua kennis moet je denken aan voldoende kennis van organisatie en haar processen (doorvertaling naar informatieprocessen), archiveren/bewaren/ontsluiten: kennis van selectie, vernietiging en bewaartermijnen, het juridisch kader rond overheidsinformatie (zorgdragerschap, archiefwet, WOB, etc.) en voldoende kennis van ICT, architectuur en data. Bij vaardigheden moet gedacht worden aan het kunnen begeleiden van collega’s, Organisatiebewustzijn, Adviesvaardigheden en Politieke/bestuurlijke sensitiviteit. Marjan en Denzel lichtte het proces toe om in denksessies de komende periode verder aan de slag te gaan om een goed inzicht te geven in rollen. Mocht je interesse hebben om hierin actief te participeren, dan kan je je aanmelden bij Denzel Hasselbaink.

Niels van Heezik van het Ministerie van Buitenlandse zaken sloot vervolgens af door een toelichting te geven op de concrete praktijkervaring van de afgelopen jaren. Op het ministerie is in een periode van vier jaar behoorlijk geïnvesteerd om een nieuwe organisatie te vormen. In het verleden kon eenieder terecht bij de ‘div-club’, maar door een selectie-assessment vielen veel collega’s af voor de functie van informatie-adviseur. Niels heeft de ervaring dat vakkennis niet het grootste knelpunt was, maar eerder als een handicap werd ervaren. Het grootste probleem was dat de directeuren aangaven dat ze vonden dat de adviseurs ‘raar’ spraken met veel vakjargon. Andersom zagen de toenmalige adviseurs er enorm tegen op om een presentatie te geven voor een directie. Dit alles maakte dat de afgelopen jaren vooral is geïnvesteerd in vaardigheden zoals presenteren, leren samen werken en leren escaleren. Ook een basisvaardigheid als gebruik van outlook en word kwam aan de orde.

De verandering staat niet stil en iedere twee jaar wordt een strategische personeelsplanning opgesteld. Ook wordt daar waar nodig organisatorische aanpassingen aangebracht. In de praktijk bleek dat de informatie-adviseur een schaap met vijf poten was. Daarom is nu de splitsing gemaakt naar een recordsmanager, adviseur informatiehuishouding en adviseur archiefbeheer. De uitdaging voor de komende jaren is dat veel collega’s met pensioen gaan. Mochten er nog vragen zijn, dan kan je contact opnemen met Niels van Heezik.

Als afsluiting werd in kleine groepen gesproken over de presentaties. De meeste collega’s reageerden positief over de bijeenkomst. Mocht je nog vragen hebben of tips voor een volgende sessie, neem dan contact op met Jeroen Jonkers. Alle presentaties staan op kia.